34 سؤال اساسی در مورد مدیریت محتوا که باید از خودتان بپرسید
همه می‌دانیم که تولید محتوا روشی قدرتمند برای جذب ترافیک بیشتر و تبدیل مخاطب به مشتری است، اما آیا صرفا تولید محتوا و تولید محتوا و تولید محتوا می‌تواند به شما در این راه کمک کند؟ دنیای اینترنت پر از محتوای بی‌فایده و به‌دردنخور است. بیشتر این محتواها حتی این فرصت را پیدا نمی‌کنند که کسی آنها را بخواند و در سیاه‌چاله بزرگ دنیای وب گم می‌شوند. نشریه Marketing Week می‌گوید: 60درصد محتوایی که توسط برندهای محبوب تولید می‌شود، عملا ناکارآمد است و هیچ تاثیری روی زندگی و رفتار کاربر ندارد.
این نشان می‌دهد که تنها تولید و انتشار محتوا نمی‌تواند ضامن موفقیت شما باشد. شما به یک فرایند مدیریت محتوا نیاز دارید؛ فرایندی برای تولید محتوا و مراحل قبل و بعد از آن. این فرایند به برند شما کمک می‌کند تا محتوایی که مهم و ارزشمند است، به دست مخاطب واقعی‌اش برسد و نتایج دلخواه‌تان را از محتوا بگیرید. چرخه عمر مدیریت محتوا یک سیستم با راندمان بالاست و اکثر کسب‌و‌کارهای مبتنی بر محتوا با این سیستم می‌توانند روی محتوای ارزشمندشان کنترل داشته باشند.
چرخه عمر مدیریت محتوا چیست؟
چرخه عمر مدیریت محتوا فرایند کاملی است که برای توسعه، سازماندهی، انتشار، هدفگذاری مجدد و بازنشستگی محتوا استفاده می‌شود. این فرایند به مدیران محتوا و استراتژیست‌ها این امکان را می‌دهد که تمام محتواها و عملکرد تولیدکنندگان محتوا را رصد کنند و اگر در این مسیر مشکل و ایرادی وجود داشته باشد، به‌سادگی کشف می‌شود. ناگفته پیداست که این چرخه عمر باعث می‌شود در وقت‌تان به خوبی صرفه‌جویی کنید، کیفیت محتوا را بالا ببرید و خلاقیت و کارایی تیم‌تان را تقویت کنید.
این چرخه 7 مرحله دارد:
برنامه‌ریزی و سازماندهی: در این فاز محتوایی که قرار است تولید شود، برنامه‌ریزی می‌شود. اینکه مخاطب شما چه محتوایی نیاز دارد و شما چه اهدافی از انتشار آن دارید. چه موضوعاتی باید لحاظ شوند و هر کدام از موضوعات باید چه روندی را دنبال کنند.
جریان کاری
تقویم محتوایی اصلی‌ترین مهره در جریان کاری است. تقویم محتوایی باعث می‌شود محتوای شما مطابق برنامه به جریان بیفتد. با این تقویم تولید محتوای شما روی برنامه جلو می‌رود و فعالیت‌های بازاریابی محتوای شما نظم پیدا می‌کنند.
تولید محتوا
حالا باید متناسب با استراتژی و هدفی که در مرحله برنامه‌ریزی شکل گرفته و موضوعات و نیازهای مشتری محتوا تولید کنید. این محتوا باید اطلاعات کامل را در اختیار مخاطب قرار دهد. در ضمن تولید محتوا باید متناسب با تقویم محتوا صورت بگیرد. در این مرحله نیازسنجی هم انجام می‌شود که شما به چه تعداد نویسنده نیاز دارید و هر کدام از این نویسنده‌ها چه میزان محتوا تولید می‌کنند.
ذخیره‌سازی
بهتر است محتوا در جایی ذخیره شود تا تمام اعضای تیم به آن دسترسی داشته باشند. این کار به شما کمک می‌کند تا به‌راحتی محتوا را پیدا کنید، ویرایش‌های لازم را انجام دهید و بتوانید ایرادات آن را برطرف کنید تا در محتواهای بعدی تکرار نشود. توجه داشته باشید که محتوا هنوز به مرحله انتشار نرسیده است.
ویرایش
ویرایش نهایی محتوا بخش مهمی از فرایند چرخه عمر محتواست. ویرایش شامل لحن، دستور زبان، استایل و فرمت محتوا و همچنین اضافه‌کردن و بهینه‌سازی کلیدواژه‌های موردنیاز برای فرایند سئو است. البته در مرحله تولید محتوا باید کلیدواژه‌ها توسط نویسنده‌ها دخالت داده شوند، اما در مرحله ویرایش هم بازبینی و بهینه‌سازی مجدد صورت می‌گیرد.
