بخش منابع انسانی در هر سازمانی، نقشی حیاتی دارد. فرقی ندارد سازمان شما بزرگ یا کوچک باشد، وظیفه حیاتی استخدام، انگیزه و حفظ نیروی کار را دپارتمان منابع انسانی انجام می‌دهد. استخدام، آموزش، مزایا و سوابق مدیریت عملکرد کارکنان نیز به مسئول نیروی انسانی مربوط است. به همین دلیل باید از دادههای منابع انسانی به روش علمی استفاده کرد.
امنیت داده‌ها: اولویت بالا برای منابع انسانی
داده بزرگ‌ترین دارایی است که هر انسانی دارد. هزاران سند پر از اطلاعات حساس کارمندان وجود دارد. بخش منابع انسانی در هر شرکت، مسئول حفظ محرمانگی اطلاعات مدیران، کارمندان و مشتریان است. منابع انسانی به طور فعال در استخدام، آموزش و حفظ کارمندان دخیل هستند.
مدیران منابع انسانی باید ارتباطات مربوط به سیاست‌ها را به همه توزیع کنند. علاوه بر این، نقش مسئول منابع انسانی شامل به اشتراک‌گذاری اطلاعات داخلی و خارجی شرکت است. به عنوان مثال، مدیر منابع انسانی باید دادههای کارمندان، دادههای مربوط به فروشندگان خارجی مثل شرکت‌های حمل‌و‌نقل، ارائه‌دهندگان خدمات و بانک‌ها را نگهداری و آنها را تحلیل کند.
امنیت داده‌ها وظیفه خطیر و پراسترسی است، زیرا اگر از داده‌ها به‌درستی مراقبت نشود، آنها خیلی زود ازبین می‌روند یا گم می‌شوند. اگر دادههای مربوط به کار شما فیزیکی باشند مثلا روی کاغذ تمام اطلاعات مهم ذخیره شده باشند، خطر بزرگی برای شرکت و کارکنان ایجاد می‌شود. کاغذ مستعد نابود‌شدن است.
خطر وقوع فجایع طبیعی را نباید نادیده گرفت. در موارد پیش‌بینی‌نشده مانند سیل، آتش‌سوزی، سرقت و مواردی از این دست، اگر اطلاعات شما به شکل فیزیکی باشند، خسارت زیادی خواهند دید. با توجه به تمام این موارد، شرکتها نمی‌توانند اهمیت امنیت داده‌ها، حریم خصوصی و سازگاری را نادیده بگیرند. آنها باید فعال باشند و همکاری نزدیکی با تیم‌های فناوری اطلاعات خود برای ساده‌سازی و اتوماسیون فرآیندهای داده برای به حداقل رساندن خطرات امنیتی داشته باشند .
مدیریت محتوای سازمانی راه‌حلی برای حفظ داده‌ها‌ست
راه‌حل آسانی در برنامه مدیریت محتوای سازمانی (ECM) نهفته‌است. مدیریت محتوای سازمانی اطلاعات و فرایندها را به سرعت بررسی کرده و داده‌ها را به عملیات‌های مرتبط ارسال می‌کند. مدیریت محتوای سازمانی ابزار هوشمندی را برای ثبت محتوا از منابع مختلف ارائه می‌کند. این ابزار هوشمند داده‌ها را در یک مخزن متمرکز مدیریت و اطلاعات را در میان فرآیندهای محتوا در دسترس قرار می‌دهد .
مدیریت محتوای سازمانی می‌تواند کنترل داده و عملکرد اداره منابع انسانی را بهبود بخشد
مدیریت محتوای سازمانی موثر، به شما این امکان را می‌دهد تا داده‌هایتان را تحت هر شرایطی بازبینی کنید. برنامه‌های مدیریت محتوای سازمانی که قابلیت نصب روی تلفن‌های هوشمند را نیز دارد، به شما یک محیط کار مجهز و دیجیتال را هدیه می‌دهد. از سوی دیگر، مدیریت محتوای سازمانی مناسب به شرکتها در کاهش ریسک‌های کسب‌وکار کمک می‌کند.
با مدیریت محتوای سازمانی شما می‌توانید اطلاعات حیاتی کسب‌وکار خود را تامین کنید. مدیریت محتوای سازمانی علاوه بر رعایت استانداردهای امنیتی، به بررسی بلایای طبیعی پرداخته، باعث بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها می‌شود.
با مدیریت سوابق و تضمین امنیت اسناد، مدیریت محتوای سازمانی به رعایت استانداردهای امنیتی کمک می‌کند. همچنین مدیریت محتوای سازمانی دسترسی به داده‌ها را طبقه‌بندی می‌کند تا هر کسی نتواند به همه داده‌ها دسترسی داشته باشد. این کار امنیت داخلی شرکتها را افزایش می‌دهد.
مدیریت محتوای سازمانی همچنین با بررسی بلایای آماده به مدیریت داده‌ها می‌پردازد. شاید با خودتان بگویید، بلایای طبیعی قابل پیش‌بینی نیستند. مدیریت محتوای سازمانی نیز بلایای طبیعی را پیش‌بینی نمی‌کند بلکه با یکپارچه‌سازی سیستم داده‌ها و سازمان‌یافته‌کردن حسابرسی‌های داخلی یا خارجی، از داده‌ها حفاظت می‌کند.
با دسترسی به داده‌ها در هر زمان و هر جایی، بخش منابع انسانی می‌تواند بهره‌وری بهتری داشته باشد. از این گذشته، مدیریت محتوای سازمانی را می‌توان در چندین سیستم تجاری و برنامه‌های کاربردی اجرایی کرد. این امر به سازمان‌ها در کاهش هزینه‌های عملیاتی از طریق کنترل الکترونیکی محتوا در همه اشکال کمک می‌کند.
به طور خلاصه، مدیریت محتوای سازمانی قوی به کاهش ریسک امنیت داده‌ها و دسترسی سریع اطلاعات در زمان مناسب می‌انجامد. همچنین، با حذف فرایندهای مبتنی بر کاغذ، منابع انسانی می‌تواند بر نقش اصلی پرورش افراد، بهبود فرآیند استخدام و افزایش عمرکاری کارکنان تمرکز کند .