مدیر ارشد عملیات یا رئیس بخش عملیات بودن کار خیلی سختی است. در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها، از استارتاپ‌های حوزه فناوری گرفته یا شبکه‌های اجتماعی، مدیر ارشد عملیات کسی که مسئول صحت انجام همه کارها است.
یک مدیر ارشد عملیات با توانایی‌های بالای سازماندهی، تحلیل، مدیر پروژه و حل استراتژیک مشکلات را داشته باشد و تازه اینها تنها بخشی از مهارت‌های لازم برای این شغل است. برای اینکه یه مدیر موفق عملیات باشید باید هشت ویژگی و عادت را در خود نهادینه کنید و یا بهتر بگوییم؛ باید هشت کار را انجام دهید:
-
شراکت و ائتلاف میان مدیر عملیات و مدیر عامل را قدرتمند کنید
نقش مدیر عملیات در هر شرکتی بسیار منحصر بفرد است و به ویژگی‌های شرکت و نیازهای مدیر عامل بستگی دارد. سعی کنید هر چه سریع‌تر با مدیرعامل به ائتلافی دست پیدا کنید تا بدانید دقیقا انتظارش از شما چیست. ممکن است نیاز باشد برخی اختیارات را بدست بگیرید و از برخی مسئولیت‌ها دوری کنید. اما در هر صورت یادتان باشد که مدیر عامل و مدیر عملیات یک شرکتف در واقع به نوعی شریک هم محسوب می شوند و در سود و زیان شرکت و کسب و کار شریک خواهند بود.
در واقع شاید بشود گفت که نقل مدیر عملیات به نوعی شبیه به نقشی است که رئیس کارکنان ایفا می‌کند. روی صحنه شما در نوک پیکان عمل قرار دارید و در پشت صحنه از فکر و اندیشه خود مایه می‌گذارید.
در چنین شرایطی درست مثل از رابطه دیگری، اعتماد، همراهی و توانایی برقراری ارتباط بسیار مهم و اساسی هستند. ساختن اعتماد نیازمند این است که در مواقع لزوم رازدار باشید، با مدیر عامل صادق و شفاف باشید و وقتی به مشکلات و بحران‌ها فکر می‌کنید، به آنها از دریچه منفعت‌زایی برای شرکت و مدیر عامل بنگرید. همیشه سعی کنید اشتباهات را بپذیرید و عزم راسخ و اشتیاق تیمتان را رهبری کنید.
-
با همه ارتباط برقرار کنید
مسلم است که باید باهوش باشید، حواستان به همه چیز باشد و مهمتر از همه سازمان‌یافته باشید اما عملیات به آگاهی و دانش درباره افراد مناسب و تیم درست کردن از این افراد نیز مربوط می شود. یعنی باید این افراد را شناسایی کنید و آنها در قالب یک تیم کاری و موثر سازماندهی کنید. گاهی اوقات یکی از مهمترین کارهایی که می‌توانید بکنید این است که کارگاهی راه‌بیاندازید و در آن به شرکت‌کنندگان بیاموزید چطور می‌توانند اولویت‌های خود را بشناسند.
سعی کنید زمان‌هایی از روز، خودتان را جای دیگران بگذارید و از دریچه نگاه آنها شرایط را ببینید. وفق دادن خود با نیازهای دیگران به شما اجازه می‌دهد ارتباط نزدیک‌تری با افراد تیم و همکارانتان برقرار کنید. همیشه سعی کنید در تغییر و گفتار خود سریع عمل کنید. سعی کنید با توجه به شرایط و موقعیت رفتار کنید و سخن بگوئید. با هر کسی باید با زبان خودش صحبت کرد و شاید گاهی اوقات نیاز باشید با فرد خاصی، گفت‌وگویی خاص داشته باشید.
سعی کنید موضوع کار را در ساختار قدرت و سیاست شرکت قرار دهید. در هر سازمانی هستند کسانی که به لحاظ جایگاه پست و مقام ارشدی ندارند اما بسیار مورد احترام همه هستند. اینها کسانی هستند که نباید خیلی با آنها دربیافتید. بهتر است این افراد را کنار دست خود داشته باشید.
-
انطباق‌پذیر، انعطاف‌پذیر و تاب‌آور باشید
مهارت‌های نرمی نظیر تاب‌آوری و انطباق‌پذیری از مهمترین عوامل موفقیت هستند و برای یک مدیر ارشد عملیات نیز این مهارت‌ها بسیار ضروری و مهم هستند. انطباق‌پذیری باعث می‌شود تفکر خلاق نهادیه شود و تفکر خلاق ویژگی بسیار ضروری در برنامه‌ریزی و اجرا کردن و طرح‌های استراتژیک است. انعطاف‌پذیری شما را قادر می‌سازد به سرعت از فرصت‌ها استفاده کنید یا اینکه با چالش‌ها مواجه شوید و تاب‌آوری نیز موجب می‌شود صبر و حوصله‌تان برای فائق آمدن بر آن چالش‌ها افزایش یابد.
