جلسات کاری، خسته‌کننده اما ضروری‌اند. طبق آمار، متوسط زمان ساعات جلسه‌های اداری، به 16 ساعت در هفته (800 ساعت در سال) می‌رسد. بااین‌حال استراتژی‌های کمی برای افزایش کارایی این جلسات وجود دارد، مثلا پیش از هر جلسه دستورکار را مشخص کنید، زمان شروع و پایان جلسه را تعیین کنید و فردی را به‌عنوان رهبر جلسه انتخاب کنید. در همین راستا، نگاهی داریم به استراتژی‌های خاصی که برخی از بزرگان دنیای کسب‌وکار برای افزایش بهره‌وری جلسات، به کار می‌گیرند.
- گای کاواساکی: وانمود کنید شکست‌خورده‌اید
گای کاواساکی، کارآفرین و متخصص بازاریابی به مدیران توصیه می‌کند که پیش از تصمیم‌گیری‌های مهمی نظیر توزیع و عرضه محصول، تیم خود را دورهم جمع کنند. سپس به آنها بگویند که «فرض کنید محصول/شرکت ما شکست‌خورده، حالا چه دلایلی برای این شکست به ذهنتان می‌رسد؟» پاسخ کارمندان ممکن است به مشکلاتی مثل عدم انعطاف‌پذیری نیروی فروش، باگ‌های نرم‌افزاری یا سرویس‌های ابری نامعتبر اشاره داشته باشد. کاواساکی توضیح می‌دهد که این روش، موجب می‌شودهمه ایرادات محتمل را کشف کنید و از وقوع آنها جلوگیری کنید. همان‌طور که همیشه می‌گویند پیشگیری بهتر از درمان است.
- ریچارد برانسون: کمی هیجان چاشنی کارتان کنید
بنیانگذار ویرجین گروپ معتقد است كه جلسات کاری باید با کمی تازگی و هیجان همراه باشند. او از سخنرانان فکری حوزه‌های مختلف، از نجوم گرفته تا نانوتکنولوژی دعوت می‌کند در میتینگ‌های شرکت حضور یابند و اعضای تیم را به تفکر «اکتشافی» وادارند. به‌علاوه برانسون مباحثات تند را درفضایی نوآورانه هدایت می‌کند. ممکن است شما مثل مدیرعامل ویرجین یک جزیره شخصی نداشته باشید، ولی برانسون معتقد است که همه می‌توانند از پشت میز کارشان بیرون بیایند و یک جلسه جالب در پارک برگزار کنند. او می‌گوید:«تغییر فضا و کمی سرگرمی باعث می‌شود ذهن کارمندان باز شود و ایده‌های متفاوتی به فکرشان خطور کند.»
- شان هیگبی: از نیروی جوانی بهره ببرید
مدیر ارشد عملیاتی شرکت اپلیکیشن مدیای زنده نیوسالا، معتقد است ایده‌ها ونظرات دانشجویان جوان بی‌نهایت الهام‌بخش هستند. او همیشه چندین دانشجو را به میتینگ‌های شرکت دعوت می‌کند و از آنها می‌خواهد به او بازخورد بدهند. هیگبی می‌گوید:«آنها بیش از ما از اتفاقات جامعه باخبرند و به‌طور غریزی می‌دانند که مشتریان چه می‌خواهند. آنها با اشتیاق برای شما کار می‌کنند، چون خودشان به تکنولوژی و آخرین روندهای روز علاقه‌مندند. به‌علاوه ایده‌های بکری به ذهنشان می‌رسد که تحت تأثیر بایدها و نبایدهای دیگران قرار ندارد.»
- کریستوفر فرانک: پیشنهادهاي 5 کلمه‌ای
استراتژی معاون ارشد کمپانی امریکن اکسپرس برای بهبود کارایی جلسات اداری، به محدودیت واژه‌ای توییتر شبیه است. او از اعضای تیم می‌خواهد ایده خود را برای حل مشکل موردبحث، در 5 کلمه بیان کنند. اگر پاسخ‌ها طولانی یا متناقض باشند، شما متوجه می‌شوید که اعضای تیم روی یک مسئله واحد متمرکز نیستند. فرانک در مقاله‌ای که در نشریه فوربس منتشر شد نوشته بود: «با این روش شما ایده خوبی از اطلاعات موردنیازتان به دست می‌آورید. به‌علاوه، همه کارمندان باید حرف بزنند تا مطمئن شوید که تیم شما برای یک هدف واحد تلاش می‌کند.»
- پاتریک لنچیونی: مثل یک کارگردان فکر کنید
رئیس شرکت مشاوره مدیریتی تیبل گروپ فکر می‌کند بهترین راه برای اجتناب از جلسات خسته‌کننده و ناکارا، این است که از کارمندان بخواهید مثل کارگردانان سینما فکر کنند. توصیه لنچیونی این است که تشریفات اداری را با اشتیاق و مباحثه جایگزین کنید. این ترفند باعث می‌شود کارمندان باهم ارتباط برقرار کنند و روی راه‌حل‌های بهتری متمرکز شوند. او می‌گوید: «همیشه موضوع جلسه کاری را به نحوی مطرح کنید که یک مباحثه سازنده در مورد آن صورت بگیرد.»
- سوزان بیتس: تیمتان را بخندانید
بنیانگذار کمپانی ارتباطات بیتس می‌گوید: «شوخ‌طبعی قدرت نفوذ یک رهبر را تقویت می‌کند. اگر بتوانید یک میتینگ را گرم کنید و لبخند به لب اعضای گروهتان بیاورید، به موفقیت رسیده‌اید. همکارانتان ارتباط بهتری با شما برقرار می‌کنند و احترامی صمیمانه برایتان قائل می‌شوند. فکر می‌کنید رهبر واقعی کیست؟ فردی خشک و رسمی یا کسی که اعضای گروه را به پویایی وامی‌دارد؟»
- یان فیشر: مثل مجری مسابقات تلویزیونی باشید
یان فیشر، معاون سردبیر نیویورک‌تایمز به مدت 2 سال جلسات صبح را در حالی مدیریت می‌کرد که سردبیران بخش‌های مختلف، برای بازگویی بهترین داستان روز با یکدیگر می‌جنگیدند. فیشر مجبور بود وقت زیادی صرف کند تا از بین این داستان‌ها، به اطلاعات ضروری پی ببرد. او می‌گوید: «معمولا یک انسان به مدت نیم ساعت می‌تواند روی یک موضوع متمرکز بماند. باید مثل مجری مسابقات تلویزیونی بدانید در هر لحظه چه کسی صحبت کند و به او تایم مشخصی بدهید. »
- مارک زاکربرگ: نگاهی هم به اطرافتان کنید
بنیانگذار فیس‌بوک به‌خوبی می‌داند که چه قدم‌هایی به افزایش کارایی او منجر می‌شوند. او در سال 2013، با خودش قرار گذاشت هرروز با یک نفر خارج از شرکت دیدار داشته باشد. چرا؟ او می‌خواست هرروز چالش ارتباطی جدیدی را تجربه کند تا در دنیای کسب‌وکار، دید بهتر و وسیع‌تری به ارتباطات تیمی داشته باشد.
