BPMS | سیستم مدیریت فرآیند های کسب و کار
برنامه ای که می تواند تمام نرم افزارها و سیستم های شرکت ها را به طورهماهنگ، با یکدیگر یکپارچه کند
چه اتفاقی می افتد اگر نرم افزاری وجود داشته باشد که امکان همگام سازی و sync شدن با برنامه ها و نرم افزارهای دیگر یک سازمان را داشته باشد. در اینصورت بدون نیاز به انتقال اطلاعات پس از هربار تغییر، از سیستمی به سیستم دیگر یا وارد کردن دستی اطلاعات درسیستم ، هر داده ای از هر بخش از هر نرم افزار دلخواه می تواند به نرم افزار مورد نظر بصورت اتوماتیک وارد شده و به عنوان پارامتری در گزارش‌ها و چرخه های سازمانی مورد استفاده قرار گیرد.
پیش از اینکه راجع به این نرم افزار توضیح کامل تری دهیم، لازم است کمی راجع به فلسفه چرخه های کاری صحبت کنیم:
BPMS ( Business Process Management System) یا همان سیستم مدیریت فرآیند های کسب و کار، در واقع وظیفه ی مدل سازی، هماهنگ سازی و پیاده سازی تمام فرآیندهای سازمانی را بر عهده دارد. این موتور پیشرفته که در نرم افزار CRM پیام گستر وجود دارد (پیشنهاد میکنیم مقاله ” CRM چیست؟ ” را مطالعه کنید ) ، هوشمندی، چابکی، کارایی وبازده عملیاتی را در اجرای فرآیندهای سازمانی به طرز شگفت آوری بهبود می‌بخشد.
اما BPMS یا مدیریت چرخه های کاری دقیقا چه می کند؟
بطور مثال: فرض کنید در شرکت نیاز دارید تا فرایند ثبت مرخصی (ساده ترین فرآیند) بصورت مکانیزه عمل کند. بدین منظور مراحل مختلفی باید پشت سر گذاشته شود که اگر بصورت دستی و سنتی عمل شود، نه تنها احتمال خطای انسانی بالا می رود، بلکه زمان انجام فرآیند به حد زیادی افزایش می یابد. علاوه بر آن منابع فیزیکی زیادی را به خود اختصاص خواهد داد.
پس واضح است که معقول ترین راه،مکانیزه کردن چرخه ها و روندهای کاری خواهد بود. بدین ترتیب تمام مراحل بصورت سیستماتیک واتوماتیک انجام می گیرند؛ متقاضی درخواست خود را در سامانه ثبت می کند – درخواست به مدیر واحد منتقل می شود – در صورتیکه موافقت شود به واحد منابع انسانی منتقل شده و درصورتیکه موافقت نشود به کارتابل متقاضی بازمی‌گردد – پس از انتقال به منابع انسانی در صورتیکه اجازه استفاده از مرخصی را داشته باشد به واحد اداری منتقل شده و در صورتیکه اجازه نداشته باشد به کارتابل شخص بازمی گردد و این چرخه تا رسیدن به یک نتیجه ی مشخص ادامه پیدا می کند.
نکته ی مهم در موتورهای BPMS آن است که در آنها دو نوع عملیات وجود دارند.محلی وجود دارد تا افراد بتوانند تمامی مسائلی که به نوعی در فرآیند کاری آن دخیل هستند را مشاهده کنند و در ادبیات کاری ایران به کارتابل معروف هستند؛ فرد می‌تواند نسبت به هر مورد موجود در کارتابل تصمیم مقتضی را اتخاذ نموده و به مرحله بعد منتقل کند. از طرفی، اقداماتی که شرطی هستند و اقدام در آن توسط خود سیستم بررسی و انجام می شود ( مثلا بخشهایی در مثال که از کلمه ی ” در صورتیکه ” استفاده شده است ) فعالیت نام دارند.
حالا برگردیم به همان نرم افزار CRM که به هر نرم افزار دیگر متصل شده و با آن یکپارچه می گردد.
همانطور که اشاره شد در اقداماتی که با نام فعالیت در بی پی ام اس ها شناخته می شوند، چندین ابزار و دستورالعمل وجود دارد که از زبان SQL میتوان یکی از مهمترین ابزار برای تعریف آنها نام برد.
موتور بومی BPMS پیام گستر که کاملا ساخته ی پژوهشگران و مهندسان ایرانی است، از بستر Open Source یا متن باز استفاده نمیکند و امنیت بالایی برای کاربران فراهم کرده است. از آنجاییکه تمام نرم افزارهای موجود از SQL Database استفاده می کنند، نرم افزار سی آر ام پیام گستر به کمک این سیستم BPMS منحصربفرد، توانایی یکپارچه شدن با تمامی نرم افزار های دیگر اعم از ایرانی یا خارجی ( مثل نرم افزارهای حسابداری، نرم افزارهای ثبت ورود و خروج، برنامه های مالی یا مدیریتی و …) را دارا می باشد.
