در گذشته، تمام سازمان‌ها و کسب‌و‌کارها با اسناد کاغذی که آنها را در جایی در دفتر خود ذخیره می‌کردند، کارشان را مدیریت می‌کردند. این امر آنها را ملزم می‌کرد تا کارمندان بیشتری استخدام کنند که به طور تمام‌وقت کار می‌کردند تا این اسناد را مدیریت کنند.
اگر شما می‌خواهید کسب‌و‌کارتان قابل رقابت باشد و متناسب با قرن بیست‌و‌یکم قدم بردارید، باید به دنبال مدرنیزه‌کردن اسناد خود باشید. یک کسب‌و‌کاری که روی راهکارهای فناورانه سرمایه‌گذاری نکرده باشد، جدی گرفته نخواهد شد.
با راهکارهای فناوری اطلاعات، شما می‌توانید در تمام جنبه‌های کسبوکار خود پیشرفت کنید و این برای اسناد نیز صدق می‌کند. اسناد آنلاین خانواده‌ای از راهکارهای نرم‌افزاری است که می‌تواند حوزه‌های مختلف یک کسبوکار را تقویت کند. در اینجا می‌خواهیم به برخی از مزایای استفاده از نرم‌افزار اسناد آنلاین اشاره کنیم:
- دسترسی مداوم
امروزه اکثر سیستم‌های مدیریتی اسناد آنلاین مبتنی بر فضای ابری هستند. به این معنا که آنها سرورهای خود را دارند که همیشه در دسترس هستند. به زبان ساده، هر کاربری که مجوز دارد می‌تواند در هر زمان و مکان به سیستم مدیریت اسناد آنلاین دسترسی داشته باشد البته در صورتی که اتصال اینترنت داشته باشد. این موجب می‌شود که کارها سریع‌تر انجام شوند.
- ریسک گم‌شدن اسناد وجود ندارد
تمام اطلاعات ارزشمندی که شما در سیستم مدیریت آنلاین قرار می‌دهید، در امان خواهند بود. هیچ‌گونه خطر گم‌شدن اسناد ارزشمند یا ترکیب آنها با اسناد فرد دیگر وجود ندارد. ارائه‌دهنده از تمام سرورهای اسناد آنلاین فضای ابری یک نسخه پشتیبان تهیه می‌کند و امنیت آنها تضمین شده است.
کاغذ چیزی است که به آسانی گم می‌شود، اما با ابزار اسناد نرم‌افزاری، نیازی به استفاده از کاغذ نیست. حتی اگر فردی اسناد را در داخل ابزار اسناد نرم‌افزاری به جای دیگری منتقل کند و نداند که چگونه باید آنها را پیدا کند، این ابزارها راهکارهایی را برای این مشکل ارائه می‌دهند.
- تقویت سازماندهی اسناد
رسیدگی به مقدار زیادی اسناد مختلف هر روز می‌تواند به یک مشکل بزرگ برای شرکت‌ها تبدیل شود. این به ویژه برای سازمان‌های کسب‌و‌کاری که در حال رشد هستند، صدق می‌کند. هر چقدر یک شرکت بزرگ‌تر می‌شود، احتمال اینکه بر این اسناد مهم افزوده شود بیشتر خواهد بود.
در اینجا نیاز به یک سیستم مدیریت اسناد احساس خواهد شد. در اصل، انواع مختلفی از این ابزارها وجود دارد که آنها را می‌توانید مطابق با نیازهای خود انتخاب کنید.
با ایجاد اسناد نرم‌افزاری، تمام کارمندان می‌توانند به فایل‌های مهم دسترسی داشته باشند و به آسانی آنها را پیدا کنند. قابلیت‌هایی مانند رتبه‌بندی، تگ کردن و دسته‌بندی وجود دارد که به کاربر کمک می‌کند فایل مورد نظر خود را پیدا کند.
- کاهش هزینه‌های اداره یک کسبوکار
در این دوران مدرن، اداره یک کسبوکار کار بسیار دشواری است؛ یکی از سخت‌ترین جنبه‌های کسبوکار امور مالی آن است. تمام کسب‌و‌کارهای کوچک سعی می‌کنند هزینه‌ها و مخارج را پایین نگه دارند، در حالی‌که در همین حین خود را تقویت کنند. ابزار اسناد نرم‌افزاری به شما کمک می‌کند این کار را انجام دهید و دیگر نیازی به استفاده از کاغذ نخواهید داشت.
وقتی از بالا به این موضوع نگاه می‌کنید، استفاده از کاغذ به هزینه‌های بالا منجر می‌شود به ویژه اگر شما از آن به عنوان یک ابزار استفاده کنید که اطلاعات ارزشمندی را بین کارمندان شما توزیع کند. شما هیچ هزینه‌ای برای خرید یا توزیع کاغذ ندارید و می‌توانید یک سیستم مدیریت اسناد را با قیمت پایین خریداری کنید. وقتی به مدت زمان استفاده از این سیستم و کمکی که به شما می‌کند، فکر کنید متوجه می‌شوید که استفاده از این ابزار چقدر مقرون به صرفه است. به علاوه، لازم نیست کارمندان اضافی استخدام کنید تا به اسناد شما رسیدگی کنند و اینگونه نیز مقداری پول ذخیره خواهید کرد.
- افزایش بهره‌وری
یک سیستم اسناد به تمام کارمندان امکان می‌دهد تا به سرعت به پایگاه اطلاعات شما دسترسی پیدا کنند و بلافاصله به آنچه که نیاز دارند برسند. لازم نیست که نزد یک نفر بروند و از او چیزی بخواهند. به آسانی می‌توانند آنچه را که می‌خواهند خودشان پیدا کنند. این امر به آنها امکان می‌دهد تا به سرعت راهکارهایی را برای مشکلات موجود ارائه دهند.
برای مثال، اگر یک مشتری بخواهد چیزی را بداند، یک کارمند می‌تواند به سرعت به او پاسخ دهد بدون اینکه به فرد دیگری متکی باشد. از آنجا که افراد اطلاعات مورد نیاز برای رفع یک مشکل را ندارند، کارها به سرعت انجام می‌شوند و با یک ابزار اسناد شما می‌توانید به سرعت این مشکل را حل کنید.
تقویت بهره‌وری کار چالش‌برانگیزی است، زیرا شناسایی موانعی که شما را عقب نگاه می‌دارند می‌تواند کار دشواری باشد. یکی از بهترین راه‌ها برای تقویت بهره‌وری ساده کردن تمام فرآیند‌های کاری است و وقتی شما از این نوع ابزار برای سازماندهی و مدیریت فایل‌ها استفاده می‌کنید، هیچ تردیدی نیست که بهره‌وری در شرکت شما تقویت پیدا خواهد کرد.
تمام مزایا و قابلیت‌هایی که در یک سیستم مدیریت اسناد گنجانده شده‌اند، می‌توانند روی تمام بخش‌های کسبوکار تاثیر بگذارند. اگر شما این سیستم‌ها را در چشم‌انداز کاری رقابتی مدرن نادیده بگیرید، به موفقیت دست نخواهید یافت.
