ما برای فائق آمدن بر مشکل راهکارهای زیر را در میانه همه‌گیری کرونا به اجرا گذاشتیم و سعی کردیم روشی کارآمدتر و موثرتر برای استخدام نیروها انتخاب کنیم:
نخبه‌ها را ردیابی کنید
یافتن افراد مناسب برای تیمی که می‌خواهید درست کنید، همیشه یک چالش و ماجراجویی است. اما استخدام بهترین فرد برای پستی و یا در شرکتی فاکتوری حیاتی برای برخورداری از موفقیت ادامه‌دار است و همیشه برای انتخاب درست فشارهایی وجود دارد. این چالش را تنها می‌توان با روند استخدام غیرحضوری از میان برداشت. البته ممکن است در روند استخدام غیرحضوری برای ویژگی‌ها نظیر فرهنگ شخص مورد نظر، شخصیتش و برخی دیگر از ویژگی‌هایش مورد غفلت واقع شوند.
برای ممانعت از این مسئله باید افرادی را به این کار بگمارید که از هوش بالایی برخوردار باشند. شما هیچ وقت نمی‌توانید بفهمید افراد با چه کسانی در ارتباط هستند. ممکن است آنها فردی را بشناسند که به تازگی کارش را از دست داده و یا کسی که دنبال پستی می‌گردد که مسئولیت‌هایش مشابه شغل قبلی‌اش باشد؛ مسئولیت‌هایی که دقیقا شما دنبال فردی می‌گردید که آنها را به او واگذار کنید.
یک پست ساده در LinkedIn و یا یک ایمیل به گروهی از افراد و توضیح‌دادن شغلی که می‌خواهید کسی را برایش استخدام کنید و توصیف فردی که به دنبالش هستید، می‌تواند بسیار مفید واقع شود. هیچ وقت خودتان را صرفا به سایت‌های کاریابی محدود نکنید. سعی نکنید رزومه‌ها بر سرتان خراب شوند. از ارتباط دسته دوم و سوم و چهارم بپرهیزید.
مسئولیت‌ها را شفاف تعریف کنید
برای یافتن فردی مناسب برای یک شغل در ابتدا باید تعریف دقیق و شفافی از مسئولیت‌های آن شغل ارائه دهید. اگرچه سرعت استخدام و هماهنگ‌سازی فرد استخدام شده یکی از اهداف مهم محسوب می‌شود، اما همه اینها نباید مانع از شفاف‌بودن شما شود. شفاف‌بودن از همان ابتدا موجب می‌شود که روند تسهیل شود.
معنایش این است که با شفاف‌شدن مسئولیت‌ها، مهارت‌های لازم و رفتارهای مورد نیاز برای تصدی آن پست نیز مشخص می‌شوند. علاوه بر این شما به‌راحتی درمی‌یابد چه اشکالاتی وجود دارد و مسلما سعی خواهید کرد با استخدام جدید، آن اشکالات را نیز به نوعی برطرف کنید.
به جای آنکه توصیفات عمومی و کلی را در شغل مطرح کنید مثلا بگویید «فرد مورد نظر باید مدیریت ارتباط با مشتری» را برعهده بگیرد، بهتر است وظایف روزانه مربوط به آن شغل را مطرح کنید
همان وظایفی که فرد مورد نظر شما باید انجامشان دهد.
برای مثال، پست خدمات مشتریان ممکن است شامل وظایفی نظیر دریافت سفارش‌های مشتری‌ها در موضوعی خاص، گزارش کردن آنها به مدیر و حل مشکلات مربوط به آن باشد.
چنین توصیف دقیق و جزئی از پست مورد نظر انتظارات فردی که قرار است استخدام شود و مدیران شرکت را جهت‌دهی می‌کند و همه چیز شفاف می‌شود. علاوه بر این، این کار موجب می‌شود گزینه دقیق‌تر و مناسب‌تری برای شغل مورد نظر انتخاب شود.
سیستمی تکرارپذیر ایجاد کنید
هر وظیفه‌ای که در یک شرکت باید انجام شود، اغلب نیاز به اولویت‌بندی از منظر کارآمدی دارد. روند استخدام نیروی جدید نیز از این اصل مستثنی نیست. وظیفه یافتن نیروی جدید، استخدام و هماهنگ‌کردن نیروی جدید با تیم کاری، کاری سخت و زمان‌بر است. درست است که این بار باید سریع انجام شود اما نیاز به سرعت لزوما موجب نمی‌شود که کار آسان‌تر انجام شود.
بیشتر بخوانید: ۵ راهکار برای ترفیع گرفتن
سیستم تکرارپذیر به این خاطر طراحی می‌شود که کارهایی نظیر مصاحبه و هماهنگ‌کردن فرد با تیم کاری حمایت شود. این سیستم ابزاری حیاتی برای مدیریت شرکت در استخدام افراد محسوب می‌شود. استخدام‌کردن و هماهنگ‌کردن فرد جدید با تیم کاری اغلب نیازمند مشارکت گروه‌های مختلف است و در این مسیر قدم‌های متعددی باید برداشته شود؛ قدم‌هایی نظیر جستجو برای یافتن فرد مناسب و مصاحبه با افراد و در نهایت استخدام افراد.
