پر‌اهمیت‌بودن «استخدام صحیح»، سازمان‌ها را به این نتیجه رسانده که تمرکز ویژه‌تری نسبت به قبل روی فعالیت‌های منابع انسانی از جمله جذب و آموزش داشته باشند. در سال‌های اخیر شرکت‌های ایرانی زیادی را می‌بینیم که تیم‌‌هایی مختص این امور تعیین می‌کنند تا راندمان را در بخش‌های جذب و آموش بالاببرند. این موضوع بی‌شک از دلایل ظهور جاب‌بورد‌ها، سیستم‌های ارزیابی پرسنل و آزمون‌های آنلاین منابع انسانی بوده است. یکی از نرم‌افزار‌هایی که استفاده از آن در سال‌های اخیر توسط شرکت‌های خارجی باب شده، نرم‌افزار اتوماسیون استخدام یا ATS (Applicant Tracking system) است. این نرم‌افزارها به عنوان ابزاری لازم و کمکی برای استخدام‌کنندگان محسوب می‌شود. در این مقاله به گفت‌وگو با آقای میلاد صابری، بنیانگذار کمپ استخدام در خصوص ویژگی‌های نرمافزارهای ATS و تاثیر آن در بالا‌بردن راندمان استخدام در شرکت‌ها پرداخته‌ایم.
- در ابتدا خودتان را معرفی کنید و برای ما بگویید ایده «کمپ استخدام» از کجا به ذهن شما رسید؟
من میلاد صابری هستم متولد 1357. پدرم یک کارآفرین موفق در حوزه صنعت نفت و گاز بودند و مادرم معلم. تحصیلات خودم را در حوزه نرم‌افزار در کشور انگستان ادامه دادم. با توجه به اینکه توانسته بودم از طریق یکی از جاب‌بوردهای موجود در انگلستان در آن کشور کار پیدا کنم، تلفیق تکنولوژی و منابع انسانی همیشه ایده جذابی برایم به‌شمار می‌آمد و زمانی که به ایران برگشتم، جاب‌بورد کاربانک را پیاده‌سازی کردم و به این ترتیب اولین پروژه منابع انسانی‌ام کلید خورد.
اما اینکه ایده «کمپ استخدام» از کجا آمد، به تجربه یک استخدام ما برمی‌گردد. در سال95 به همراه 2نفر از همکارانم در یک جلسه ارزیابی کاندیدای شغل کارشناس فروش بودیم که متوجه شدم من و همکارم هر دو با یک نفر مصاحبه تلفنی داشتیم. فکر می‌کردم این خوب نیست که یک سازمان اطلاعات کافی راجع به تماس‌ها و ردیابی وضعیت مصاحبه‌شوندگان ندارد. در واقع ما نیاز به استفاده از یک سیستم اطلاعاتی را به‌عنوان ابزاری برای مدیریت فرایند استخدام شرکت‌‌مان حس می‌کردیم. این صحبت مقدمه بررسی و تحقیقی شد که با بیش از 100کارشناس و مدیر منابع انسانی در خصوص خلق این نرم‌افزار انجام دادم و از آمار به‌دست آمده مطمئن شدم که وجود چنین محصولی در بازار منابع انسانی ایران لازم هست. با صرف وقت و سرمایه‌گذاری من و شریکم، تولید این محصول در انتهای سال96 کلید خورد و منجر به این شد که اولین نسخه از نرم‌افزار ATS در انتهای پاییز 97 به بازار ارائه شود. طبعا آن موقع محصول امکانات الان را نداشت و صرفا به ارائه یک نسخه اولیه و گرفتن فیدبک از چند مشتری و شرکت همکار بسنده کردیم.
- «کمپ استخدام» دقیقا چه نیازی در بازار را رفع می‌کند؟
کمپ استخدام یک محصول نرم‌افزاری تحت وب است که به عنوان یک ابزار اتوماسیون استخدامی عمل می‌کند و به شرکت‌ها کمک می‌کند که عملیات جذب و استخدام را نظارت و مدیریت کنند. این محصول از سال97 و در ابتدا با نامی دیگر به بازار ارائه شد و از ابتدای سال99 با نام کمپ استخدام (Hire.Camp) به فعالیت خود ادامه داد.
