مدیریت دورکاری کارمندان در زمان شیوع ویروس کرونا توسط تیم منابع انسانی

متاسفانه با توجه به شیوع ویروس کرونا در جهان، کشور ما هم درگیر این ویروس شده است. در این مدت تمام اقشار جامعه در حال مبارزه با کرونا هستند. مدیران منابع انسانی هم برای جلوگیری از شیوع کرونا وظایفی در محیط کار دارند و به همین منظور راهکارهای مختلفی از دستورالعمل‌های بهداشتی تا وضع قوانین دورکاری، در نظر گرفته‌اند.

نیاز به دورکاری در شرایط بحرانی:

با افزایش نرخ شیوع کرونا در کشور بهترین اقدام برای تمام مردم، ماندن در خانه است. ولی مطمئنا این اقدام نگرانی‌های زیادی را برای مدیران و صاحبان کسب و کارها ایجاد خواهد کرد. در حالی که این دورکاری سناریوی کاری نهایی برای بسیاری از کارمندان خواهد بود، ولی بسیاری از مدیران، ممکن است احساس کنند که هیچ کنترلی بر اوضاع ندارند یا به‌دست آوردن اعتماد به به تیم‌های دورکار می‌تواند چالشی باشد. اما کسی که می‌تواند تعادل و اطمینان را بین مدیران و کارمندان دروکار ایجاد کند مدیران منابع انسانی هستند.

آنچه کارشناسان درمورد دورکاری می گویند

یکی از بزرگترین تصورات غلط در مورد مدیریت کارمندان از راه دور این است که آنها یک مهارت کاملا متفاوت نیاز دارند. مارک مورتنسن ، استادیار رفتار سازمانی در INSEAD می گوید: “ما تمایل داریم بیش از حد از کارمندان دور کار و تیم های مجازی دست‌آورد داشته باشیم. اما شما نباید در مورد آنها به روشی کاملا متفاوت فکر کنید. آنها همان افرادی هستند که در یک سازمان کار می کنند تا وظایفی که به آنها محول شده انجام دهند. مانند قبل با آنها رفتار کنید. به گفته او، مدیران باید تلاش بیشتری کنند تا یک تیم مثبت و پویا را پرورش دهند و اطمینان حاصل کنند که کارمندان از راه دور با سایر همکاران خود در ارتباط هستند. کیت فراززی ، بنیانگذار و مدیر عامل شرکت فراززی گرینلایت می گوید: “کار از راه دور نیاز به یک رویکرد فعال دارد.” بنابراین ، اگر تیم شما از خانه کار می کنند، به راحتی می‌توانید آنها را مدیریت کنید.

12 نکته‌ای که مدیران منابع انسانی برای مدیریت شرایط دورکاری باید در نظر بگیرند.

1. انتظارات مدیران را برای دورکاری را روشن و شفاف تنظیم کنید

همه تصور متفاوتی دارند که انجام کارها “سریع” یا “خوب” به چه معنی است. نمونه‌هایی از آنچه مدیران به عنوان یک کار صحیح انتظار دارند برای کارمندان دورکار تبیین شود. اطمینان حاصل کنید که انتظارات روشنی از کسانی که با آنها به صورت از راه دور کار می کنید داشته باشید.

2. با کارکنان دورکار مانند کارمندان داخل شرکت رفتار کنید

با افراد دورکار خود مانند افرادی که در شرکت حضور دارند، رفتار کنید و با افراد داخلی خود مانند دورکارها رفتار کنید. تا حد امکان برای افراد دورکار در دسترس باشید. به یاد داشته باشید ، کارمندان حاضر در شرکت، شما را در محل کار می بینند، در هنگام ناهار با شما غذا می خورند و غیره. اما افراد دورکار این دسترسی را ندارند و می تواند باعث دلسردی آنها شود. در اسرع وقت به آنها پاسخ دهید.

3. به طور منظم افراد دورکار را با سازمان درگیر کنید.

با کارمندان از راه دور خود بطور روزانه از طریق آنلاین ارتباط برقرار کنید. برای برقراری ارتباط از چندین کانال استفاده کنید. سپس ، یک جلسه را بطور منظم برنامه ریزی کنید. این جلسه می تواند هفتگی ، ماهانه یا سالانه باشد و می تواند با یک برنامه آموزشی یا مربیگری ترکیب شود. البته با توجه به خطر شیوع بیشتر کرونا جلسات هم میتوانید با حضور تیم‌ها و افراد مختلف به صورت آنلاین برگزار کنید. این تعامل مداوم به کارمندان دورکار کمک می کند تا با مسائل سازمان درگیر شوند.

4. برنامه آموزشی آنلاین

جلسات منظمی برای کارمندان دورکار و مدیران مستقیم آن‌ها ترتیب دهید تا باهم گپ بزنند و از مسائل مختلف و مهم‌تر از همه مسائل کاری صحبت کنند. کارمندان دورکار باید بدانند وظایفشون را به خوبی انجام می‌دهند. اگر این جلسات برگذار نشود سکوت بین کارمندان از راه دور و سازمان باعث پایین آمدن راندمان کاری آنها می‌شود.