انتشار
حالا به مرحله انتشار می‌رسیم. حالا که محتوا از تمام جوانب بررسی و بهینه‌سازی شده، می‌توانیم آن را منتشر کنیم تا مخاطب ما به آن دسترسی داشته باشد.
آپدیت یا حذف و آرشیو‌کردن: در این مرحله که معمولا مدتی بعد از انتشار محتوا صورت می‌گیرد، باید تصمیم بگیریم که آیا محتوا به آپدیت نیاز دارد یا نه؟ اگر محتوایی خیلی قدیمی باشد و دیگر تاریخ انقضای آن گذشته باشد، باید تصمیم بگیریم آن را ری‌دایرکت کنیم یا نه؟ و یا اگر محتوایی با اهداف کسب‌و‌کار شما در تناقض باشد، باید حذف شود یا خیر؟ تصمیم‌های نسبتا سختی هستند. نه؟
34 مسئله اساسی در پروسه بهینه‌سازی چرخه عمر مدیریت محتوا
هر کدام از مراحلی که اینجا گفته شد، پیش‌نیازهایی دارد و باید دقیق و قدرتمند جلو برود. تمام مراحل به یک اندازه مهمند و باید ببینید با چه روش‌ها و تکنیک‌هایی می‌توانید هر مرحله را بهبود ببخشید.
1. مرحله برنامه‌ریزی و سازماندهی
این مرحله بخش استراتژی ماجراست. استراتژی‌ها با اهداف روی یک خط قرار دارند. باید برای رسیدن به اهداف خاص‌مان استراتژی قدرتمندی در نظر بگیریم. این سوال‌ها را از خودتان بپرسید:
- چه چیزی باید در فرایند برنامه‌ریزی به کار گرفته شود؟
- چه کسی قرار است این محتوا را بخواند و یا مصرف کند؟
- چطور می‌توان برای این محتوا ایده‌های جذاب‌تر و بهتری پیدا کرد؟
- آیا ایده‌ها و حرفهای من برای مخاطب هدف کاربردی دارد؟
- چطور ایده‌های محتوایی را اولویت‌بندی کنیم؟
- مخاطب بعد از خواندن محتوا چه کاری باید انجام دهد؟ یا دوست داریم مخاطب ما با خواندن این محتوا چه اقدامی انجام دهد؟
2. مرحله ایجاد جریان کاری
هدف ایجاد جریان کاری این است که تمام اعضای تیم به صورت کارآمد و در راستای یک هدف کار کنند. این کار خلاقیت تیم را بالا می‌برد و خروجی تیم هم قدرتمند‌تر می‌شود. همیشه موانعی وجود دارند که جریان کار را با مشکل ایجاد می‌کنند. فکر کنید:
- آیا به اندازه کافی به اعضای تیم وقت می‌دهید تا وظایف‌شان را انجام دهند؟
- آیا جریان کاری مراحل منظمی دارد؟
- اگر یکی از اعضای تیم خارج شود همچنان می‌توانید روی برنامه بمانید؟
- آیا این جریان کاری وابسته به زمان است یا کیفیت؟
- چه مراحلی باید به جریان کاری اضافه شوند و یا چه عوامل مزاحمی باید از این فرایند حذف شوند؟
3. مرحله خلق و تولید محتوا
مرحله تولید محتوا وقت بیشتری نسبت به سایر مراحل می‌گیرد. برای بهبود این مرحله گاهی اوقات نیاز دارید تا سعی و خطا کنید. تعیین اینکه هر محتوا چقدر زمان می‌برد و چقدر باید روی آن کار شود، به سعی و خطا نیاز دارد. اما فکر کنید:
- چقدر زمان می‌برد تا یک محتوا تولید شود؟
- چه کسی یا چه کسانی قرار است این محتواها را تولید کنند؟
- از کجا می‌توان منابع معتبر پیدا کرد؟
- آیا برای تولیدکنندگان محتوا دستورالعمل یا شیوه‌نامه‌ای در نظر گرفته‌اید تا لحن و استایل و فرمت محتوا رعایت شود؟
4. مرحله ذخیره‌سازی
اینکه شما یک منبع برای ذخیره‌سازی اطلاعات و داده‌ها داشته باشید، به شما کمک می‌کند تا همیشه به محتواها دسترسی داشته باشید. هیچ محتوایی گم نمی‌شود و تمام اعضا می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند و نظرات خود را روی محتوا اعلام کنند. این سوالات را از خودتان بپرسید:
- چه کسی باید به محتوا دسترسی داشته باشد؟
- چطور به افرادی که دورکاری می‌کنند دسترسی بدهیم؟