ویژگی‌های کلیدی این سیستم نرم‌افزاری عبارتند از:
- پورتال شغلی اختصاصی
- مدیریت اطلاعات متقاضیان
- پایش و مدیریت فرایند استخدام
- ارزیابی راحت و سریع‌تر متقاضیان
- مدیریت تیم جذب و استخدام
- انتشار فرصت شغلی
- گزارش‌گیری از مراحل و وضعیت متقاضیان
- مدیریت سطوح دسترسی برای هر نقش
- امکان استفاده چند‌شرکتی
- واسط کاربری چند‌زبانه
در حقیقت «کمپ استخدام» یک اتوماسیون استخدام است که نسل جدیدی از ابزار مورد استفاده شرکت‌ها برای بالا‌بردن کیفیت جذب و استخدام محسوب می‌شود. ATSها که غالبا به‌صورت تحت وب ارائه می‌شوند، امکان استفاده همزمان چندین کاربر را که اساسا افراد فعال در تیم استخدام هستند، فراهم می‌سازد. استخدام‌کنندگان با مرور پروفایل یا اپلیکیشن متقاضیان شغلی به بررسی رزومه این افراد پرداخته و با ارزیابی پروفایل‌ها نظرات خود را در سیستم ثبت کرده، به متقاضیان بر اساس شایستگی‌های ارزیابی‌شده امتیاز می‌دهند و متقاضی در صورت قبول‌شدن در هر کدام به مرحله بعد ارجاع داده شده و سایر همکاران تعیین‌شده در تیم استخدام وظیفه پیشبرد اپلیکیشن مربوطه را بر عهده دارند.
موارد ذیل ویژگی‌های کلی یک اتوماسیون استخدام یا همان ATS محسوب می‌شوند:
- کاهش هزینه پنهان و آشکار استخدام
- تسهیل و تسریع فرآیند استخدام
- افزایش دقت در استخدام
- فرآیند‌محور شدن استخدام
- حذف کاغذ و استفاده از اتوماسیون
- ارتقای برند کارفرمایی
- کمک به تصمیم‌گیری راحت‌تر
- گزارش‌گیری از تمامی مراحل در فرآیند استخدام
- چطور امکانات فوق به فرایند استخدام شرکت‌ها کمک می‌کند؟
نرم‌افزار استخدام مثل یک سیستم گردش کار عمل می‌کند. ATS ضمن بایگانی اسناد و تشکیل پرونده استخدامی، مراحل مختلف استخدام را به‌صورت آنلاین در فرم‌های مختلف نگهداری و خلاصه می‌کند. همچنین سرعت دسترسی به اطلاعات، گزارش‌گیری و فرایندهای دیگر استخدامی را بهبود می‌بخشد .نرم‌افزار اتوماسیون استخدام به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند که از انجام امور دستی مثل پر‌کردن فرم‌های کاغذی یا مرتب‌سازی رزومه‌ها بی‌نیاز شوند.
همچنین هزینه‌های استخدام نیز با استفاده از ATS کاهش می‌یابد. در نرم‌افزار «کمپ استخدام» این امکان دیده شده که شما بتوانید وضعیت استخدام در هر فرصت شغلی و میزان دریافت رزومه از هر سایت کاریابی را رصد کرده و با استفاده از امکانات آنالیز، شما می‌توانید گزارش‌هایی از معیارهای استخدام تهیه کنید و بینش بهتری نسبت به نحوه انجام فرآیند استخدام در سازمان‌تان داشته باشید. استفاده از گزارش‌ها برای ارزیابی عملکرد استخدام به شما اجازه می‌دهد بدانید در کدام یک از مراحل استخدام هزینه بیشتری انجام داده‌اید. شما می‌توانید بر اساس این گزارش‌ها وضعیت هزینه و میزان دریافت رزومه از سایت‌های استخدامی را بررسی کنید و در مورد هر استخدام بهینه‌تر هزینه کنید. ATSها به‌دلیل افزایش کیفیت عملیات زمان استخدام را در سازمان‌ها کاهش می‌دهند. زمان استخدام، شاخصی است که به فاصله زمانی بین استخدام فرد از لحظه ورود به فرآیند استخدام تا جذب در سازمان‌ها تعیین می‌شود. این شاخص به اثر‌بخشی فرآیندهای منابع انسانی توجه می‌کند. با کمک نرمافزارهای مدیریت جذب، رفت و برگشت اطلاعات مکانیزه‌‌شده و بنابراین زمان زیادی را در این بین برای شما ذخیره می‌کند.
