۵ نکته مهم در برگزاری جلسات کاری آنلاین + [معرفی ابزارهای مورد نیاز]

در دوران کنونی و روایج دورکاری برای کسب و کارها برگزاری جلسات آنلاین اهمیت زیادی پیدا کرده است ما در این مقاله سعی کردیم تا نکاتی رو که برای برگزاری این قبیل جلسات بصورت آنلاین نیاز هست را مرورکنیم.

اگر درحال مطالعه این نوشته هستید یعنی دارید درمورد بایدها و نبایدهای برگزاری جلسات کاری آنلاین کاری تحقیق می کنید، ما در این نوشته سعی کردیم اصولی را که درطول برگزاری این جلسات در کسب و کارهای ایرانی کسب کردیم را با شما به اشتراک بگذاریم و خوشحال خواهیم شد تا شما نیز تجربیات خودتان را از طریق بخش نظرات با بقیه خوانندگان به اشتراک بگذارید.

در دوران کنونی و روایج دورکاری برای کسب و کارها برگزاری جلسات کاری آنلاین اهمیت زیادی پیدا کرده است ما در این مقاله سعی کردیم تا نکاتی رو که برای برگزاری این قبیل جلسات بصورت آنلاین نیاز هست را مرورکنیم.

۱- موبایل یا لپتاب مساله این است؟

برای حضور در جلسات آنلاین از موبایل استفاده کنیم یا لپتاب این یکی از پرتکرارترین سوالاتی هست که در بین همکاران برای شرکت در جلسه مطرح می شود، به طور مطلق جوابی برای این سوال وجود ندارد اما با توجه به شرایط یکسری تجربیات خوب گردآوری شده است که می توان از آنها استفاده کرد:

• اگر قصد ارائه مطلبی بصورت پاوپوینت یا عکس یا هر فرمت تصویری دیگری را دارید پیشنهاد می شود از لپتاب استفاده کنید
• اگر تنها به عنوان فرد مطلع یا برای آگاهی از تصمیمات در جلسه حضور دارید و نیاز نیست خیلی درگیر جزئیات باشید موبایل گزینه خوبی هست
• اگر بخشی از مطالبی که ارائه می شود مستقیم بر عملکرد شما تاثیر دارد و جزئیات آن اهمیت زیادی برای اجرا دارد حتما با لپتاب شرکت کنید

۲- حتما از هنذفری استفاده کنید:

هنگامی که شما با استفاده از موبایل یا لپتاب وارد جلسه آنلاین می شوید مجبور هستید از بلندگو صدای افراد حاضر را بشنوید و نزدیکی میکروفون و بلندگو در این وسایل باعث استریو شدن صدا و اختلال در جلسه می شود.

حتما از هنذفری هایی استفاده بکنید که میکروفون خوبی برای انتقال صدا دارند و همچنین برای دریافت صوت هم مشکلی نداشته باشند.

هرگز برای صحبت کردن میکروفون را جلوی دهان خود نگیرید زیرا در هنگام تلفظ حروف پرفشار مانند : “پ” و “ت” شنوندگان صدای خوبی نمی شنوند و صدا به نحوی منتقل می شود که انگار شما در حال فوت کردن در میکروفون هستید؛ برای رفع این مشکل کافیست میکروفون رو کمی پایین تر از چانه خود بگیرید.

حتما محل میکروفون رو ثابت نگهدارید در هنگام استفاده از هنذفری در جلسات اگر میکروفون شما زیاد جابجا شود یا روی لباس‌تان کشیده شود صداهایی را به شنونده ها منتقل می کنند که باعث اختلال در جلسه می شود.

۳- همزمان صحبت نکنید:

با توجه به اینکه اکثر شرکت کنندگان فقط از طریق یک کانال همه صداها را دریافت می کنند، صحبت همزمان چند نفر باعث می شود دیگر شرکت کنندگان هیچ درکی از مطالب درحال ارائه نداشته باشند.

در این شرایط بهتر است یک نفر به عنوان مدیر جلسه زمان رو برای گفتگو مدیریت کند و در زمان های مناسب از اشخاص بخواهد تا مطالب خود را ارائه دهند.

اگر موضوع جلسه گزارش عملکرد و گزارشاتی از این قبیل هست پیشنهاد می شود از قبل گزارشات رو ارسال کنید و در جلسه فقط درمورد سوالات مطرح شده گفتگو کنید اینکار در صرفه جویی زمان نیز تاثیر گذار است.

زمانی که موضوعات بگونه ای است که گفتگو در جلسه تنها بین دو نفر در حال انجام است و دیگران فقط به خروجی کار و تصمیم نهایی نیازدارند بهتر است این گفتگو در زمان دیگری انجام شود و فقط نتیجه حاصل شده را با افراد به اشتراک بگذارید.

۴- از حجم ترافیک اینترنت و شارژ باتری خود مطمئن شوید

دیروز در جلسه ای مهم شرکت کردم که برای برنامه ریزی کارها در سال آینده تدارک دیده شده بود و درست در زمانی که بحث به نکات مهمی رسید مجبور به اتمام جلسه شدیم، دلیل این موضوع اتمام شارژ گوشی من و اتمام بسته اینترنتی یکی دیگر از مدیران بود.

میزان حجم اینترنتی که برای جلسه نیاز دارید بسته به نوع پلتفرم متفاوت است مثلا برای اسکایپ در یک تماس ۴ دقیقه ای حجمی در حدود ۱۲ مگابایت مصرف می کند که می تواند حجم زیادی باشد.

