یک مجموعه، یک هدف، به سمت ارزش آفرینی

گفت‌وگو با تیم مدیریت عملکرد دیجی‌کالا

0

در زمانی نه‌چندان دور و حتی شاید همین حالا، آینده‌‌ شغلی که برای فرزندانمان متصور بودیم، محدود به چند رشته و عنوان شغلی مشخص بود. اغلب بچه‌ها یا باید دکتر می‌شدند یا مهندس و یا در بهترین حالت در یکی از سازمان‌های دولتی موقعیتی پیدا می‌کردند.اما امروز تعریف شغل و انتخاب آن به کلی تغییر کرده است. حالا در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ، با عناوین و موقعیت‌های شغلی مواجه هستیم‌ که شاید حتی اسم آنها را هم نشنیده باشیم‌؛ عناوین و موقعیت‌هایی که شاید اگر از دوران دانشجویی و حتی قبل از آن با آنها آشنا می‌شدیم، مسیر زندگی‌مان به کلی تغییر می‌کرد.

با یادآوری این مقدمات تصمیم گرفتم تا با کمک مصاحبه با بعضی از افراد شاغل در این موقعیت‌ها، با مهارت‌ها و توانایی‌های آنها بیشتر آشنا شوم و شناخت خودم و اطرافیانم را از دنیای مشاغل و آینده‌‌ شغلی، کمی عمیق‌تر کنم.
دیجی‌کالا یکی از سازمان‌هایی‌ است که در حوزه‌‌ تشکیل تیم‌های جدید و موقعیت‌های شغلی ناب، حرف‌های زیادی برای گفتن دارد. به همین دلیل برای شروع، به سراغ تیم مدیریت عملکرد این سازمان رفتم تا ببینم درطول روز چه کارهایی انجام می‌دهند و چه چیزهایی برای آنها اولویت دارد و خلاصه اینکه اگر ما هم بخواهیم روزی در این موقعیت مشغول به کار شویم، چه ویژگی‌هایی باید داشته باشیم. با اعضای اصلی تیم، یعنی صبا غفاری، الهه میرزا علیپور و کمال ریاضی جلسه‌ای دوستانه داشتم و یک ساعتی با هم گپ زدیم. آنچه در ادامه می‌خوانید، نکات اصلی و مهم‌ترین بخش‌های همین جلسه‌‌ گفت‌وگوست، به امید آشنایی هرچه بیشتر ما با مشاغل دنیای امروز و پیدا‌کردن شغلی که از داشتن آن خوشحال باشیم.

در دفتر دیجی‌کالا همه‌چیز همان‌طور است که باید باشد. وقتی با کسی قرار داری، از همان ابتدای ورود تا لحظه‌ای که می‌خواهی از ساختمان خارج شوی، از نگهبانان که ‌هنگام ورود تو را می‌پذیرند تا تیمی که به ملاقاتشان می‌روی، همه و همه سعی می‌کنند تا بهترین خودشان باشند و تمام تلاششان را برای آنکه کارها خوب پیش برود، انجام می‌دهند. تیم مدیریت عملکرد، یکی از تیم‌های مستقر در واحد منابع انسانی دیجی‌کالا‌ست. قرار ملاقاتمان راس ساعت معین انجام می‌شود. قبل ازجلسه درباره‌ رزومه‌ کاری هر یک از افرادی که با آنها مصاحبه دارم، مطالعه کرده‌ام و رزومه‌‌ هر یک از آنها، از دیگری پر و پیمان‌تر بوده است. نکته‌ای که اینجا در دیجی‌کالا بیش ازهمه توجهم را جلب می‌کند، این است که با اینکه حجم کار روزانه‌‌ افراد بسیار بالاست، اما اثری از خستگی یا ناامیدی، درصورتشان نیست. بعدتر، وقتی از صبا غفاری و دیگر اعضای تیم، درباره‌‌ کارهای روزانه‌اش می‌پرسم و اشتیاق و علاقه‌اش را می‌بینم، علت این مسئله را بهتر درک می‌کنم. تا زمانی که عاشق کارت باشی، هر چقدر هم که کار سنگین باشد، افسرده نخواهی شد.
اتاق جلسه‌‌ ما یک اتاق شیشه‌ای معمولی ا‌ست که هم صندلی‌های چوبی و فلزی و هم چند مبل شنی راحتی دارد، کف زمین با چمن مصنوعی فرش شده است. چند بالشت برای وقت مبادا و نشستن روی زمین تعبیه شده است. من در ابتدای جلسه به رسم تمام چارچوب‌های ذهنی قبلی، روی صندلی‌های چوبی می‌نشینم اما بعد از گذشت چند دقیقه، یخم آب می‌شود! یکی از بالشتک‌ها را بر‌می‌دارم و می‌نشینم کف زمین! انگار تازه‌ وارد گفت‌وگو شده‌ایم. با اینکه تا‌به‌حال یکدیگر را ندیده‌ایم، اما حالا انگار سال‌ها‌ست همدیگر را می‌شناسیم. البته شوخی‌های بجای تیم مدیریت عملکرد هم در این گفت‌وگوی صمیمی بی‌تاثیر نبود!