- آیا سیستم ذخیره‌سازی امکان ریکاوری و ذخیره‌سازی اتوماتیک دارد؟
- آیا سیستم ذخیره‌سازی امکان اشتراک‌گذاری دارد؟
5. مرحله ویرایش
ویرایش مرحله مهمی است و معمولا مشکلاتی در اینجا گریبانگیر تیم می‌شود. ساخت لحن و استایل یکسان از محتواهای مختلف کار نسبتا وقت‌گیری است. گاهی اوقات محتوا از لحن دور می‌شود یا کلیدواژه‌های موردنیاز برای سئو چندان با حرف‌هایی که داخل محتوا گفته شده همخوانی ندارد و ویرایش سخت‌تر می‌شود. برای حل این مشکلات فکر کنید:
- چطور می‌توانیم مطمئن باشیم که تمام محتواهای ما کیفیت بالا دارند؟
- چه کسی یا چه کسانی نظر نهایی را در مورد محتوا می‌دهند؟
- آیا ویراستارها به دستورالعمل‌ها و استراتژی‌ها دسترسی دارند؟
- آیا ویرایش‌های مختلفی که روی محتوا انجام می‌شود، در سیستم مدیریت محتوا ثبت می‌شوند؟
- چه ایراداتی باید توسط نویسندگان برطرف شود و چه ایراداتی باید به ویراستارها سپرده شود؟
6. مرحله انتشار محتوا
انتشار محتوا نقطه‌ای است که محتوا را به مخاطب می‌رساند. در این لحظه مخاطب شما می‌تواند محتوا را ببیند و اطلاعاتی که آماده کرده‌اید را بخواند. برای این مرحله از خودتان بپرسید:
- آیا برای انتشار درست و دقیق محتوا چک‌لیستی وجود دارد؟
- آیا همه محتواها در تاریخ مقرر شده منتشر می‌شوند؟
- بهتر است محتوا چه زمان‌هایی یا چند بار در هفته منتشر شود؟ آیا تقویم محتوایی با سرعت انتشار محتوا همخوان است یا به بازبینی نیاز دارد؟
- چه کسی وظیفه انتشار محتوا را برعهده دارد؟
- آیا محتوایی که منتشر کرده‌ایم، قابلیت اشتراک‌گذاری دارد؟
7. مرحله آپدیت یا حذف و آرشیو
شما در هر لحظه‌ای می‌توانید محتوایی که منتشر کرده‌اید را به‌روز‌رسانی کنید. می‌توانید محتواهای قدیمی را با اطلاعات جدیدتر پر کنید. اینجا تصمیم‌گیری بسیار مهم‌تر است. اینکه آیا این محتوا ارزش به‌روز‌رسانی دارد؟ یا بهتر است آرشیو شود و مطالب جدیدتری جایگزین آن شوند؟ برای اینکه بتوانید راحت‌تر تصمیم بگیرید، از خودتان بپرسید:
- آیا این محتوا همچنان مفید است؟ یعنی همچنان می‌تواند مخاطب را به مشتری تبدیل کند؟
- آیا پیامی که محتوا برای کاربر دارد، همچنان ارزشمند است؟ یا همچنان با اهداف کاری برند همخوانی دارد؟
- آیا این محتوا همچنان به اطلاعات بیشتری نیاز دارد؟
- آیا این محتوا به اندازه وقت و انرژی گرفته‌شده نتیجه دارد؟ آیا رتبه خوبی در گوگل کسب کرده است؟
- آیا محتواهای قدیمی با ماهیت فعلی کسب‌و‌کار سازگار هستند؟
جمع‌بندی
وقتی در مورد تولید محتوا در مقیاس گسترده صحبت می‌کنیم، یک سیستم مدیریت محتوای قدرتمند می‌تواند کار شما را راحت‌تر کند. در کنار این سیستم، بهینه‌سازی چرخه عمر مدیریت محتوا، نظم و خلاقیت بیشتری را وارد این فرایند می‌کند. با این سیستم شما می‌توانید فرایند تولید محتوای خودتان را در یک بستر منظم و در عین حال کارآمد جلو ببرید. تولید محتوا تنها نوشتن یک مطلب و انتشار آن نیست. تولید محتوا بستری برای ارتباط با مشتری و جذب اوست. نمی‌توان بی‌گدار به آب زد. اگر سیستم محتوایی‌تان بدون برنامه و بدون استراتژی باشد، عملا تمام تلاش‌های شما بر باد می‌رود. شما نباید اجازه بدهید چنین اتفاقی بیفتد. سعی کنید سیستم چرخه عمر مدیریت محتوا را راه‌اندازی کنید و به سوالاتی که در اینجا مطرح شود، خوب و دقیق جواب بدهید و آن را بهینه‌سازی کنید تا نتیجه دلخواه‌تان را از فعالیت‌های بازاریابی محتوا بگیرید.