مشکل دیگری که در برخی اوقات با آن مواجه می شوید پایین بودن سرعت اینترنت است که باید قبل از جلسه درخصوص مناسب بودن سرعت اینترنت خودتان مطمئن شوید.

۵- مراقب پس زمینه خودتان در جلسات باشید

اینکه در جلسات آنلاین تصویر پشت سر شما یک کتابخانه پر از آثار فاخر باشد خیلی هیجان انگیز است، اما در زمان جلسه منجر به برهم خوردن تمرکز دیگران می شود؛

بهتر است کادربندی شما بگونه ای باشد که یک تصویر ساده و ترجیحا تک رنگ در پس زمینه وجود داشته باشد مثلا دیوارهای سفید یا درب های چوبی ساده و از این دست پس زمینه ها.

مراقب ضدنورها باشید، زمانی که لامپ یا هر نور شدید دیگر در پشت سر شما وجود داشته باشد حالتی به وجود می آید که تصویر چهره شما رو به شدت تار و سیاه می کند که به آن ضدنور نیز گفته می شود.

برگه تقلب:

• در زمانی که شما مشغول صحبت می شوید به دوربین خودتان خیره شوید با اینکار افراد بطور ناخودآگاه فکر می کنند درحال نگاه کردن به آنها هستید و توجه بیشتری می کنند.
• دوربین گوشی یا لپتاب را قبل از ورود به جلسه تمیز کنید
• درصورتی که از تلفن همراه استفاده می کنید برای جلوگیری از تماس های ناخواسته در هنگام جلسات می توانید خط را دایورت کنید.
• اگر در زمان مشخصی نیاز به صحبت و مشارکت در بحث دارید میکروفون خود را خاموش کنید این طور استرس کمتری در جلسه خواهید داشت.
• اگر سرعت اینترنت شما بسیار ضعیف است دوربین و میکروفون خودتان را خاموش کنید اینطور دیگر حجمی از شما آپلود نمی شود و کیفیت دریافت صوت و تصویر کمی بهتر می شود.

خوشحال خواهیم شد تا تجربیات خودتان را در برگزاری جلسات آنلاین با ما به اشتراک بگذارید.

۴ ابزار مرسوم در برگزاری جلسات آنلاین

اینکه چه کاری انجام میدهیم مهم است اما مهمتر وسیله انجام آن کار است، این آخرین جملاتی بود که گفته شد، باتوجه به شرایطی که در آن هستیم از یک متخصص کمک گرفتم برای معرفی چند ابزار مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین و در ادامه سعی دارم تجربیات خودم و نکاتی که در استفاده از این ابزارها کسب کردم را بیان کنم.

نکته اول: درمورد نوع ابزارها است. برخی پیام رسان یا messenger هستند با قابلیت تماس تصویری گروهی مانند اسکایپ و واتساپ و هنگ اوت و برخی دیگر صرفا یک ابزار برای جلسات آنلاین هستند مانند زوم، از جهت اینکه همیشه نیاز هست به پرسش و پاسخ یا اشتراک فایل قبل یا بعد جلسه، پیام رسان ها برتری خوبی دارند اما ویژگی دوم باعث می شود تا نیاز به ابزارهای تخصصی تری داشته باشیم.

نکته دوم: نمایش فایل یا اشتراک گذاری تصویر دسکتاپ بصورت زنده (screen share) هست. اگر برای گزارش فعالیت انجام شده نیاز به نمایش محتوی دارید در پیام رسان هایی مانند واتساپ این اتفاق رخ نمی دهد اما هنگ اوت از این جهت برتری دارد نسبت به بقیه و ابزار زوم نیز کاملا این سرویس را ارائه می دهد در آخرین نسخه اسکایپ نیز این قابلیت اضافه شده است اما من هنوز موفق به استفاده از این بخش نشده ام.

نکته سوم شناخت محدودیت ها است. باید بدانیم هر ابزار چقدر امکانات در اختیار ما می گذارد مثلا در نسخه رایگان هنگ اوت نهایتا ۱۰ نفر همزمان امکان تماس تصویری دارند و در زوم ۷ نفر و برای ارتقا باید مبلغی را پرداخت کنید، این محدودیت در واتساپ ۴ نفر و در اسکایپ ۵۰ نفر است، باور می کنید ۵۰ نفر در یک جلسه آنلاین.

نکته چهارم: حجم و سرعت انتقال داده‌ها است. علیرغم برتری اسکایپ در نکات بالا در این مورد یکی از سنگین ترین ابزارها می باشد که حجم زیادی از اینترنت را مصرف می کند و واتساپ و هنگ اوت و زوم تقریبا با اینترنت های سرعت پایین عملکرد مناسبی‌تری دارند.

و نکته آخری که باید بدانید هدف از جلسه است. اگر هدف از برگزاری جلسه، آموزش آنلاین است ابزارهای مناسب تری نیز وجود دارند، اما در این مقاله تمرکز بر جلسات کاری است لذا ابزارهای آموزش آنلاین جداگانه بررسی خواهیم کرد، اما اگر هدف شما نیز برگزاری یک جلسه آنلاین است می توانید با رعایت نکات بالا تجربه خوبی را داشته باشید.

این ابزارهایی بود که من برای جلسات کاری از آنها استفاده کرده بودم و باید بدانید اگر با شخصی خارج از ایران جلسه دارید زوم و اسکایپ بهترین گزینه‌ها هستند و در آخر نکاتی که بیان شد را می توانید برای استفاده از هر ابزار دیگر نیز استفاده کنید.