هدف «کمپ استخدام» کاهش خطای انسانی در فرایند استخدام است، چون یکی از مشکلاتی که همیشه در فرایند جذب با آن روبه‌رو هستیم، مبحث اجتناب‌ناپذیر خطای انسانی است. تصور کنید در فرایند استخدام رزومه کارجو یا فرم استخدامی شما لابه‌لای دیگر فرم‌ها قرار بگیرد و به دست فراموشی سپرده شود یا پرونده استخدامی‌تان گم شود. «کمپ استخدام» به شما این امکان را می‌دهد که به‌سادگی رزومه‌های وارد‌شده به سیستم را مدیریت و پیگیری کرده و اطلاعات وارد‌شده را دسته‌بندی نموده و البته به تمامی تیم استخدام بر اساس نقش تعریف شده در سیستم امکان دسترسی به اطلاعات را بدهید. با نرم‌افزارATS، جستجوی رزومه‌ها بر اساس دسته‌بندی‌های مختلف مثل مکان، مهارت، تحصیلات، آسان‌تر و سریع‌تر خواهد بود. همچنین ATS امکان استاندارد‌سازی نه‌تنها برای کاندیداها بلکه برای فرآیند استخدام را دارد که به استخدامگر اجازه بهینه‌سازی فرایند استخدام و پیدا‌کردن بهترین کاندیدا و نهایتا بهترین تصمیم برای جذب و استخدام را می‌دهد.
ATS دارای امکانات بسیار است که باعث افزایش بهره‌وری تیم استخدام می‌شود. در «کمپ استخدام» با ایجاد امکان ثبت نظر اجازه می‌دهید استخدامگر برداشت خود را در مورد هر رزومه به تیم استخدام ارائه داده و به متقاضیان امتیاز دهد که البته این موضوع در یک کار تیمی باعث بالا رفتن بهره‌وری و تصمیم‌گیری درست می‌شود. افراد تیم استخدام این امکان را دارند که برای یکدیگر کار تعریف کنند و پیگیر اجرای کارها با توجه به مهلت زمان انجام آن باشند.
امروز بازار کار و استخدام متقاضی‌محور شده، به این معنی که تجربه کاندیداها نیز بخشی از فرایند استخدام است. بنابراین هر چقدر مدرن‌تر و منظم‌تر بوده و کاندیدا را در جریان فرآیند استخدام بگذاریم، تعداد رزومه‌های دریافتی با فیدبک خوب کارجویان افزایش می‌یابد. استفاده از «کمپ استخدام» در فرآیند استخدام باعث ارتقای برند کارفرمایی شرکت‌ها خواهد شد. استفاده از یک پورتال استخدامی حرفه‌ای که منعکس‌کننده وضعیت شرکت است، ارسال ایمیل جهت دعوت به جلسه استخدام و یا فیدبک از طریق ایمیل به کارجو، ارسال فرم‌های ارزیابی آنلاین و غیره که همگی نشان‌دهنده نظم رویه‌های یک شرکت است، باعث ارتقای برند کارفرما شده و اینها همگی امکاناتی است که در «کمپ استخدام» دیده شده است.
