اریک یوآن از یادگیری‌هایشان در دوران پاندمی می‌گوید
توصیه مدیر‌عامل زوم برای دورکارها
در آغاز همه‌گیری، زوم تقریبا یک‌شبه به بخشی اساسی از زندگی و معیشت بسیاری از افراد تبدیل شد. در عرض چند هفته، استفاده از سیستم‌عامل ما به طور چشمگیری افزایش یافت. صدها میلیون نفر برای ارتباط با مشتریان، همکاران، خانواده و دوستان خود به نرم‌افزار زوم اعتماد کردند.
ما احساس کردیم – و احساس می‌کنیم- به طور باورنکردنی ممتاز هستیم چراکه به بسیاری از افراد کمک می‌کنیم زندگی خود را رو به جلو پیش ببرند. حتی وقتی افراد واکسینه می‌شوند، میزان استفاده بالا از زوم همچنان ادامه دارد و بسیاری از پیوستن به جریان ثابت جلسات ویدئویی در هر روز احساس خستگی می‌کنند.
به عنوان کسی که طی ۱۲ ماه گذشته روز و شب را در جلسات ویدئویی زوم گذرانده‌ام، کاملا این احساس را درک می‌کنم. چرخش ناگهانی و ناگهانی از یک محیط کار شخصی و اجتماعی به دنیایی که فقط تصاویر چهره‌ها را روی صفحه می‌بینیم، بسیار دشوار است. رکورد شخصی من شرکت در ۱۹ جلسه زوم در یک روز بوده است. این رکوردی است که ممکن است کسی آن را شکسته باشد، اما اعتراف می‌کنم که کار دشواری است.
همانند همه‌چیز در زندگی، اعتدال بسیار مهم است و وقتی زوم ۱۰ سال پیش تاسیس شد، هدفش هرگز جایگزینی تعاملات شخصی نبود. به هر حال، همه‌گیری نشان داده است که چگونه خستگی، به ویژه خستگی ملاقات ویدیویی، می‌تواند بر بهره‌وری، رضایت شغلی و تعادل بین زندگی و كار تأثیر بگذارد. به همین دلیل مدیران شرکت‌ها باید تلاش کنند راه‌حل‌هایی بیندیشند تا در حالی‌که دورکاری همچنان ادامه دارد، شرکت کارکنان در جلسات ویدئویی به کاری خسته‌کننده تبدیل نشود.
در اینجا برخی از اقدامات خودم برای کاهش فشار زیاد در جلسات کنفرانس ویدیویی را بیان می‌کنم:
در فواصل زمانی معین به خودتان استراحت بدهید و از کامپیوتر فاصله بگیرید.
جلسات را ۲۵ دقیقه‌ای یا نهایتا ۵۵ دقیقه‌ای برگزار کنید. گاهی اوقات هم جلسات را زودتر تمام کنید تا در زمان فی مابین جلسات فرصت استراحت ذهنی داشته باشید.
اگر ممکن بود گاهی اوقات از چت و ایمیل برای برقراری ارتباط استفاده کنید.
گاهی اوقات تصویر خود را قطع کنید. در این صورت دیگران می‌توانند شما را ببینند اما شما نمی‌توانید خودتان را ببینید و این کار کمی به شما آرامش می‌دهد.
برخی روزها را به عنوان روزهایی که جلسات داخلی ندارید، انتخاب کنید و به این صورت به خودتان و کارکنانتان استراحت بدهید. ما این کار را از سال گذشته در شرکت خودمان انجام داده‌ایم و کارکنان از این کار استقبال کرده‌اند.
کارکنان را تشویق کنید در زندگی شخصی‌شان برای خود حد و مرزی تعیین کنند. اگرچه کارکنان باید تا حد ممکن در دسترش باشند، اما مدیران باید جلسات شبانه و جلسات در تعطیلات آخر هفته را لغو کنند.
البته مسلم است که اولویت‌هاي شخصی و شرایط هر فردی خاص خودش است و یك راه‌حل ثابت و یکسان نمی‌تواند برای همه کارکنانی که دورکاری می‌کنند، جوابگو باشد. از زمان آغاز همه‌گیری کرونا، ما آموخته‌ایم که تجربه افراد از جلسات مجازی با هم متفاوت است. مطالعه‌ای که اخیرا انجام شده نشان داده که زنان در مقایسه با مردان در جلسات مجازی بیشتر خسته می‌شوند. یکی از دلایل این است که زنان کمتر از مردان در فواصل بین جلسات استراحت می‌کنند. یافته‌هایی شبیه این ثابت می‌کند که چرا جلسات باید شخصی‌سازی و منعطف باشند و این نکته را باید در نظر گرفت که اولویت‌های شخصی و تجربی همه محاسبه شود.
کلی استکلبرگ و آپارنا باوا، همکاران من، به‌گونه‌ای متفاوت از من با خستگی حضور در جلسات مواجه می‌شوند. کلی دوست دارد در خلال برخی جلساتش قدم بزند. آپارنا معتقد است باید سلامتی را در مرکز توجه قرار دهد بنابراین هر زمان که لازم شد به خودش استراحت می‌دهد و یا اینکه در میانه جلسات چرتی می‌زند. با اطلاع از اینکه هر کدام از ما تجربیات متفاوتی داریم، می‌توانیم در کنار هم رشد کنیم و آینده جدیدی از تجربه کارکردن را در قالبی راحت‌تر و راضی‌کننده‌تر بسازیم.
من انتظار دارم زمانی که بتوانیم با خیال راحت به محیط کار فیزیکی برگردیم، افراد بتوانند تعادلی میان کار حضوری و دورکاری برقرار کنند. همه‌گیری ثابت کرده‌است که دورکاری می‌تواند مزایای بسیاری را نیز به همراه داشته باشد – فرضیه‌ای که بسیاری حتی قبل از همه‌گیری نیز آن را آزمایش کرده بودند- و من معتقدم که تجربیات ما درباره همه‌گیری کرونا، موجب خواهد شد ما در آینده به سمت شیوه‌ای از کارکردن برویم که نه کاملا حضوری است و نه کاملا دورکاری. زوم اخیرا تجزیه و تحلیل اقتصادی و نظرسنجی را انجام داده است که توسط گروه مشاوره بوستون انجام شده است. در این پژوهش روی شرکت‌هایی کار شد که انتظار داشتند حتی بعد از همه‌گیری نیز یک‌سوم کارکنانشان به صورت دورکاری فعالیت کنند. نتایج این پژوهش که از سال ۲۰۲۰ آغاز شده بود، نشان داد که بیش از ۷۰درصد مدیران، حالا، نسبت به دوران قبل از همه‌گیری، انعطاف بیشتری در خصوص روش‌های کاری متفاوت دارند.
امیدوارم که زوم بتواند بنیان‌های تکنولوژیک لازم برای این آینده را در اختیار قرار دهد. ما در حال همکاری با برخی از بزرگ‌ترین شرکت‌های جهان هستیم تا به آنها کمک کنیم فرایندهای خود را دوباره بسازند و ابزار لازم را برای سازگاری با مدل دورکاری را در اختیار آنها قرار دهیم.