چگونه جلسات كاري موثر برگزار كنيم؟

همه‌گیری کرونا موجب‌شده برخی عادت‌های بد در محیط‌های کاری عادی شوند. یکی از بدترین این عادت‌ها وابستگی مدیران به برگزاری جلسات است. بیش از دو‌سوم کارکنان معمولا از این جلسات شکوه دارند و می‌گویند تعدد جلسات باعث می‌شود آنها نتوانند به کارشان برسند‌ و بیش از یک‌سوم آنها می‌گویند روزانه ۲ تا ۵ ساعت از وقت خود را صرف تماس‌های تلفنی و جلسات می‌کنند؛ در‌حالی‌که این جلسات عملا خیلی مفید نیستند.

حسی که این جلسات متعدد برای کارکنان ایجاد می‌کند، مانند این است که آنها همیشه باید حواسشان به تقویم باشد تا ببینند جلسه بعدی چه روزی است؛ در‌حالی‌که اساسا وقتی ندارند تا برای شرکت در جلسات آماده شوند. این مسئله باعث می‌شود که تمرکز کاری از دست برود چون اساسا کارکنان متوجه نمی‌شوند باید روی چه مسئله‌ای تمرکز کنند.

نتایج تحقیقی که در ماه آوریل و مه در خصوص برخی شرکت‌هایی آمریکایی انجام شده نشان می‌دهد که یک‌سوم پاسخ‌دهندگان معتقدند این جلسات می‌تواند با ارسال یک ایمیل ساده انجام شود. بیش از یک سال از همه‌گیری کرونا گذشته ‌‌و هنوز خیلی از شرکت‌ها در خصوص جلسات با مشکلات تکنیکی مواجه هستند.

برای حل این مشکل به ۳ موضوع باید توجه شود؛ قوانین و سیاست‌های رسمی درباره اینکه چه زمانی باید جلسات را تشکیل داد و این جلسات باید چقدر طول بکشند، استفاده از ابزارهای جدید و آموزش بهتر مدیران برای اینکه بتوانند جلسات را مفیدتر کرده و به مکانی برای بروز خلاقیت و تبادل‌نظر تبدیل کنند.

قوانین جدید جلسات

محدود‌کردن تعداد افراد و تعداد جلسات به این منظور که افراد وقت بیشتری برای انجام‌دادن کار مستقل داشته باشند و بتواند روی مشتری و تفکر استراتژیک تمرکز کنند و یا وقت بیشتری برای استراحت داشته باشند. این کار همچنین باعث می‌شو‌د که کیفیت جلسات نیز بهتر شود.

معین‌کردن ساعات کاری خاص و برآورده‌کردن نیازهای اعضای تیم. باید تلاش شود جلسات در قالب همان ساعات کاری تنظیم شود و درباره آنچه که ضروری است، انتخاب‌های درستی صورت بگیرد.

کاهش زمان جلسات به ۲۳ دقیقه به جای ۳۰ دقیقه‌ یا ۵۰ دقیقه به جای ۶۰ دقیقه تا افراد وقت داشته باشند ایمیل‌هایشان را چک کنند‌ یا اینکه کمی بیرون بروند و یا وقت برای استراحت داشته باشند.

استفاده از جلسات برای بحث و تبادل نظر به جای ارائه‌دادن‌ یا گزارش‌دادن رخدادها. برای این کار ابتدا باید موضوع جلسات را از قبل به صورت کتبی به شرکت‌کنندگان اطلاع داد تا آنها وقت داشته باشند به موضوع جلسه فکر کنند.

احترام‌گذاشتن به وقت استراحت و تعطیلات آخر هفته کارکنان. در این روزها نباید به آنها ایمیل زد، تماس گرفت و هر کار غیرضروری باید به بعد موکل شود.

بهبود کیفیت جلسات

هر جلسه را ضبط کنید. به این ترتیب کسانی که بعدا وارد جلسات می‌شوند، با موضوع احساس غریبگی نمی‌کنند و می‌توانند با دیدن آن بخش که در آن غایب بوده‌اند، با موضوع آشنا شوند.

می‌توانید با ارسال ویدئو و صوت جلسات، دیگر افراد را نیز از محتوای جلسات آگاه کنید. دیگر نیازی نیست برای هر موضوعی ایمیل بزنید و یا جلسه‌ای دیگر بگذارید.

بد نیست جلسات را در قالب یک ویدئو برگزار کنید و آن ویدئو را برای دیگران بفرستید. این کار باعث می‌شود دیگر لزومی به برگزاری فیزیکی جلسه نباشد. شاید با ۵ دقیقه ویدئو بتوانید کار یک ساعت جلسه را انجام دهید.

هدف جلسه را به یاد داشته باشید

برای جلسه دستور مشخص کنید و از همه شرکت‌کنندگان بخواهید در چارچوب دستور جلسه صحبت کنند. از همه بخواهید موبایل‌هایشان را خاموش کنند.

تبادل افکار را صرفا از طریق کنفرانس‌های ویدئویی انجام ندهید. سعی کنید سوال‌های بهتر بپرسید تا به جواب‌های بهتر برسید.

یادداشت برداشتن در جلسات مجازی خوب است و حتی باید انجام شود. نوشتن نکات روی کاغذ نشان می‌دهد ما چطور فکر می‌کنیم و می‌تواند ما را در رسیدن به ایده‌های بهتر کمک کند.

غیر از کاغذ و وایت‌بورد، می‌توانید از ابزارهای دیگری نظیر صفحه‌های ال‌سی‌دی لمسی هم استفاده کنید که بسیار مفید هستند.