- هر شرکت، بسته به محصول یا خدماتی که ارائه می‌دهد، فرایندهای استخدامی متفاوتی را دنبال می‌کند، آیا این نکته بر نحوه ارائه خدمات «کمپ استخدام» تاثیری دارد؟
فرایند استخدام نه‌تنها از یک شرکت به شرکت دیگر فرق می‌کند، بلکه می‌تواند استخدام دو جایگاه شغلی در یک شرکت دارای رویه‌ها و مسیر متفاوتی باشد. بر همین اساس نرم‌افزار «کمپ استخدام» طوری طراحی شده که هر شرکت به‌راحتی می‌تواند فرایند استخدام شرکت خودش را در نرم‌افزار طراحی کند. به طور مثال، شاید برای استخدام یک نیروی برنامه‌نویس فرایند استخدام با فرایند استخدام نیروی فروش متفاوت باشد، پس نرم‌افزار باید قابلیت این تغییرات را داشته باشد و این چیزی است که در «کمپ استخدام» به‌راحتی قابل انجام است.
- «کمپ استخدام» نسبت به شرکت‌ها و استارتاپ‌های مشابه آن، چه ویژگی‌های متفاوتی دارد؟
طبق تحقیقی که کردیم، می‌توانم بگویم اکثر قریب به اتفاق شرکت‌های ایرانی این نیاز را حس کرده بودند، ولی چون ابزار مناسب داخلی در اختیار نداشتند سعی کرده بودند از طریق امکانات ساده مثل به اشتراک‌گذاری فایل‌ها و درج مشخصات متقاضی در جداول اکسل، ابزار مورد نیاز را به‌وجود بیاورند. در بین این شرکت‌ها مواردی هم دیده می‌شد که سعی کرده بودند تا یک ابزار نرم‌افزاری برای خودشان بنویسند. به چند مورد هم برخوردیم که از محصولات نمونه خارجی استفاده می‌کردند. برای من همه اینها نشانه‌ای بود از اینکه مطمئن بشوم کشف نیاز را درست انجام داده‌ایم و این محصول باید ساخته شود.
همانطور که گفتم، جرقه ایده‌اش برای من از یک نیاز در شرکت خودم ایجاد شد و بعدها وقتی بیشتر در خصوص این موضوع فکر و تحقیق کردیم، با نمونه‌های خارجی محصولات ATS آشنا شدیم و دیدیم که این نیاز قبلا توسط شرکت‌های خارجی هم احساس شده بود و پیش‌تر دست به تولید و ارائه چنین محصولی زده بودند. این شد که تعدادی از محصولات مانند Recruitee، Workable و Breezy را موشکافانه بررسی کردیم و از هر مورد نکات و مواردی را برداشت کردیم تا به ایده خود اضافه کنیم و البته در خصوص تولید محصول که طراحی و تحلیل و پیاده‌سازی آن کاملا در تیم خودمان انجام شده است.
- با توجه به خدماتی که ارائه می‌دهید، شناخت خوبی از بازار استخدام و فرایندهای مختلف آن دارید. مشتریان شما چگونه از این شناخت و تجربه شما بهره می‌برند؟
اجازه بدهید این مقوله را از دو بعد بررسی کنیم؛
بعد اول مبحث منابع انسانی: استخدام یک فرایند است و نیاز به مدیریت دارد. مدیریت عملیات استخدام در شرکت‌ها بدون بهره‌مندی از ابزار یا سیستم نرم‌افزاری چالش‌هایی به‌همراه دارد. بر همین اساس ما سعی کردیم بر اساس تجربه خودمان و همچنین تحقیق در مورد نرمافزارهای مشابه خارجی، نرم‌افزار «کمپ استخدام» را بهگونهای طراحی کنیم که نیاز مدیران منابع انسانی را در خصوص اتوماسیون استخدام برطرف کند. در جلسات فروشی هم که با مدیران منابع سازمانی داریم، گاهی ایده‌هایی مطرح می‌شود که اضافه‌کردن این فیچرها به نرم‌افزار می‌تواند کارایی نرم‌افزار را به‌مراتب بالاتر ببرد.
منظر دوم راحتی کار و User experience نرم‌افزار است که با توجه به تحصیلات من در حوزه نرم‌افزار و البته کمک‌گرفتن از نیروهایی که در این زمینه خبره بوده‌اند، توانستیم طراحی نرم‌افزار را بهگونهای انجام بدهیم که ضمن ایجاد امکانات متعدد، مشتری دچار سردرگمی نباشد.