مزایای یکپارچه سازی CRM با سایر نرم افزارها
نرم افزارهای CRM ابزارهایی هستند که مدتی است به انتخاب اول شرکت ها برای ساماندهی، افزایش بهره وری و سازماندهی فرآیندهای سازمانها تبدیل شده اند. پیام گستر به عنوان پرچمدار صنعت نرم افزارهای مدیریتی در حوزه سی آر ام با کسب گواهی دانش بنیان مدتی است که با ارائه نرم افزار CRM بومی و متناسب با نیازهای کسب و کارهای داخلی، به حمایت و کمک سازمانها شتافته است و جامع ترین و کامل ترین نرم افزار مدیریتی را روانه بازار کرده است. این برنامه تحت وب بوده و امکان استفاده از آن در هر زمان از شبانه روز و در هر مکان تنها با استفاده از یک گوشی هوشمند و اینترنت وجود دارد.
در ابتدا لازم است شفاف شود که CRM چه میکند؟
نرم افزار CRM (Customer Relationship Management) یا مدیریت ارتباط با مشتریان در واقع ابزاری است که ماژول ها و محصولات مختلفی را در خود جای داده است:
- مدیریت وظائف، یادآوری ها و پیگیری ها
- مدیریت کمپین های تبلیغاتی با امکان ارسال انبوه پیامک، ایمیل و فکس
- ارتباط با مرکز تماس اعم از سانترال، شهری و ویپ با امکان اتصال همیشگی به تلفنهای شرکت از دستگاه های مختلف و شنود و نجوا برای کارشناسان
- بهره مندی از موتور منحصربفرد و هوشمند BPMS برای مدیریت و طراحی چرخه های کاری
- گزارش ساز پیشرفته جهت گزارش دهی از تمام فرآیندهای سازمان و عملکرد تمام تیم ها و پرسنل
- اتوماسیون اداری جامع برای افزایش سرعت و دقت در فرآیندها
- مدیریت دریافتی ها، پرداختی ها، خرید و فروش با امکان ایجاد درگاه امن برای پرداخت الکترونیکی در لحظه
- بهره مندی از فروشگاه آنلاین و باشگاه مشتریان
- مدیریت انبار ها و محصولات، ارائه اتوماتیک رسیدها، اسناد و فرمها
- مدیریت قراردادهای مشتریان و امکان ارسال تیکت برای مشتریان جهت پشتیبانی
- مدیریت ارتباط با مشتریان با امکان تخصیص هویت های مختلف شامل سرنخ، مشتری، فرصت
- مدیریت فرصت های فروش و یادآوری آنها
- ثبت اطلاعات مخاطبان در بانک اطلاعاتی و جستجو میان آنها با فیلترهای مختلف؛ همچنین استفاده از بانک اطلاعاتی پیش فرض پیام گستر شامل بانک های پزشکان، مدیران عامل شرکتها، شماره های تماس به تفکیک منطقه
- امنیت بالا و پشتیبانی قدرتمند
و البته بسیاری دیگر از امکانات و قابلیت هایی که نرم افزار پیام گستر در خود جای داده است.
اما ممکن است شما سازمانی را در اختیار داشته باشید که پیش از این، از نرم افزارهای مدیریتی دیگری بهره برده است و یا نرم افزار حسابداری خاصی در سازمان استفاده شود که تمام تعاملات پولی و مالی خود را در آن ذخیره کرده باشید و یا حتی تمایل داشته باشید ارتباط بین دستگاه حضور و غیاب را با سیستم مدیریتی و CRM خود برقرار کنید.
اینجا تمایز پیام گستر نمایان می شود و با افتخار اعلام می کند که از طریق موتور هوشمند گردش کار BPMS پیام گستر، تمامی نرم افزارهای سازمان خود را می توانید با CRM پیام گستر یکپارچه نمایید.
در واقع شما میتوانید در روند گردش های کاری خود پارامترهایی خارج از برنامه CRM خود را بصورت اتوماتیک در آن دخیل کنید تا هر داده ای در تمام سیستم های شما، به شکلی ساده وارد چرخه های شما شوند.( برای مقایسه بهترین CRM ها پیشنهاد میکنیم این مقاله را بخوانید:
https://www.payamgostar.com/blog/what-is-the-best-crm-software-review-of-iranian-crm-software/)
برای آشنایی بیشتر با فضای این سیستم و بهره مندی از امکانات آن مطمئنا هیچ راهی بهتر از استفاده از آن نیست. شما میتوانید از طریق لینک دریافت دمو در پایین همین مطلب ، نسخه کامل نرم افزار CRM پیام گستر را به مدت ۳۰ روز بصورت رایگان در اختیار داشته باشید تا مزایای آن را بطور ملموس در کسب و کار خود ببینید.