هرچقدر این قدم‌های بیشتر به صورت سیستماتیک انجام شود، روند سهل‌تر انجام خواهد شد. ما در شرکت خودمان در اوایل امسال رشد قابل‌توجهی داشتیم و همین امر موجب شد به دنبال استخدام 60 نیروی جدید باشیم. باید این کار را ظرف چند هفته انجام می‌دادیم. برای انجام این کار وقت‌گیر، دست به کار شده و شروع به نوشتن کردیم.
ابتدا توصیف شغل مورد نظر را نوشتیم، مدیر شرکت معیارهای اساسی و مهم برای آن شغل را دقیق تشریح کرد. سپس متن‌ها به افرادی داده شد که وظیفه مصاحبه با کاندیداها را برعهده داشتند. در خلال این روند، روند کاری تیم را بررسی کردیم تا ببینیم به یافتن فرد مورد نظر ختم می‌شود یا خیر و آیا می‌توانیم وارد مرحله هماهنگ‌سازی فرد جدید با تیم کاری شویم یا خیر.
ما در شرکت روند هماهنگ‌سازی خود را به دو بخش تقسیم کردیم:
- روند هماهنگ‌سازی اداری
- روند هماهنگ‌سازی فرهنگی.
بخش دوم شامل جلسه فرد با تیم کاری، همراهی با همکارانی که می‌توانستند به سوالاتی نظیر وظایف روزانه و وظایف معمول جواب دهند. مرحله بعد جلسه با مدیر شرکت، مسائل مربوط به آموزش فرد و غیره می‌شد. در دوره دورکاری شرکت‌ها، درباره برگزاری این جلسات بسیار مصمم بودیم تا نشان دهیم که این جلسات واقعا برای ما اولویت دارد.
فناوری مناسب را در اولویت قرار دهید
وقتی که نیروی جدید استخدام شد، هماهنگ‌سازی او با تیم کاری شامل قرار گرفتن او در فضای فرهنگی شرکت و همچنین آشنا‌شدن با سیستم و تجهیزات و ابزارهای کارهایی که برای انجامش به آنها نیاز دارد، خواهد شد. در این میان آی‌تی جزء بسیار مهم این روند است و در شرایط فعلی دورکاری در شرکت‌ها، آشنا‌کردن فرد جدید با تجهیزات آی‌تی دورکاری کمی دشوار خواهد بود.
اکثر نیروهای کار به ابزارهای اساسی برای انجام کارشان نیاز دارند. این ابزارها شامل کامپیوتر، اینترنت، تعدادی از نرم‌افزارها نظیر Microsoft Word و دسترسی به ایمیل‌های شرکتی و هر ابزار مدیریتی کاری است که شرکت ممکن است از آن استفاده کند.
وقتی که قرار باشد چند نفر را به تعداد انگشت‌های دو دست هماهنگ‌سازی کنید، ممکن است کار آسان باشد، اما وقتی قرار باشد یک باره 50 نیروی جدید را هماهنگ‌سازی کنید، این کار بدون استفاده از سیستم یکپارچه امکان‌‌پذیر نیست. مجهز‌کردن هر نیروی جدید به ابزارها و دسترسی‌های مشخص به برخی نرم‌افزارها باید بخشی اساسی از برنامه جامع هماهنگ‌سازی شما باشد.
ما سعی کردیم این روند را با روند کلی هماهنگ‌سازی در شرکت خود ادغام کنیم. وقتی فردی استخدام شد، به تیم آی‌تی اطلاع داده می‌شود و تیم آی‌تی می‌تواند کارش را برای آماده‌سازی منابع و ابزارهای لازم آن فرد آغاز کند. کار آماده‌کردن ابزار دسترسی فیزیکی فرد به سیستم شرکت توسط بخش هماهنگ‌سازی اداری ما انجام می‌شود. این تیم که مدیریت این بخش از کار را برعهده دارد، در واقع قهرمان پشت پرده روندی است که نخستین روز کاری یک فرد در شرکت را رقم می‌زند.
بیشتر بخوانید: بهترین روش استخدام برای جذب نیرو
نقاط اتصال برای ارتباط کارکنان با هم ایجاد کنید
در محیط‌های کاری سنتی، کارکنان تازه استخدام‌شده این شانس را دارند که خود را با فرهنگ جاری و ساری در شرکت همراه کرده و مدام با دیگر اعضای تیم کاری ارتباط رودررو برقرار کنند. این مسئله در شرکت‌ها یک اصل مهم محسوب می‌شود.
وقتی فرد با دیگر افراد تیم ارتباط برقرار می‌کند، خود را بخشی از آن به حساب می‌آورد. اما در دوران دورکاری شرکت‌ها این خصیصه کم‌رنگ شده است. در چنین شرایطی افراد تازه استخدام‌شده این شانس را ندارند که وارد دفتر کار شده و ارتباط رودررو با همکارانشان داشته باشند.
بنابراین برای جبران این نقیصه باید نقاط اتصال و به دیگر سخن بهانه‌هایی طراحی کنید تا کارکنان مجبور شوند با هم ارتباط بگیرند. این کار باید از روز نخست کاری افراد تازه استخدام شده انجام شود. ما در شرکت خودمان به دیگر افراد تیم دسترسی دادیم تا برای سلام و احوال‌پرسی بتوانند با فرد تازه استخدام‌شده ارتباط برقرار کنند. ضمنا جلسات همگانی ترتیب دادیم و فرد جدید را به همه معرفی کردیم. به این ترتیب افراد می‌‌توانند چهره‌ها هم را بشناسند.
