راهنمای مقدماتی برای راه‌اندازی فضای کار اشتراکی
یادداشتی از محمدتقی کریمی، مدیر فضای کار اشتراکی زاویه
تا چند سال قبل، اگر کسی می‌خواست به طور مستقل وارد بازار کار شود، با دردسرهای زیادی روبه‌رو بود. تاسیس فضای کار اشتراکی به معنایی که امروز در موردش صحبت می‌کنیم، وجود نداشت. گزینه جایگزین در مقابل اجاره‌کردن دفتر کار، اجاره‌کردن یک اتاق یا میز در یک دفتر کار دیگر بود. عملا جایی برای فرار از دفتر کارهای سنتی که برای آنها هم باید میز و صندلی و تجهیزات فراهم می‌کردیم، وجود نداشت. گاهی این اجاره‌کردن میز و صندلی از یک دفتر، شامل استفاده از خدمات دیگری مثل خدمات آبدارخانه و تلفن و خدمات اداری مثل فکس و پرینت می‌شد و گاهی هم نمی‌شد. همه چیز وابسته به قراردادی بود که بین دو طرف امضا می‌شد.
سرمایه‌گذاری روی فضای کار اشتراکی
تاسیس فضای کار اشتراکی باعث شد که فریلنسرها و کارآفرینانی که نیاز به حمایت داشتند، بتوانند با هزینه کمتری کارشان را شروع کنند. در حقیقت این فضا مناسب کسانی بود که به یک پل ارتباطی بین کار کردن در خانه و فعالیت به طور مستقل نیاز داشتند. در نتیجه صاحبان فضای کار اشتراکی اولویت را برای کسانی در نظر گرفتند که بتوانند این مسیر را طی کنند، چون حضور چنین افرادی است که باعث می‌شود فضای کار اشتراکی رشد کند. اگر کسی فقط برای بیرون از خانه بودن بخواهد در چنین فضایی باشد، جای تیمی را گرفته که به استقلال و موفقیت نزدیک شده است.
سرمایه‌گذاری روی راه‌اندازی فضای کار اشتراکی باعث می‌شود که محیطی شبیه به شتاب‌دهنده داشته باشیم، با این تفاوت که تیم‌ها خودشان هزینه رشدشان را پرداخت می‌کنند. مدیریت چنین فضایی نیاز به هوشمندی دارد که تیم‌های مشابه با کارکردهای نزدیک به یکدیگر را کنار هم جمع کند. رشد سریع در چنین فضایی سریع به نتیجه خواهد رسید.
سودآوری با حضور در فضای کار اشتراکی
درگیر‌شدن با ساختار اداری، اولین مشکلی است که یک کارآفرین آمادگی مواجه‌شدن با آن را ندارد. ساعت ورود و خروج، شیوه‌های استفاده از امکانات و دیگر مشکلات، برای هیچ کارافرینی خوشایند نیست. هزینههای مرتبط با آب و برق و گاز و تلفن و شارژ ساختمان و مالیات را هم به آن باید اضافه کنیم. بخش زیادی از ذهن یک کارآفرین ممکن است درگیر چنین مسائلی بشود.
فضای کار اشتراکی به کارآفرین کمک می‌کند که با تیم‌های مشابه خودش ارتباط بگیرد، شبکه‌سازی کند و بتواند در طول روز به مسائل کاری‌اش فکر کند. برای تیم‌سازی و شروع کار، نیازی به خرید تجهیزات اداری، اینترنت، امنیت ساختمان، ورود و خروج کارمندان و ایجاد فضای سالم ندارد. همه چیز در چنین فضایی وجود دارد و می‌تواند از آنها استفاده کند. اگرچه گاهی این خدمات ممکن است دچار اشکال بشوند، اما حل‌شدن آنها بر عهده مسئولان فضای کار اشتراکی است.
رشد سریع به جای درجازدن
اولین مزیت تاسیس فضای کار اشتراکی در این بود که کارآفرین‌ها می‌توانستند سریع‌تر رشد کنند. حضور در یک دفتر کار سنتی که کسب‌و‌کارش مشخص است و ارتباطی با دیگر کارمندها ندارد، باعث رشد نخواهد شد. بلکه اجاره‌کردن اتاق از یک اداره، بیشتر شبیه به له‌شدن زیر چرخ‌دنده‌های یک شرکت دیگر است. تمام امکانات و مزایا برای شرکت اصلی است و عملا با خانه‌نشینی یا کارمندی هیچ فرقی ندارد. مدیران چنین شرکت‌هایی که صرفا برای تامین هزینههای شرکت خودشان چنین کاری را انجام می‌دادند، تنها تصورشان از حضور یک فرد سوم در شرکت این بود که اجاره ماهیانه‌اش را به موقع پرداخت کند.
خدمات مشاوره، دورهمی‌هایی برای آشنایی، معرفی‌کردن تیم‌های مشابه، مشورت‌کردن با دیگر تیم‌ها، استفاده از مزایای آبدارخانه و اداری و دیگر مزایا به عهده این شرکت‌ها نبود؛ یعنی اگر کسی یک میز کار در چنین جایی اجاره می‌کرد، فقط می‌توانست در ساعت مشخصی حضور داشته باشد و برود. او نمی‌توانست ارتباط چندانی با دیگر اعضا داشته باشد چون بخشی از تیم نبود. یا حتی نمی‌توانست برای رشد خودش از کسی مشورت بگیرد. مشاوره‌هایی که مدیران چنین فضاهایی می‌دادند چندان کارآمد نبود. خود این شرکت‌ها در مدیریت هزینههای خودشان مانده‌اند و برای این کار بخشی از فضا را اجاره داده‌اند. در نتیجه مشاوره‌ای هم نمی‌توانستند بدهند.