مدیریت عملکرد یعنی چه؟! با ذکر مثال!

از گفت‌وگوی ۴نفره‌مان و کمی مطالعه، اینطور می‌فهمم که مدیریت عملکرد، عنوانی ا‌ست که هم مباحث مدیریت و هم مباحث استراتژی را در‌برمی‌گیرد. به عبارت دیگر، باید بدانیم در هر سازمانی اهدافی وجود دارد که هر مجموعه برای رسیدن به آنها تلاش می‌کند. تیم مدیریت عملکرد، تلاش می‌کند تا با کمک مدیران هر تیم، این اهداف را در دسته‌های کوچک‌تر طبقه‌بندی کند و مطمئن شود همه تیم‌ها از اولویت این اهداف آگاهند. وظیفه‌‌ دیگر این تیم، تسهیل روند رسیدن به این اهداف است. نکته‌ای که باید به آن توجه کرد این است که در تمام این مراحل‌، خود آدم‌ها هستند و گروه مدیریت عملکرد سعی می‌کنند که این اتفاق راحت‌تر بیفتد. در مرحله‌ بعد باید از این اهداف و نحوه‌‌ رسیدن به آنها، نتیجه بگیرند و دلیل‌های رسیدن یا نرسیدن به هر هدف را تحلیل کنند. آیا محیط تاثیرگذار بوده است؟ آیا منابع مناسب بوده‌اند؟ آیا به هر اولویت به اندازه‌‌ کافی پرداخته شده است؟ در نهایت، نتیجه‌‌ تمام این بررسی‌ها می‌شود یک گزارش که در اختیار مدیر هر تیم قرار می‌گیرد و کمک می‌کند تا برای تعریف اهداف بعدی بهتر تصمیم بگیرد.

سوالات سرنوشت‌ساز…

اگر هنوز متوجه کل ماجرا نشده‌اید، بگذارید بیشترتوضیح بدهم، اینها مهم‌ترین سوالاتی ا‌ست که هر عضو تیم مدیریت عملکرد باید از خودش بپرسد:

  • آیا همه‌‌ ما برای رسیدن به هدفی که برای سازمان اهمیت دارد، همسو هستیم؟
  • در مسیر رسیدن به این اهداف چقدر موفق یا ناموفقیم؟
  • دلایل این موفقیت‌ها یا عدم موفقیت‌ها چیست؟
  • برنامه‌های بعدی ما برای این موفقیت‌ها یا عدم موفقیت‌ها چیست؟

با جواب دادن به این سوالات، می‌توان کمک کرد که تیم‌های درون یک سازمان درک بهتری نسبت به عملکرد خودشان داشته باشند و با دورنمای بهتری حرکت کنند. این مسئله، یکی از وظایف اصلی تیم مدیریت عملکرد است.

دخالت موقوف!

باید اعتراف کنم که من هم مانند هرانسان عادی دیگری گاهی دچار خطای پیش‌داوری می‌شوم. از ابتدای جلسه و با آشنا شدن با مفهوم مدیریت عملکرد، یکی دو باری احساس کردم که شاید تیم مدیریت عملکرد با تصمیم‌گیری بجای افراد به آنها می‌گوید که چه کار بکنند و چه کار نکنند. اگر شما هم مثل من فکر می‌کنید، باید همین‌جا اعلام کنم که در طول مصاحبه‌‌ یک‌ساعته‌ای که با این ۳نفر داشتم، از هر ۱۰جمله، در ۹ جمله، تاکید آنها بر این بود که تحت هیچ شرایطی، اجازه‌‌ تصمیم‌گیری به جای شخص دیگر را به خود نمی‌دهند بلکه گزارش‌هایی که می‌دهند، به تیم‌ها کمک می‌کند تا خودشان تصمیمات آینده را بگیرند. پس اگر عاشق فیلم‌های دزد و پلیسی و کارآگاهی هستید و تا اینجای کار با خودتان فکر کردید حالا که استخدام اداره‌‌ پلیس نشدید، مدیریت عملکرد همان چیزی ا‌ست که مناسب شماست، باید بگویم سخت در اشتباهید. اعضای این تیم بیش از هر چیز تسهیلگرند.

