ترفند‌های برون‌سپاری موفق کارها

در واقع کارمندان پیمان‌کار می‌تواند نقش‌هایی گوناگونی را برعهده بگیرند؛ از دستیاری مجازی گرفته کمک به کس بو کارهای کوچک و هر کاری دیگری شبیه به اینها. در واقع، پیمان‌کاران صرفا کسانی هستند که شبیه به کارمندان اداری سنتی کار نمی‌کنند. بسیاری از کارفرمایان سعی کرده‌اند با برون سپاری کارها، کسب و کار خود را گسترش داده و از هزینه‌های خود بکاهند، و برخی از آنها داستان‌های عجیبی در این خصوص که چطور برون‌سپاری کارها باعث تغییر مثبت در کسب و کارشان شده، بیان می‌کنند.

رابرت نیکل یکی از این کارفرمایان است. او مدت‌ها است که از پیمانکاران و دستیارهای مجازی در کسب و کار خود استفاده می‌کند. او در روند آزمون و خطا، نظامی مبتنی بر برون‌سپاری ایجاد کرد که خیلی به او کمک کرده است. او آنقدر به این آزمون و خطا ادامه داد تا در نهایت شرکتی خودش را بر اساس همین ایده تاسیس کرد.

نیکل می‌گوید:«من خوب می‌دانستم که اگر من چنین نیازی داشته باشم، دیگر کارفرمایان نیز همین نیاز را خواهند داشت. همچنین می‌دانستم که آنها هم به مانند ما با بسیاری از چالش‌ها من با آنها مواجه شدم، مواجه خواهند شد. همین جریانات باعث شد که من به فکر تاسیس شرکت خودم بیافتم که دقیقا مبتنی بر همین ایده بود. و به این ترتیب شرکت Rocket Science متولد شد. در شرکت نیکل ۹۰۰ نفر کار می‌کنند که اغلب‌شان کارهای پیمان‌کاری انجام می‌دهند. در خصوص ماجراهای نیکل خیلی چیزها می‌توان آموخت.

تشخیص دهید کدام کار را می‌شود برون‌سپاری کرد

برای اینکه تا آنجایی که ممکن است بهترین نتیجه را بگیرید، ضروری است تشخیص دهید کدام را خودتان باید انجام دهید و کدام کار را می‌توانید برون‌سپاری کنید. نیکل می‌گوید نکته مهم این است که درست تشخیص دهید که کدام کار صرفا از پس خودتان بر می‌آید و بعد باقی کارها را به پیمان‌کاران بسپارید.

هر چقدر هم خودتان مایل باشید باز هم برخی کارها است که شما از پس انجامشان بر نمی‌آیید. مدیران خوب می‌دانند که چطور در این شرایط چطور تصمیم بگیرند و این دسته از مدیران معمولا کارهایی که درجه اهمیت کمتری دارند را برون‌سپاری می‌کنند.

 هر قدمی که بر می‌دارید را ثبت و ضبط کنید

یکی از مهمترین راه‌های اطمینان حاصل کردن از کارآمدی برون‌سپاری این است که هر قدمی که در این مسیر برمی‌دارید را ثبت و ضبط کنید. نیکل می‌گوید:«ما همیشه به دانش و آگاهی او خیلی وابسته هستیم و فکر می‌کنیم همیشه حق با ما است بنابراین وقتی که کاری را به فردی دیگر می‌سپاریم فکر می‌کنیم آن فرد هم به اندازه خودمان اطلاعات دارد و در مخیله‌مان هم نمی‌گنجد که آن فرد ممکن است در انجام آن کار به مشکل برخورده و یا حتی شکست بخورد.

اگر این اتفاق افتاد ن فرد مقصر نیست بلکه شما مقصر هستید. شما باید روند کار را آنقدر دقیق ثبت و ضبط کنید که فردی با تجربه کم هم بتواند از پس انجام آن کار برآید. در واقع نخستین قدم در برون سپاری این است که کار مورد نظر به دقت هر چه تمام‌تر برای پیمان‌کار توضیح دهید. می‌توانید از فلوچارت یا ویدئوهای آموزشی استفاده کنید.

 یک دستیار مجازی استخدام کنید

دستیار مجازی می‌تواند تفاوت بسیاری زیادی در راندمان کاری شما ایجاد کند. نیکل می‌گوید:«خیلی ها فکر می‌کنند دستیار مجازی تنها می‌تواند پاره‌ای از کارها را انجام دهد. اما واقعیت چیز دیگری است. من سال‌ها دستیار مجازی استخدام کرده‌ام و او دامنه گسترده‌ای از کارها نظیر مدیریت ایمیل‌ها، کارهای گرافیکی، نوشتن نامه‌ها وکارهای دیگر را انجام می‌دهد. نکته مهم در این میان این است که فرد مناسب را انتخاب کنید نه ارزان‌ترین فرد را.»

گاهی اوقات برخی شرکت‌ها دستیار مجازی‌شان را از ملیت‌های دیگر و حتی از میان کسانی انتخاب می‌کنند در کشوری دیگر زندگی می‌کنند. به واسطه اینکه ممکن است آن فرد هزینه‌های کمتری داشته بنابراین هزینه استخدام نیز کاهش می‌یابد.

بعلاوه، در این اینگونه استخدام دست شما بازتر است چون با کاندیداهای بیشتر مواجه هستید و به راحتی می‌‌توانید از میان انبوهی از کاندیداها فردی را استخدام کنید که مدرک دانشگاهی دارد، مهارت کاری دارد و زبان انگلیسی را به خوبی می‌داند. استخدام اینگونه برای شما ارزان‌تر هم تمام خواهد شد.