مدیریت کسب‌و‌کار، کاری هیجان‌انگیز و در عین حال وقت‌گیر است. شما همه زمان خود را صرف این می‌کنید که از رشد و پیشرفت شرکت خودتان اطمینان حاصل کنید اما برخی مواقع درمی‌یابید که کار بسیار سنگین‌تر از آن است که شما به‌تنهایی از پس آن برآیید. اینجا دقیقا همان وقتی است که شما به فکر استخدام یک مدیر پروژه می‌افتید. استخدام مدیر پروژه به شما و اعضای تیم کاری‌تان زمان و فضای لازم برای ساختن کسب‌و‌کار را می‌دهد و در عین حال مدیر پروژه هم مسئولیت اجرای برنامه‌ها را بر عهده می‌گیرد.
پژوهش‌های انجام‌شده نشان می‌دهد که آن دسته از شرکت‌هایی که از فرصت بهره بردن از یک مدیر پروژه غفلت کرده‌اند، ۶۷درصد پروژه‌هایشان با شکست مواجه شده است. شرط موفقیت و رشد کسب‌و‌کار این است که تیم کاری شما مدیریت پروژه و عملکرد را در اولویت قرار دهد. یافتن یک مدیر پروژه مناسب برای انجام وظایف اصلی، در حالی‌که شما و تیم کاری‌تان تمرکزتان را روی تصویر بزرگ‌تر گذاشته‌اید، می‌تواند به موفقیت کسب‌و‌کار شما در بازاریابی، شبکه‌سازی و مدیریت مشتری و ارائه محصول کمک کند. قبل از هر چیز باید بدانید برای استخدام یک مدیر پروژه خوب باید به دنبال چه ویژگی‌هایی باشید و چه روشی را برای استخدام به کار بگیرید.
استخدام از نیروهای داخل یا خارج؟
نخستین روش برای استخدام مدیر پروژه این است که یکی از اعضای تیم کاری را به این سمت ارتقا دهید. برای کسب‌و‌کارهایی که خلاقیت در آنها مهم است، این فرد می‌تواند مسئول توسعه یا طراح باشد. مزیت استخدام از داخل این است که روند آنبوردینگ را حذف می‌کند، چراکه فرد مورد نظر از پیش با فرهنگ سازمانی شرکت شما آشناست. حتی ممکن است این فرد از پیش با افرادی که در شرکت کار می‌کنند یا تامین‌کنندگان شرکت ارتباطات خوبی برقرار کرده باشد و بتواند در آینده به‌راحتی با آنها کار کرده و منابع داخلی را به‌خوبی به خدمت بگیرد. البته استخدام مدیر پروژه از خارج از مجموعه کاری نیز فواید خودش را دارد. اگرچه ممکن است فرهنگ سازمانی در شرکت شما کاملا جا افتاده باشد، اما باز هم ورود مدیر پروژه از خارج از مجموعه می‌تواند ایده‌های جدید در مجموعه تزریق کند و اهداف پروژه را شفاف‌تر کند. ممکن است این افراد بتوانند چشم‌اندازی جدید به استراتژی شما بیفزایند که تاکنون به آنها فکر نکرده بودید.
مدیریت وظایف و تیم‌سازی
یکی از قوی‌ترین مهارت‌های مدیر پروژه توانایی او در تنظیم نقاط قوت و ضعف هر کدام از اعضای تیم کاری است. مدیر پروژه باید بداند که چه کسی در چه کاری بهترین است در نتیجه خواهد توانست هر کاری را به فرد مناسب محول کند تا پروژه در بهترین وضعیت خود به پیش رفته و به موفقیت برسد.