چه نکاتی در بحث مدیریت عملکرد، اهمیت بیشتری دارند؟

برای مدیریت عملکرد یک عبارت جالبی وجود دارد که می‌گوید تا زمانی که چیزی را اندازه‌گیری نکنی، نمی‌توانی کنترلش کنی و تا زمانی که نتوانی کنترلش کنی، بهبودی صورت نمی‌گیرد. جمله‌‌ آخر را دوباره بخوانید! تمام روند اندازه‌گیری که در یک تیم استاندارد و حرفه‌ای اتفاق می‌افتد، در راستای بهبود فرایند است نه در راستای پیدا‌کردن مقصر. نکته‌‌ دیگری که از حرف‌های آقای ریاضی فهمیدم، مثال کشتی‌ است. کشتی‌ای را تصور کنید که به سمت هدفی مشخص می‌رود و هر کس در آن نقش مشخصی دارد. گاهی هوا طوفانی می‌شود و گاهی همه چیز همان‌طور که باید پیش می‌رود. کسی که تصمیم‌گیرنده‌‌ نهایی برای کشتی ا‌ست، کسی نیست جز ناخدا. اگر بخواهیم طبق همین مثال جایگاه تیم مدیریت عملکرد را توصیف کنیم، این تیم نقشه‌‌ راه را در اختیار ناخدا قرار می‌دهد و دورنمایی از شرایط را در اختیار او می‌گذارد. نکته‌‌ آخر اینکه اعضای تیم مدیریت عملکرد باید همه‌چیز را تا جایی که می‌توانند دقیق و بدون خطا اندازه‌گیری کنند. پس یادمان باشد که در این عنوان شغلی با داده‌های عددی زیادی سروکار خواهیم داشت.

گفتگو با مدیریت عملیات دیجی‌کالا

هم روانشناس، هم مهندس

بحث مدیریت عملکرد یک پدیده‌‌ چندگانه‌ است؛ در واقع ترکیبی ا‌ست از مدیریت و مهندسی. این نکته باعث می‌شود تا موقعیت شغلی جذابی برای افرادی که ذهن چندگانه دارند، باشد. در این موقعیت شغلی، هم باید نگاه انسانی داشته باشی و هم باید بتوانی با داده‌ها کار بکنی. موضوعی که وجود دارد این است که در بسیاری از شرکت‌ها، مدیریت عملکرد یکی از وظایف مدیران است. در دیجی‌کالا، این وظیفه بر عهده‌‌ مدیران هم هست، با این حال، این تیم به صورت متمرکز اینجا هستند تا کمک بیشتری بکنند. برای آنها داشتن نگاه انسانی و مهارت‌های درون‌فردی به همان اندازه مهم است که کار با داده‌ها و محاصبات مهم است.حالا که تا اینجا درباره‌‌ مفهوم این موقعیت شغلی و ویژگی‌های آن گفتم، لازم است این را هم یادآوری کنم که درباره‌‌ دیجی‌کالا تفاوت‌هایی وجود دارد که این سازمان را تا حدودی متمایز می‌کند. اول اینکه وقتی سازمانی مثل دیجی‌کالا خیلی بزرگ می‌شود، هم از نظر بازار و هم از نظر تنوع منابع انسانی، لزوم وجود نگاهی یکپارچه که بتواند تمام تیم‌ها را همسو با هم نگاه دارد و نگاهی از بالا داشته باشد، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند، چون تفاوت‌ها بیشتر می‌شود و در این شرایط وجود تیمی که نگاهی یکپارچه داشته باشد، بسیار حیاتی ا‌ست. با همین رویکرد است که تیم مدیریت عملکرد تمام تلاش خودش را برای ارائه‌‌ دور‌نمای بهتر از روند رشد تیم‌ها می‌کند.
دومین چیزی که در دیجی‌کالا متفاوت است، متدولوژی‌ است. اینطور که از صحبت‌ها و اطلاعاتی که به‌دست آورده‌ام، برداشت می‌کنم، در دیجی‌کالا همه تیم‌ها از روش به‌روز استفاده می‌کنند که در عین حال آن را با توجه به نیازها و شرایط جامعه بومی کرده‌اند. این متدولوژی، روشی‌ است که با آزمون خطای بسیار به دست آمده و هم از دانش و اطلاعات روز دنیا استفاده می‌کند و هم شرایط جامعه‌‌ ایران را در نظر می‌گیرد.
نکته‌‌ دیگر، این مسئله است که اکثر دانشجویان حوزه‌‌ مدیریت و منابع انسانی، در طول دانشگاه با واژه‌‌ مدیریت عملکرد آشنا می‌شوند. با این حال، مطالب دانشگاه تا حدود زیادی مبهم و تئوری ا‌ست. دیجی‌کالا فضایی را فراهم کرده تا در آن از این اطلاعات صرف در مدیریت عملکرد فاصله بگیریم و ابعاد عملی‌تری از این رشته را پیدا کنیم.