راه‌اندازی فضای کار اشتراکی مستقل
برای تاسیس چنین فضایی، قبل از هر کاری باید چند نکته را در نظر بگیریم. برای رسیدن به نقطه‌ای که بتوانیم تیم‌های خوب و کارآفرین‌های رو به رشد را جذب کنیم، مراحل راه‌اندازی فضای کار اشتراکی را باید به‌درستی طی کنیم. لازم نیست فضای خیلی بزرگی را برای چنین کاری در نظر بگیریم.
برای شروع باید به فکر شبکه‌سازی باشیم. حضور افرادی که بتوانند به همدیگر کمک کنند، فقط از طریق شبکه ارتباطی مناسب امکان‌پذیر است. مرحله بعدی، پیدا‌کردن محلی است که تمام افراد بتوانند با استفاده از وسایل حمل‌و‌نقل عمومی به آن برسند. مترو و اتوبوس شهری در اولویت هستند. یا اگر به دنبال ساختن یک فضای کار شیک و لوکس هستید، باید جایی را در نظر بگیرید که در محله‌های گران‌قیمت و دور از دسترس وسایل عمومی باشند.
گزینه اول قبل از انتخاب محل، نوع شغل افرادی است که قرار است در این فضا شروع به فعالیت کنند. تا قبل از چنین تصمیمی، تمام مراحل بعدی می‌توانند یک شکست کامل باشند. مثلا برای تیم‌های معماری لوکس، حضور در مرکز شهر اهمیتی ندارد. آنها نیاز به محلی دارند که صاحبان خانه‌های بزرگ بتوانند به آنها سر بزنند. در چنین شرایطی، حضور آنها در بخش‌های بالایی شهر می‌تواند مفیدتر باشد تا نزدیک به خیابان‌های شلوغ مرکز شهر که رفت و آمد برای مشتریان‌شان سخت‌تر است.
تعریف بهتر برای فضای کار مشترک
بهتر است تعریف جامعی از این فضا داشته باشیم که بتوانیم در مورد راه‌اندازی آن بهتر تصمیم بگیریم. فضای کار مشترک یکی از سودمندترین راه‌ها برای کارآفرین‌هاست که در آن به جز اجاره‌کردن میز و صندلی، امکانات اداری و امنیتی و سازمانی را هم به دست می‌آورند. هزینه‌ای که بابت اجاره ماهیانه می‌پردازند، این خدمات را به آنها می‌دهد.
در این فضا، این امکان را دارند که به‌سادگی با دیگر تیم‌ها صحبت کنند، شبکه ارتباطی بسازند، جلسات گروهی تشکیل بدهند و با مشتریان خودشان جلسه بگذارند. فرصت دارند که در طول حضورشان، با دیگران مشورت کنند، از خدمات مشاوره مدیران استفاده کنند و با همکاران‌شان در یک محیط حاضر باشند.
حفظ انگیزه و امید در چنین فضایی، برای کسی که هدف دارد و به سمت رشد حرکت می‌کند، کار ساده‌تری است. چون می‌تواند با استفاده از انرژی دیگران خودش را بالا بکشد یا انرژی‌اش را با دیگران شریک بشود. ایده‌های خلاقانه‌اش را با دیگران به اشتراک بگذارد و مستقل از دیگران برای کسب‌و‌کارش تصمیم بگیرد. هر کسی با توجه به حوزه علاقه‌مندی‌هایش می‌تواند در رویدادها شرکت کند. حضور در چنین فضایی به کارآفرین اجازه می‌دهد برای روبه‌رو شدن با نیازمندی‌های شروع یک کسب‌وکار کاملا مستقل آماده بشود.
نیازمندی‌های لازم برای راه‌اندازی
برای شروع و راه‌اندازی یک فضای کار اشتراکی، به یک فضای مناسب و گروهی از علاقه‌مندان نیاز دارید که به دنبال فضای کار اشتراکی باشند. محیط باید شامل خدمات آبدارخانه، یخچال و تجهیزات گرم‌کردن غذا، نوشیدنی و شستن ظرف‌ها باشد. در نتیجه آشپزخانه‌ای که همه بتوانند از آن استفاده کنند، لازم است. بهتر است در نزدیکی کافه و رستوران خاصی هم باشد یا چنین فضایی برای دیدارهای دو یا چند‌نفره وجود داشته باشد.
خدمات اداری شامل فکس و پرینت و کپی و حتی شماره تلفن و کد‌پستی هم در مرحله بعدی تامین می‌شوند. اتاق جلسات مناسب که تیم‌ها بتوانند برای جلسه‌های گروهی یا قرارهای کاری با مشتری از آن استفاده کنند هم از دیگر ملزومات یک فضای کار اشتراکی است. همین که تیم‌ها بتوانند مشتریان‌شان را جایی خارج از میز و صندلی‌های دیگران ببینند، کافی است؛ میز و صندلی به میزان لازم که تیم‌ها و افراد مختلف بتوانند از آن استفاده کنند. ضمن اینکه طراحی ارگونومیک و استفاده از رنگ‌های مناسب در جذب نیروها موثر است.