مهارت در برقراری ارتباط
اوایل امسال پژوهشی انجام شد و در آن مهارت‌هایی که در بیشتر رزومه‌های مدیران پروژه درج شده، بررسی شد. براساس نتیجه به‌دست آمده ۲ مهار که فراوانی بیشتری داشتند، عبارت بودند از توانایی در برقراری ارتباط و مهارت در رهبری تیم. توانایی در برقراری ارتباط یکی دیگر از مهارت‌هایی است که ممکن است لزوم برخورداری از آن خیلی بدیهی به نظر برسد اما واقعیت این است که ارتباط خود یکی از اصلی‌ترین مهارت‌های یک مدیر پروژه موفق است؛ چراکه این ارتباط موفق است که می‌تواند پروژه را سازمان دهد. برای مثال، اگر ضرب‌الاجل پایان پروژه فرا رسید، مدیر پروژه می‌تواند با استفاده از توان برقراری ارتباط خود اعضای تیم را بسیج کرده و کار را به پایان ببرد.
مهارت رهبری
اصلا عجیب نیست که مهارت رهبری تیم یکی از ۳ مهارت اصلی مدیر پروژه است؛ چراکه بسیاری از اعضای تیم برای دریافت دستورالعمل و راه‌حل، نگاهشان به مدیر پروژه خواهد بود. علاوه بر این، برای اینکه اعضای تیم بتوانند به آسانی دستورات را دریافت کنند، آنها باید به مدیر پروژه به عنوان رهبر تیم اعتماد داشته و احترام بگذارند.
توانایی پیشبرد پروژه و ایجاد جدول زمانی
مدیریت پروژه نیازمند حجم عظیمی از کارهای تدارکاتی است. معنایش این است که یک مدیر پروژه ایده‌آل باید بتواند تقویم زمانی برای هر یک از اعضای تیم کاری ایجاد کند تا هريك از اعضای تیم بدانند کار روزانه‌‌شان در راستای پیشبرد پروژه چیست. منظور از تقویم کاری، زمان جلسات گروهی، زمان در دسترس‌‌بودن، ضرب‌الاجل پایان کار و مواردی از این دست است. اگر مدیر پروژه مسئول پیشبرد چندین پروژه برای چندین مشتری باشد، باید این توان را داشته باشد که ظرفیت کاری تیم خود را بسنجد و براساس آن منابع را بسیج کند تا تعهدات در موعد مقرر به سرانجام برسد.
توانایی حل مشکلات
توانایی حل مشکل یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های مدیر پروژه است. چالش‌ها معمولا رخ می‌دهند. ضرب‌الاجل‌های پایان پروژه سر می‌رسند، بودجه گاهی اوقات کفاف نمی‌دهد و اعضای تیم گاهی اوقات بیمار می‌شوند و نمی‌توانند وظایف خود را انجام دهند. به طور کلی وقتی کسب‌و‌کار خود را راه می‌اندازید، انواع و اقسام مشکلات پیش می‌آیند و این مدیر پروژه است که باید بتواند به سرعت واکنش نشان داده و برای هر مشکلی راه‌حل پیدا کند. اگر بتوانید کاندیدایی پیدا کنید که بتواند فکر کند و روی پای خودش بایستد و برای هر چالشی راه‌حلی بیندیشد، به هیچ‌وجه از دستش ندهید.
توانایی مذاکره، برقراری ارتباط و ایجاد مهارت‌های تیمی
وقتی چالش‌ها ایجاد می‌شوند، برای رسیدن به بخشی از راه‌حل، به مذاکره و ساخت مهارت‌های تیمی نیاز است. بسته به اینکه چالش چه باشد، مدیر پروژه باید بتواند به هر ترتیبی شده از طریق مذاکره برای یافتن راه‌حل و ساختن ارتباطات معنا‌دار در چارچوب ساختار سازمانی و همچنین برقراري ارتباط با تامین‌کنندگان، مشکل را حل کند.
نتیجه‌گیری
به عنوان صاحب کسب‌و‌کار شما به اندازه‌اي با مشکلات مختلف روبه‌رو خواهید شد. استخدام یک مدیر پروژه نه‌تنها به رشد کسب‌و‌کار شما کمک خواهد کرد، بلکه به طرز موثری وقت شما را آزاد می‌کند و موجب می‌شود که مشغولیت فکری روزانه نداشته باشید. یافتن کاندیدایی که اکثر ویژگی‌های بالا را داشته باشد، موجب کاهش دردسرها شده و کسب‌و‌کار شما را به سطح بالاتری ارتقا می‌دهد.
مطلب قبلی