- آیا هزینه سفرهای کاری به‌عهده سازمان یا شرکت متبوع است؟ شرکت‌ها برنامه‌های بازپرداخت مخارج سفر را چطور پیاده می‌کنند؟
هزینه‌های مسافرت جزو آن دسته از هزینه‌هایی است که توسط کارمندان به یک سازمان تحمیل می‌شود؛ این مسافرت‌ها می‌تواند شامل شرکت در کنفرانس‌ها و نمایشگاه‌ها، قرارهای کاری، جلسات مشتری، کلاس‌های آموزشی و تماس‌های کاری فروش باشد.
هزینه‌ها شامل هزینه‌های حمل بار، بازپرداخت مبلغ بنزین ماشین‌های شخصی، بلیط پرواز، جابه‌جایی‌های زمینی، استفاده از وسایل حملونقل عمومی، انعام به خدمه، خدمات اتاق در هتل و دیگر هزینه‌های اتفاقی که برای کارمندان حین سفر پیش می‌آید، می‌شود.
هزینه‌هایی که یک شرکت می‌تواند حین سفرهای کاری کارمندان تقبل کند، بستگی به سیاست‌های مسافرتی آن کسب‌وکار دارد. بهتر است که کارمندان، به‌خصوص کارکنان شرکت‌های بزرگ با این قوانین آشنا باشند؛ چراکه گاهی یک خشکشویی ساده و عضویت در باشگاه ورزشی هم تحت پوشش قوانین سفر آن شرکت قرار دارد. سرگرمی‌های ویژه مشتریان در کنفرانس‌ها و قرارهای کاری فروش و بازدیدها از دیگر هزینه‌های یک سفر کاری به‌شمار می‌رود و کارمندان باید قوانین سفر کسب‌وکار را بشناسند تا از سقف تعیین‌شده در این قوانین تجاوز نکنند!
معمولا سازمان‌ها به سه شکل زیر هزینه‌های سفر را به کارکنانشان بازمی‌گردانند.
- کارت‌های اعتباری ویژه شرکت
معمولا به کارکنانی تعلق می‌گیرد که باید دائما به سفر بروند. این کارت‌ها در ابتدای سفر شارژ می‌شود و خرج و مخارج معمول سفر از طریق همین کارت‌ها پرداخت می‌شود و کارکنان در صورت داشتن هزینه‌های بیشتر مثل پرداخت انعام به خدمه رستوران‌ها یا استفاده از فست‌فود باید یک گزارش هزینه تهیه کنند تا مبلغ پرداخت‌شده توسط آنان، جبران شود.
این نوع کارت‌های شارژی موقعیتی را فراهم می‌کند که کارمندان نیاز ندارند تا هزینه‌ها را از جیب خودشان بدهند و بعدا آن را با شرکت تسویه کنند. البته مطالعه قوانین هر شرکت در این موارد لازم است؛ چون گاهی داشتن برخی مدارک خاص و فیش‌های پرداختی که دال بر صرف هزینه باشد، واجب می‌شود.
- پول نقد
سازمان‌هایی که از کارت‌های اعتباری استفاده نمی‌کنند، از کارمندانشان می‌خواهند که در طول سفرهای کاری، گزارش هزینه‌هایشان را به‌صورت انواع رسیدها و مدارک مالی مرتبط تهیه کنند و این اسناد را در پایان سفر برای جبران هزینه به بخش مالی شرکت تحویل دهند.
معمولا برای هزینه‌های بزرگی مثل بلیط هواپیما و اقامت هتل، سازمان قبل از سفر هماهنگی‌های لازم را به‌عمل می‌آورد و نیازی به پرداخت کارمندان و جبران دیرتر آن نیست. اما هزینه‌های جزئی توسط کارمندان انجام می‌شود و مبلغ بعد از سفر به آن‌ها داده می‌شود.
- پرداخت هزینه روزانه
منظور از هزینه روزانه، پرداخت مبلغی به کارمندان مسافر در هر روز است که تقریبا مخارج یک روز را دربرمی‌گیرد.
بعضی از سازمان‌ها هزینه‌های اقامت و حملونقل را از قبل پرداخت می‌کنند و مابقی را به‌صورت روزانه به کارمندان ارائه می‌دهند. معمولا این دسته از شرکت‌ها به کارمندان اجازه می‌دهند که مبلغ اضافه روزانه را برای خود نگه دارند. بنابراین باز هم توصیه می‌شود کارمندانی که مدام در سفر هستند، حتما از قوانین پرداخت هزینه‌های سفر شرکت باخبر باشند؛ چراکه در غیر این‌صورت، پرداخت هزینه‌هایی خارج از دستورالعمل‌ها به کارمند، غیرممکن است.
ارائه رسید برای بازپرداخت، مخارج انجام‌شده برای همه کسب‌وکارها به جز آن‌هایی که از حالت پرداخت‌های روزانه استفاده می‌کنند، لازم است. به‌علاوه گاهی فرم‌هایی به کارمندان داده می‌شود تا هزینه‌های سفر را در آن ثبت کنند.
معمولا برای برخورداری کارمندان از بازپرداخت هزینه‌ها، ضرب‌الاجلی برای تحویل پوشه‌ها و مدارک پیوست مخارج توسط شرکت، تعیین می‌شود و بخش مالی شرکت راهنمایی‌های لازم را ارائه می‌دهد.
اگر شما هم عازم یک سفر کاری هستید، بهتر است که سوالات مالی و هزینه‌ای خود را با مدیر بخش منابع انسانی سازمانتان در میان بگذارید تا در پایان سفر با هزینه های شگفت‌انگیزی که از جیبتان رفته است و دیگر هم به آن برنمی‌گردد، رو‌به‌رو نشوید!