- مانند خیلی از استارتاپ‌ها، شما هم به روش کلاود ارائه سرویس می‌کنید. دلیل این کار چیست و به نظر شما این نوع ارائه خدمات دارای چه مزایایی است؟
روش ارائه نرم‌افزار ابری و SaaS است که این روش امکاناتی را برای هر دو طرف ارائه‌کننده و مصرف‌کننده به‌وجود می‌آورد. اولین امکان مهمی که مصرف‌کننده از آنها بهره می‌جوید، این است که مسئولیت نگهداری با ارائه‌دهنده خدمات است و این یعنی عدم نگرانی در مورد مهیا‌کردن سرور و زیر‌ساخت و هزینه‌های نگهداری آن. دومین نکته امکان بهروزرسانی سریع است. از آنجایی‌که نگهداری و توسعه نرم‌افزار توسط ارائه‌دهنده خدمات انجام می‌شود، لذا مصرف‌کننده به محض تغییر و بهروزرسانی از آخرین امکانات نرم‌افزار بهره‌مند می‌شود. سومین نکته راه‌اندازی سریع سرویس است در کمپ استخدام، کلیه امکانات مورد نیاز مشتری بلافاصله پس از تایید سفارش آماده است. چهارمین امکان ارائه ابری مسئله مقیاس‌پذیر‌بودن است. در این روش مشتری می‌تواند در هر زمان نسبت به افزایش امکانات درخواستی سفارش داده و بالافاصله پس از پرداخت هزینه، از امکانات استفاده کند و این موضوع نیاز به ارتقای زیر‌ساخت و سرور نخواهد داشت. همانطور که گفتم، این روش ارائه سرویس امکاناتی را برای ارائه‌دهنده سرویس نیز به‌وجود می‌آورد که مهم‌ترین آن مقیاس‌پذیر‌کردن توسعه است. این روش با حذف نیرو برای استقرار و نگهداری از مشتریان، امکان تمرکز روی توسعه بازار و تولید محصول را بیشتر می‌کند و به همین دلیل خیلی از استارتاپ‌های مطرح دنیا خدمات خود را روی این مدل ارائه‌داده و سبب شده تا کسب‌و‌کارشان نسبت به سایر کسب‌و‌کارهایی که با روش‌های پیشین ارائه خدمات می‌کردند با سرعت بیشتری رشد کند.
- درباره برنامه‌هایتان برای بهبود خدماتی که ارائه می‌دهید، کمی توضیح بدهید.
در خصوص طراحی فیچرهای جدید نرم‌افزار ما در حال حاضر یک Road map محصول داریم که بر اساس درخواست مشتریان و ایده‌پردازی تیم فروش و محصول شرکت به‌وجود آمده تا نیازهای مشتریان خود و البته مشتریان آینده‌مان را پاسخگو باشیم.
همچنین ما همیشه نرمافزارهای مطرح بازار را رصد می‌کنیم تا بتوانیم مشابه خدماتی که توسط نرمافزارهای خارجی ارائه می‌شود، توسط «کمپ استخدام» به مشتریان‌مان ارائه کنیم. همچنین از زمان شروع طراحی نرم‌افزار تنها به بازار ایران فکر نکردیم و به همین دلیل قابلیت چند‌زبانه‌بودن نرم‌افزار در آن دیده شده است. با توجه به سرمایه‌گذاری که روی «کمپ استخدام» انجام شد و البته تجربه و امکاناتی که سرمایه‌گذار ما در حوزه منابع انسانی در خارج از ایران داشته، برنامه‌ریزی برای توسعه بازار در کشورهای همسایه داریم.
- پیش از این شرکت‌ها از چه محصول مشابه خارجی و داخلی استفاده می‌کردند و محصول شما چه ارزش اضافه‌ای برای آنها ایجاد می‌کند؟
همانطور که قبلا توضیح دادم، بعضی از شرکت‌ها سعی کرده‌اند بر اساس نیاز خود نرم‌افزار ATS را طراحی کنند. این مورد معایبی دارد. به طورمثال، بدیهی است که چون تمرکز تیم شرکت‌های مذکور برای طراحی نرم‌افزار اتوماسیون استخدام نیست، قطعا همیشه تیم برنامه‌نویسی برای اضافه‌کردن امکانات نداشته و یا اینکه چون این طراحی داخلی صرفا برای رفع نیاز انجام شده، امکانات و فیچرها نیز بر اساس نیاز همان مقطع است. در بیزینس‌هایی مشابه «کمپ استخدام» ما با توجه به درخواست مشتری، ترند بازار و نرمافزارهای مشابه خارجی، همیشه در حال به‌روزکردن امکانات و توانایی‌های نرم‌افزارمان هستیم.