گفتگو با مدیریت عملیات دیجی‌کالا

برای این موقعیت شغلی، چه ویژگی‌هایی باید داشته باشم؟

مهم‌ترین چیزی که یک عضو تیم مدیریت عملکرد باید داشته باشد، داشتن دید سیستماتیک است. این را از توجه زیاد اعضای گروه به بیان گزاره‌های منطقی می‌فهم. وقتی دید سیستماتیک و طبقه‌بندی‌شده‌ای داشته باشی، دیگر کمتر از واژه‌هایی مثل «همه» یا «هیچ» استفاده می‌کنی و «اغلب» و «گاهی» و «تقریبا» هم به دایره‌ لغاتت راه پیدا می‌کند.
بعد از دید سیستماتیک، نکته‌ای که اگر هزار بار هم روی آن تاکید کنیم کم است، رویکرد حل مسئله‌ است. در تیم مدیریت عملکرد، تحت هیچ شرایطی نباید دنبال مقصر گشت و فقط و فقط باید به حل مسئله فکر کنیم. انعطاف‌پذیری در کنار دید تحلیلی، کلید موفقیت در این موقعیت شغلی است. به زبان ساده‌تر برای این موقعیت شغلی، باید تشنه‌ حل مسئله بود؛ چرا‌که بیشترین چیزی که با آن سر و کار دارید، مسئله است و کافی ا‌ست کمی بی‌دقتی کنید تا یک فاجعه به‌بار بیاید.
اگر بخواهیم یک مهارت دیگر را هم اضافه کنیم، باید به مهارت‌های ارتباطی اشاره کرد. در سازمان‌های آینده و حتی همین الان، هیچ چیز در خلأ اتفاق نمی‌افتد! یعنی قطعا ارتباطات بین آدم‌ها، هر روز خیلی پر‌رنگ‌تر خواهد شد. ارتباطات یکی از مهم‌ترین مهارت‌هاست چرا که در تیم مدیریت عملکرد شما باید با تمام افراد در موقعیت‌های مختلف در ارتباط باشید و از دریچه‌ همدلی و درک متقابل با هر کدام گفت‌وگو کنید.

مطالبی که خواندید، حاصل گفت‌وگوی یک‌ساعته‌ من به‌علاوه‌ مطالعه‌‌ شخصی درباره‌‌ این موقعیت شغلی بود. حالا که این متن را می‌نویسم و چند روزی از گفت‌وگوی ما گذشته‌، خاطره‌ای از جلسه‌مان در ذهنم دارم که فکر می‌کنم تا پایان عمر فراموشش نخواهم کرد. جایی از اعضای تیم پرسیدم که اولین باری که با مفهوم مدیریت عملکرد آشنا شدند کی بود؟ می‌خواستم بدانم آیا دانشگاه در مسیر آشنایی با این موقعیت شغلی درست عمل کرده است یا نه و آیا همه‌ آنها در دانشگاه این واژه به گوششان خورده؟ هنوز سوالم تمام نشده بود که آقای ریاضی با اطمینان کامل جواب داد: «از دبستان! البته از خیلی قبل‌تر، مدیریت عملکرد در زندگی ما نقش پررنگی دارد اما در دوران تحصیل هم نظام مدرسه به ما دورنمایی از عملکردمان ارائه می‌کند!»
حالا حتی بیشتر از قبل فهمیده‌ام چرا این افراد ارزش‌آفرین و خستگی‌ناپذیرند. کار برای این افراد، به معنای خود زندگی ا‌ست.

ارسال دیدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.