خوب یا بد، این ارتباطات غیررسمی گاهی اوقات باعث میشد یک کارمند خیلی ساده یک بازخورد خوب از کارش بگیرد. برای مثال وقتی که در راهرو از کنار همکاری رد میشد یک جملهی «ارائهات عالی بود رفیق» میتوانست حس بسیار خوبی به آن فرد بدهد. بسیاری از کارکنان از این جهت دچار نوعی توقف شدهاند چراکه نمیدانند چطور میتوانند آن روابط غیررسمی با مدیران و همکارانشان را جایگزین کنند.
در این میان تناقضی نیز وجود دارد و آن اینکه در عین اینکه کارکنان از طریق نرمافزاری ارتباط مجازی بسیار بیشتر از گذشته با یکدیگر ارتباط دارند اما در عین حال به لحاظ عاطفی و در مقایسه با روابط انسانی ارتباطات بسیار کمتر و بیکیفیتتر شده است. در میانه این روابط است که افراد میتواند بازخوردهای مثبت از مدیران و همکارانشان دریافت کنند و این بازخوردهای مثبت در روند کار بسیار اهمیت دارند.
بازخورد مثبت را به عادت تبدیل کنید
بازخوردن مثبت دادن به دو شکل صورت میگیرد. نخست اینکه این کار به عنوان فرهنگ کاری در شرکت ریشه دوانده است و مدام انجام میشود و دوم اینکه این کار صرفا هر سه ماه یکبار و وقتی که مدیر عملکرد سه ماهه کارکنان را بررسی میکند انجام می شود. از این بین این دو، اولی بسیار تاثیرگذارتر است. چراکه محیطی ایجاد میکند که در آن کارکنان به رشد تواناییهای خود بیشتر میاندیشیند و در نتیجه راندمان کاری بالاتر ایجاد کرده و کارکنان متوجه میشوند که مدیریت برایشان ارزش قائل است.
همیشه سپاسگذاری مدیران از کارکنان اهمیت بسزایی داشته است اما در دوران دورکاری این خصیصه از اهمیت بسیار بیشتری برخوردار شده است. ما هنوز درمیانه همهگیری کرونما هستیم و افراد نیاز دارند بشنوند که مدیرانشان متوجه تلاششان هستند و میفهمند که آنها تا چه اندازه تلاش میکنند. بنابراین اصلا عجیب نیست اگر مدیری هر روز در پایان اوقات کاری زمانی را برای سپاسگذاری از کارکنانش اختصاص دهد.
در برخی از شرکتها مدیران معمولا زمانهایی را به عنوان زمان استراحت به صرف قهوه اختصاص میدهند و در این زمان فرصت مناسبی برای تشکر از تلاشهای تیم کاری ایجاد می شود. حتما نیاز نیست کارمندی دستاورد بزرگی داشته باشد که از او تشکر شود بلکه اگر کارمندی روند کاری خود را به صورت ثابت و بدون تغییر و با هماهنگی انجام دهد، باز هم شایسته تشکر است.
کارول دویک، استاد روانشناسی دانشگاه استانفورد معتقد است تشکر از کارکنان نوعی از تابآوری را در آنها تقویت میکند. تحقیقات نشان داده است که تیمهای کاری که عملکرد بالایی دارند آن تیمهایی هستند که نسبت تشویق شدنشان در مقایسه با سرزنش شدنشان 5 به 1 است. بنابراین به یاد داشته باشد که به ازای هر مورد سرزنش و بازخواست از کارمندان باید 5 بار تشویقشان کنید. وقتی تشویق بیشتر باشد، انتقاد از کارکند نیز به او و احساساتش و راندمان کاریاش ضربه وارد نمیکند.
اعتمادسازی کنید
اگر بازخورد دادن به کارکنان خیرخواهانه باشد اما جزوی از فرهنگ کاری شرکت محسوب نشود، باز هم نتیجه مثبت را به همراه نخواهد داشت. برای ساخت یک فرهنگ کاری مناسب، افراد باید حس کنند که مدیران به آنها اعتماد دارند. معنای این سخن این نیست که مدیران نباید با کارکنان برخورد کنند و فقط و فقط به حمایت از آنها بپردازند. بلکه معنایش این است که فرهنگی باید در شرکت ایجاد شود که افراد در قالب آن برای مواجهه با چالش، از جمله انتقاد و بازخورد منفی، آمادگی پیدا کنند.
برای انجام این کار باید شناخت کافی از کارکنان به دست آورید. معنایش این نیست که مسائل شخصی کارکنان ورود کنید بلکه کافی است از فرد بپرسید آخر هفتهاش را چطور گذرانده و گاهی با او گپ بزنید و درباره تجربههای زندگی خودتان صحبت کنید. نتایج برخی تحقیقات نشان داده است که در دوران همهگیری افراد تمایل دارند کمتر درباره موضوعات کاری حرف بزنند. کافی است مدیران کمی درباره موضوعات غیرکاری با کارکنان صحبت کنند و خواهند دید که کارکنان بسیار تمایل نشان میدهد در این موضوعات وارد شده و صحبت کنند. ارتباط نزدیک میان مدیران و کارکنان یکی از کلیدیترین فاکتورهای اثرگذار بر کیفیت کاری کارکنان است.
آندسته از مدیرانی که موفق میشوند شناختی غیرکاری از کارکنان خود بدست آورند عملکرد بسیار موفقتری خواهند داشت چراکه از پیش درباره احساسات و ویژگیهای شخصیتی کارکنانشان اطلاع دارند. در محیط کاری، این نوع ارتباطا اغلب به صورت غیررسمی شکل میگیرند. اما حفظ این نوع ارتباطات بسیار مهم است.
تشویق را علنی کنید
کاملا بدیهی است که برخی گفتوگوها باید به طور خصوصی انجام شود اما وقتی کار به تشویق رسید باید این کار را علنی انجام داد. معمولا کارمندان دوست دارند مدیرانشان در مقابل دیگران آنها را تشویق کنند. معمولا تشویقهای علنی از کارکنان چیزی است که بیشتر از هر اتفاق دیگری در ذهنشان ماندگار می شود. صحه گذاشتن بر تلاش صادقانه یک کارمند انواع مختلفی دارد؛ از تشویق غیررسمی گرفته تا دادن هدیه. اما چیزی که مهم است این است که این تشویق و سپاسگذاری صادقانه باشد نه از سر رفع تکلیف.
اگرچه حقوق بیشتر برای کارکنان بسیار مهم است اما چیزی که بیشتر از پول به آنها انگیزه میدهد در سطح بالاتری کارشان را ارائه کنند به رسمیت شناختن تلاش صادقانه آنها است. یکی از راههای تشویق کارکنان ارسال ایمیلهای گروهی است که در آنها از تلاش صادقانه و بیوقفه یکی از کارکنان سپاسگذاری به عمل آمده است.
علاوه بر این وقتی کارکنان ببینند که ساز و کار تشویق در یک محیط کاری به فرهنگ ساری و جاری در آن محیط تبدیل شده است انگیزه بیشتری برای ارائه عملکرد بهتر خواهند داشت. در دوران همهگیری کرونا و عادی شدن دورکاری، فاصلهای که کارمند با محیط کاری دارد ممکن است باعث شود کارمند احساس کند تلاشهایش از دیدها پنهان میماند. باید روالی در نظر گرفته شود که طی آن کارمند بداند که تلاشاش از نظرها پنهان نمیماند.