-
آماده‌باشید! آماده باشید! آماده باشید!
به عنوان مدیر ارشد عملیات شما خیلی وقت ندارید. آماده بودن همیشه ارزشمند و مفید است. قبل از اینکه وارد هر چالشی بشوید سعی کنید برنامه دقیقی برای چگونگی خارج شدن از آن داشته باشید. در همه گفت‌وگو سعی کنید از پیش خودتان را آماده کنید. سعی کنید جلسات ارائه و کارگاه‌هایتان با ارائه جزیئات زیاد و کاربردی برگزار کنید.
هر چقدر که بیشتر برای فهم اینکه از هر جلسه چه می‌خواهید بدست آورید وقت بگذارید دستاورد بیشتری نیز خواهید داشت. و هر چقدر در هر جلسه‌ای موثر‌تر و کارآمدتر باشید، افراد بیشتری درخواهند یافت که شما به وقت آنها نیز اهمیت می‌دهید و در عوض آنها نیز از شما سپاسگذار خواهند بود.
-
ذهنتان را اطلاعات محور کنید
یک مدیر ارشد عملیات باید ذهنتی مبتنی بر اطلاعات داشته باشد تا بتواند تصمیمات روزمره را اتخاذ کرده و بر چالش‌ها پیروز شود. مدیر عملیات موفق بر اطلاعات و آمار به عنوان ورودی‌های حیاتی تکیه می‌کند و آنها را در ارائه پیشنهادات و اتخاذ تصمیمات ملاک قرار می‌دهد. البته اطلاعات محور بود معنایش این است که از هر اطلاعاتی که دم دست بود باید استفاده کرد. باید بدانید کدام نوع از اطلاعات اهمیت دارد، به درد می‌خورد و چرا. در عین حال باید به محدودیت‌های اطلاعات نیز واقف باشید.
بنابراین هر ذهنت مبتنی بر اطلاعاتی باید آزاد‌اندیش نیز باشید چراکه اگرچه اطلاعات می‌تواند امکان‌ها و فرصت‌های غیرمنتظره‌ای ایجاد کند اما در عین حال می‌تواند سوالات بی پاسخ بسیاری نیز ایجاد کند.
-
دنبال ساده‌کردن امور باشید
مسائل را بیش از حد پیچیده نکنید. ممکن است وسوسه شوید با استفاده از کمات قلمبه ثلمبه هوش و سواد خودتان را به رخ بقیه بکشید و یا اینکه موضوعات با جمله بندی پیچیده‌ای توضیح دهید. از این کار پرهیز کنید و در عوض سعی کنید همه چیز را ساده‌سازی کنید و با شفافیت و وضوح بیان کنید. به این ترتیب سوالات را خوب جواب داده‌اید و در مقابل گزارش‌های واضح و ساده و قابل فهمی نیز دریافت هواهید کرد.
هر چقدر بیشتر بتوانید موضوعات پیچیده را ساده‌تر کنید بهتر است. اگر روند کارتان پیچیده است سعی کنید به شکلی برنامه‌ریزی‌اش کنید که ساده به نظر برسد. به این ترتیب راندمان کاری نیز بالاتر خواهد رفت. سادگی، باعث سرعت بیشتر و موفقیت بیشتر خواهد شد. علاوه بر این یک امر ساده را خیلی بهتر می‌توان برانداز کرده و ارزیابی کرد.
-
تیم خودتان را بسازید
مدیر ارشد عملیات هم مانند هر مدیر ارشد دیگری تا زمانی خوب است که تیمش خوب باشد. اما با توجه به این آینده کار مدام در حال تغییر است، اینکه چطور تیمتان را می‌سازید، چطور توسعه‌اش می‌دهید و چطور هماهنگشان می‌کنید هم مدام تغییر می‌کند. تحقیقات نشان داده که در شکل‌دهی یک تیم موفق و کارآمد باید عامل هوش را بیش از موارد دیگر در نظر گرفت. به عنوان مدیر ارشد عملیات، باید بدانید چه زمانی از مهارت افراد و چه زمانی از تخصص‌شان استفاده کنید. افزودن مشاور به تیم نیز ایده خوبی است می‌تواند مهارت کلی تیم را افزایش دهد.
-
استراتژی را فراموش نکنید
فراموش کردن استراتژی خیلی ناخودآگاه اتفاق می‌افتد. هیچ کاری مهمتر از به یاد داشتن استراتژی و یادآوری مدام آن نیست. هر هفته مدتی زمانی را صرف فکر کردن به موانع بزرگی که سد راه شرکت قرار دارند کنید و سعی کنید بفهمید چطور می‌توانید از آن موانع گذر کرده و به اهدافتان برسید.
اگرچه ممکن است نتوانید بلادرنگ همه مشکلات را رفع کنید اما سعی کنید مسیر رشد و پیشرفت را ترسیم کرده و هر سه ماه بررسی کنید که آیا در آن مسیر قرار دارید یا خیر.