نرمافزارهای خارجی مثل Recruitee، Workable، Breezyنرمافزارهای جامع و کاملی هستند اما خرید آنها با شرایط ارز فعلی چندان مقرون‌به‌صرفه نیست. ضمن اینکه خیلی از امکانات نرمافزارهای خارجی در ایران به علت شرایط تحریم قابل استفاده نیست.
در خصوص رقبای داخلی، طبق نظرسنجی که از مشتریان داشتیم، امکانات «کمپ استخدام» به‌مراتب بیشتر از بقیه نرمافزارهای موجود در بازار است و به نظر می‌رسد نرم‌افزار «کمپ استخدام» کاربر‌پسندتر از بقیه نرمافزارهای مشابه بازار است. اضافه بر این در حال حاضر در حال اتصال و یکپارچگی با جاب‌بوردهای معتبر مانند ایران‌تلنت هستیم.
- به نظر شما شرکت‌ها برای خرید نرم‌افزار مدیریت فرایند استخدام به چه نکاتی باید توجه کنند؟
انتخاب یک نرم‌افزار ATS (Applicant Tracking System) صحیح، تصمیم مهم و کلیدی برای مدیران منابع انسانی است؛ خصوصا زمانی که نرمافزارهای متفاوتی در بازار موجود باشد. در زمان خرید نرم‌افزار موضوعاتی مانند تولید‌کننده و امکانات نرم‌افزار می‌تواند باعث سردرگمی خریداران شود. برای اتخاذ تصمیم در خصوص خرید خیلی مهم است که شما لیستی از امکاناتی که برای فعالیت تیم استخدام ضرورت دارد را تهیه کنید. باید بدانیم که:
- فرایند استخدام شما در حال حاضر به چه صورت است؟
- مایلید چه بخشی از فرآیند تغییر کند؟
- چه قسمت‌هایی از فرایند دچار چالش است؟
- استراتژی برند کارفرمایی و فرایند استخدامی شما چیست؟
اما در حوزه نرم‌افزار سوال‌های بیشتری مطرح می‌شود:
- به طور مثال، نرم‌افزار چه امکاناتی برای دریافت و یا تجمیع رزومه دارد؟
- ایا این امکان وجود دارد که برای فرصت‌های شغلی متفاوت، فرایند متفاوت طراحی کنید؟
- آیا نرم‌افزار می‌تواند تصمیم‌گیری در مورد متقاضیان را برای شما راحت‌تر کند؟ (مثل وضعیت کاندیدا، امتیازهای داده شده برای هر متقاضی، ثبت یادداشت در خصوص متقاضیان و … )
- آیا با این نرم‌افزار شما از یک پورتال شغلی استخدامی ویژه برای سازمان‌تان برخوردار خواهید بود؟ و ….
- آیا در تیم موسسان افرادی که در حوزه منابع انسانی فعالیت می‌کنند، حضور دارند؟
- آیا در حال حاضر کمپ استخدام جذب سرمایه انجام داده است؟
برای توسعه و ادامه کسب‌و‌کار با چند شخص علاقه‌مند به سرمایه‌گذاری مذاکره داشتم و در نهایت وارد شراکت با یکی از بزرگ‌ترین کسب‌و‌کارهای حوزه مجموعه ایران‌تلنت شده و در مورد سرمایه‌گذاری روی این کسب‌و‌کار به نتیجه نهایی رسیدیم چون این موضوع هم از لحاظ اعتبار و هم از لحاظ منابع لازم برای توسعه بازار، شراکت استراتژیکی برایمان محسوب می‌شود.
