بالغ بر 43درصد از کارمندان شاغل در ایالات متحده آمریکا، بخشی از وقت اداری خود را در بیرون از محل کار سپری می‌کنند. امروزه این رقم روند رو به رشدی داشته است. این امر یک چالش جدید و مهم برای مدیران محسوب می‌شود خصوصا آن دسته از مدیرانی که با بسیاری از کارمندان خود برخورد رو در رو ندارند. در راستای این موضوع عبارت «کارمند دوردست» به دو دسته از کارمندان اطلاق می‌شود؛ یک گروه که از منزل شخصی خود برای شرکت مشغول به کار هستند و دیگری آنان که در دفتر شرکت حضور دارند و به ندرت توسط مدیران دیده می‌شوند.
بر اساس گزارش‌های تهیه شده در شرکت گالوپ، اکثر شرکت‌ها به این نتیجه دست یافته‌اند که فراهم آوردن محیط کاری انعطاف‌پذیر هم برای کارمندان و هم برای شرکت می‌تواند بسیار جذاب باشد. کارمندانی که گاهی اوقات کار خود را در محلی دور از دفتر اصلی شرکت انجام می‌دهند، سطح بهتر و با‌کیفیت‌تری از اشتغال را نشان داده‌اند و 35درصد از آنان گفته‌اند که حاضرند شغل خود را به دلیل برخورداری از محیط کاری بهتر عوض کنند تا بتوانند به صورت تمام وقت خارج از دفتر شرکت مشغول به کار باشند.
«دورکاری» به طور قطع به معنی افزایش سطح اشتغال نیست. برای اطمینان پیدا‌کردن از کیفیت این نوع اشتغال، مدیران می‌بایست به صورت مداوم با کارمندان خود در ارتباط باشند.
- مدیران برتر چگونه‌اند؟
گالوپ پس از مصاحبه با چندین مدیر که وظیفه ایجاد ارتباط با کارمندان دورکار را عهده‌دار بودند و با بررسی شرایط هریک، چندین تاکتیک کلیدی را به مدیران پیشنهاد می‌کند.
- هدفمند‌بودن
مدیران می‌بایست نسبت به زمان و چگونگی ارتباط با کارمندان دوردست خود ظرافت و حساسیت کافی را رعایت بکنند. کارمندان دورکار نیاز به چک کردن «30دقیقه‌ای» به صورت روزانه ندارند اما بایستی به هر صورت ممکن (تماس تلفنی، پیام کوتاه، ویدئو‌کنفرانس و ایمیل) در ارتباط باشند(ارتباط حفظ شود). داشتن ارتباطات هدفمند و مداوم می‌تواند باعث ایجاد فضای اعتماد میان مدیران و کارمندان شود. این روش همچنین می‌تواند احساس استقلال را به این دسته از کارمندان القا کند.
- شناخت نیاز کارمندان
مدیران به وسیله مکالمات هدفمند و متناوب می‌توانند اعتماد و مسئولیت‌پذیری را در کارمندان دورکار خود افزایش دهند. تحقیقات گالوپ در رابطه با نیاز کارمندان، عواملی از قبیل اعتماد، دلسوزی، امید و ثبات برای ایجاد فضای مطلوب را نشان داده است. مدیران موفق در کمپانی‌های بزرگ، همواره برای شناخته و دیده‌شدن همه کارمندان خود تلاش می‌کنند. آنها پیام‌های مختصر، واضح و یکسانی را برای کارمندان دوردست خود ارسال کرده و آنها را به سوی مباحث متداول و متناوب درباره پیشرفت کار دعوت می‌کنند. این میزان اهمیت‌دادن به کارمندان باعث ایجاد اعتماد میان آنها و مدیران می‌شود.
- ساخت شبکه مجازی
ممکن است برقراری ارتباط مداوم با تیم کاری برای کارمندان دورکار تا حدودی مشکل به نظر آید. خصوصا اگر که هیچگاه یکدیگر را در جلسات شرکت ملاقات نکنند. مدیران موفق به کمک تکنولوژی و استفاده از رسانه‌های ارتباط جمعی سعی در برقراری ارتباط با کارمندان خود دارند. یک مدیر که از اهمیت رسوم فرهنگی کارمندان خود به خوبی اطلاع داشت، با برقراری یک جلسه، بچه‌دار شدن یکی از کارمندان خود را جشن گرفت و تبریک گفت؛ چرا‌که او از اهمیت این کار مطلع بود. آن مدیر همچنین با برقراری یک ویدئو‌کنفرانس مادر‌شدن یکی دیگر از کارمندان خود را تبریک گفت و هدایای او را نیز در موعد مقرر به وی تحویل داد.
شاید همه مدیران قادر به انجام این قبیل از فعالیت‌ها با چنین کیفیتی نباشند، اما آنها باید بدانند که امروزه با استفاده از تکنولوژی می‌توانند محیط کار را برای کارمندان جذاب نگاه دارند. این اقدامات علاوه بر ایجاد انگیزه و اشتیاق در کارمندان دورکار، به آنان احساس عضویت در یک تیم را القا می‌کند.
- ملاقات شخصی
در حالی که تکنولوژی می‌تواند به ارتقای کیفیت محیط کار کمک کند و کارمندان دورکار را به همتایان خود متصل کند، مدیران موفق از اهمیت دیدارهای رو در رو غافل نمی‌شوند. هیچگاه فرصت‌هایی نظیر غذا خوردن با یکدیگر، تعریف جوک و داستان و همچنین مرتبط بودن با هم در یک ساختمان را دست کم نگیرید. روش و بسامد اینگونه ملاقات‌ها متناسب با هر شخص تفاوت دارد. اما اگر برنامه‌ریزی زمانی و بودجه موجود اجازه دهد، تعداد زیادی از کارمندان دورکار هم‌تیمی‌های خود را حداقل برای یکبار ملاقات خواهند کرد. بعد از این قبیل از ملاقات‌ها بسیاری از مدیران اقرار کرده‌اند اشتیاق و حس افتخار میان کارمندان به طور چشمگیری افزایش می‌یابد. مدیریت و ایجاد انگیزه در کارمندانی که به‌ندرت دیده می‌شوند، کاری دشوار است. اما خبر خوب این است که 100درصد کارمندانی که از مکان‌های دوردست مشغول به کار هستند، از کار خود درک مناسب و احساس مالکیت بیشتری نسبت به دیگر کارمندان دارند.
