جسی نیوتون در کتابش به اسم simplify work معتقد است که فرصت‌ها و راه‌های زیادی برای افزایش کارایی، خلاقیت و همکاری کارمندان و حذف عوامل حواس پرتی و وقت‌تلف‌کن و زمان‌بر وجود دارد.
شرکت‌هایی مثل Go Pro ،Apple ،Lego و IBM به‌خاطر پیچیدگی زیاد در استراتژی‌ها و عملکردشون پسرفت سنگینی رو تجربه کردند.
برای مثال Go Pro در سال 2015 مجبور شد تنها در طی ۱۸ ماه کارمندانش را از ۷۰ نفر به ۶۰۰ نفر تقلیل دهد و این در حالی بود که این شرکت داشت روی تولید سریِ جدید تلویزیون‌هایش و چند محصول جدید دیگر کار می‌کرد. شبیه به یک فاجعه بود. بعدها مدیران شرکت متوجه دلایل این فاجعه شدند: ازدست‌دادن تمرکزشان و منحرف‌شدن از مسیر هوشمندانه و حرفه‌ای‌شان.
راه حل تمام این مشکلات یک چیز است: ساده‌کردن کارها و بازگشت به حالت بیسیک
اینکه امروزه اکثر کمپانی‌ها خیلی پیچیده هستند اصلا چیزِ تصادفی نیست.
ما اغلب برای راه اندازی بیزینس‌هایمان پیروِ تئوری هستیم که نتیجه آخرین انقلاب‌های صنعتی هستند.
یعنی اول این مسئله مطرح می‌شود که چطور می‌توان بر سازمان‌های درحال توسعه تسلط و کنترل داشت؟ برای شروع باید ساختار هِرمی ایجاد کنید و بعد رده‌بندی و قوانین مربوط به آن را تعیین کنید. در نتیجه می‌توانید کارمندها را کنترل کنید، اما در این‌صورت به مرور تعداد کارمندها کم شده و سطح کارها هم پایین خواهند بود.
اما برای اینکه بتوانید در دنیای امروز و شرایط حاضر، به‌روز باشید باید به کارمندان‌تان قدرت و اختیاراتی بدید و از حداکثر خلاقیت، هوش و استعدادشان استفاده کنید.
وظایف سطح پایین باید به‌صورت اتوماتیک یا توسط افرادی دیگر انجام شوند.
اگر افراد تیم‌تان دائما درگیر قوانین سفت و سختِ هزینه‌های سفر و یا جلسات متعدد باشند، چطور از آنها توقع تلاش و رقابت دارید؟
خب پس چطور می‌شود کارها را ساده‌تر کرد؟
۱. هدفتان را مشخص کنید.
یعنی اهدافتان را تعیین و یا استراتژی‌هایتان را ساده‌تر کنید. اغلب کمپانی‌ها می‌خواهند که کارخیلی بزرگی انجام دهند اما در نهایت از مسیر درست‌شان منحرف شده، تمرکزشان را از دست می‌دهند، قدرت‌شان کم شده و مشتریان و کارمندان‌شان را هم سردرگم می‌کنند.
۲. فعالیت‌ها و اهدافتان را سازماندهی کنید.
کار شما به‌عنوان یک شرکت چیست؟ می‌توانید خصیصه مشترکی بین فعالیت‌ها پیدا و آنها را دسته‌بندی کنید؟
۳. در نهایت «کاهش بدید».
این کلیدِ ساده سازی است. استراتژی‌هایتان را مشخص کردید. فعالیت‌هایتان را آنالیز و دسته‌بندی کردید. حالا می‌توانید اولویت‌بندی کنید تا بتونید موارد غیرمهم را کم کنید. مثلا به جای مرتب هرس‌کردن گیاه بونسای، متمرکز بودن فعالیت‌های اصلی شرکت رو بررسی کنید. دائماً کارهاتون رو اولویت‌بندی و موارد غیرضروری را حذف کنید.
وقتی که فرآیندهای پیچیده و زمان بر را کاهش دهید، می‌بیند که کارمندان‌تان چقدر مشارکت بیشتری دارند و کارشان هم کیفیت بهتری دارد چون که به‌جای پیروی از سیستم قدیمی، وقت‌شان را برای چیزهای مهم‌تری صرف می‌کنند و در نتیجه تیم‌تان نسبت به تغییرات بازار عملکرد سریعتری خواهد داشت. شرکت‌هایی مثل Amazon و ING به‌همین طریق پیشرفت کردند. به‌طور خلاصه میتوانیم بگوییم راه بهتری هم برای راه‌اندازی و مدیریت بیزینس وجود دارد و آن هم مشخص‌کردن اهداف، سازماندهی و اولویت‌بندی فعالیت‌هاست تا بتوانید آنها را ساده‌تر کنید.