5- به تیم خود اعتماد کنید

علی رقم بحرانی بودن اوضاع و آماده شدن تمام زیرساخت‌ها و دستورالعمل‌ها توسط تیم منابع انسانی، برخی مدیران حاضر به پذیرش دورکاری نیستند زیرا اطمینان ندارند که کار از راه دور به همان خوبی کار در محیط سازمان باشد. برای مقابله با این عقیده ، دستورالعمل های کار از خانه را تنظیم کنید.
ایمیل باید در 12 ساعت پاسخ داده شود
تکمیل گزارشات روزانه تا ساعات 17
جلسات 15 دقیقه‌ای آنلاین هر روز صبح، به صورت روزانه

6. اطمینان دادن به کارمندان دورکار از اینکه و ظایف آنها مهم و حیاتی است

کارمندان از راه دور غالباً از تعامل با سازمان کمی فاصله می‌گیرند ، بنابراین به آنها كمك كنید تا بدانند ماموریت و وظایف آنها با ارزش و حیاتی است. این باعث می شود که آنها واقعاً انگیزه پیدا کرده و مفید تر کار کنند.

7. ابتدا ابزارهای قابل اطمینان داشته باشید

اگر کارمندان از راه دور نمی توانند فایل‌های اشتراکی دسترسی داشته باشند ، در تماس تلفنی از خط سازمانی با مشکل روبرو شوند و نتوانند به سیستم های داخلی سازمان متصل شوند ، شما نتوانستید اصول اولیه دورکاری را آماده کنید. ابتدا برای دورکاری زیرساخت آن را به طور دقیق و کامل آماده کنید. سپس فرآیندهای روشنی را برای استفاده از چنین ابزارهایی ایجاد کنید.

8. بر روی اهداف متمرکز شوید ، نه بر فعالیت

این مهم است که انتظارات را مدیریت کنید و در هنگام شروع دورکاری روی اهداف متمرکز باشید. برای مقدار و حجم کاری که انجام می شود نگران نباشید. در عوض ، روی آنچه انجام می شود تمرکز کنید. اگر دورکاری اهداف سازمان را برآورده می‌کند ، عالی است.

9. برقراری تعامل برای کارمندان دورکار

برای کارمندان دورکار راه‌های برای برقراری ارتباط و تعامل با یکدیگر ایجاد کنید. این کار باعث تقویت فرهنگ مورد انتظار شما از دورکاری خواهد شد. جلسات آنلاین تیمی را با همین هدف ترتیب دهید.

10. ایجاد یک استراتژی ارتباطی

مدیریت یک تیم دورکار با استراتژی ارتباطات آغاز می شود. ابتدا ، تعداد مناسب گزارشات روزانه یا هفتگی را تعیین کنید. دوم ، دستورالعمل‌های مربوط به نیازهای روزانه را تنظیم کنید. برخی از افراد با یک لیست بهتر کار می‌کنند. درک آنچه ضروری است انجام شود باعث می شود ناکارآمدی کاهش یابد.

11. جلوگیری از موازی کاری

سعی کنید از موازی کاری جلوگیری کنید. استفاده از ارتباط تصویری شاید کافی باشد و نیاز به ارسال ایمیل یا برقراری ارتباط روزانه با چند نفر نباشد. با تعیین دستورالعمل های گزارش گیری از کارهای موازی می‌توان جلو گیری کرد.

12. برای حفظ فرهنگ سازمانی در زمان دورکاری از فناوری استفاده کنید

فرهنگ سازمانی برای افزایش بهروه‌وری نیروی دورکار بسیار مهم است. از فنآوری برای ایجاد فضاهای اختصاصی برای جشن روزهای خاص (به عنوان مثال روزهای تولد) ، نقاط عطف شرکت استفاده کنید.

این 3 کار را در مدیریت دورکاری انجام ندهید:

1. عملکرد شغلی کارمندان از راه دور را متفاوت از روشی که در زمان حضور در سازمان استفاده می‌کردید، ارزیابی کنید.
   2. بیش از حد درباره برگزاری جلسات حضوری مداوم با کارمندان از راه دور خود نگران باشید.
   3. فراموش کنید که کار کارمندان از راه دور را تصدیق کنید تا تلاش های آنها بی توجه نماند.

مدیریت فرآیند جذب و استخدام را از دور مدیریت کنید:

تیم منابع انسانی می‌تواند با استفاده از ابزار آنلاین مانند  Applicant Tecking system یا نرم‌افزار مدیریت فرآیند استخدام، با کار تیمی فرآیندهای استخدام را برای دوران پس از بحران پیش ببرد. در این نرم‌افزار از در مورد رزومه ها نظر یا امتیاز دهید و از نظرات همکارانتون نطلع بشد و با تصمیم جمعه یک رزومه را در فرآیند اختصاصی او شغل به رخله بعد ببرید.

مهمترین موضوع در مدیریت دورکاری

مهمترین موضوع در مدیریت دورکاری کارمندان، استمرار در برقراری ارتباط با کارمندان است. آنها باید اطمینان داسته باشند که کارهای آنها دیده می‌شود و مورد توجه هستند. بنابراین حفظ ارتباط کلیدی ترین موضوع در مدیریت کارمندان دورکار است.
جامعه منابع انسانی یکی از شلوغ ترین و پر استرس ترین دوره کاری را سپری می‌کند، امیدواریم با برنامه‌ریزی و مدیریت دقیق، همه درکنار هم بتوانیم این بحران شیوع ویروس کرونا را شکست دهیم. در نظر داشته باشید اگر به خوبی فرهنگ دورکاری را مدیریت کنید، مزایایی زیادی برای سازمان دارد. شاید حتی این روند در آینده و پس از گذر از بحران هم ادامه پیدا کرد!‌