این مسئله به ویژه برای وبسایتهای آموزشی و یا فروشگاههای اینترنتی که محصول یا خدمتی را ارائه میدهند، اهمیت دارد؛ چراکه کاربران باید از فرآیند استفاده از محصول و اینکه از کجا شروع کنند، اطلاع کافی داشته باشند. معمولا اپراتورهای وبسایت فقط در ساعات معینی از شبانهروز در دسترس هستند، در نتیجه ممکن است در زمانهای غیراداری و یا نیمههای شب برای کاربری سوالی پیش آید در آن ساعت به اپراتورها دسترسی نداشته باشد. به همین خاطر در هر وبسایت باید بخشی وجود داشته باشد تا کاربران را هنگام ابهام یا وجود مشکل راهنمایی کند. یکی از بخشهای مهم وبسایت که میتواند این نیاز کاربران را رفع کند بخش سوالات متداول است. سوالاتی که در این بخش قرار میگیرند بر اساس پیشبینی مشکلات احتمالی و یا تجربه مشخص میشوند و پاسخهایی هم که به آنها داده میشود، معمولا پاسخهای کاربردی و به زبان ساده است تا برای عموم کاربران قابل فهم باشد.
در یک نظرسنجی از کاربران فضای مجازی مشخص شد که درصد قابل توجهی از آنها از بخش پرسشهای متداول وبسایتها رضایت ندارند. آنها میگویند اطلاعاتی که در این پرسشنامهها وجود دارد، قدیمی است و پاسخهایی که به سوالات داده میشود در اکثر موارد جامع و راهگشا نیست. برخی دیگر از کاربران میگویند که پرسشهای متداول در اکثر وبسایتها، پراکنده و سازماندهینشدهاند؛ به طوری که کاربران برای پیداکردن پاسخ سوال خود باید تمام سوالات را بخوانند! بخش دیگری از کاربران میگویند که بخش پرسشهای متداول در وبسایتها شبیه قبرستان است! هیچ خبری در آن نیست و سوالاتی هم که در آن وجود دارند یک سری سوالات کلی هستند که بیشتر برای رفع تکلیف در وبسایت قرار داده شدهاند نه برای راهنمایی کاربران! در نتیجه این نظرسنجی مشخص شد که درصد قابل توجهی از کاربران در مراجعات بعدی به وبسایتهای دیگر به سراغ بخش پرسشهای متداول نمیروند چراکه امیدی به یافتن پاسخ سوالاتشان در آن قسمت ندارند. بنابراین اگر شما هم وبسایت و یا قصد راهاندازی وبسایت را دارید بهتر است نکاتی را که در ادامه توضیح میدهیم، در نوشتن سؤالات متداول رعایت کنید.
1- سادگی: اولین و مهمترین نکته در نوشتن پرسشنامه زبان ساده و راهنماییهای کاربردی است؛ کاربران ممکن است از هر قشر و هر طیف سنی با درک و سطح سواد متفاوت باشند؛ بنابراین پاسخها باید به زبان ساده طوری نوشته شوند که برای عموم افراد قابل فهم باشند.
2- جامع و بهروزبودن: برخی فکر میکنند که بخش پرسشهای متداول از روز اولی که در وبسایت قرار میگیرد، برای همیشه به همان صورت قابل استفاده خواهد بود. در حالی که این بخش باید به مرور زمان بهروز شود و پرسشهای جدیدتری که برای کاربران پیش میآید به آن اضافه شود تا جامعیت بیشتری پیدا کند.
3- پشتیبانی همهجانبه: هیچگاه فکر نکنید که پشتیبانی آنلاین میتواند جایگزینی برای بخش پرسشهای متداول محسوب شود چراکه این بخش فقط در ساعاتی از روز فعال است و کاربران ممکن است در هر ساعت از شبانهروز سوال داشته باشند. حتی اگر پشتیبانی آنلاین وبسایت شما 24 ساعته است، باز هم دلیلی وجود ندارد که بخش پرسشهای متداول را نادیده بگیرید چرا که ممکن است در یک زمان معین حجم زیادی از بازدیدکنندگان از وبسایت شما دیدن کنند و طبیعتا اگر فقط روی پشتیبانی آنلاین حساب کرده باشید، ممکن است نتوانید به ابهامات همه کاربران پاسخ دهید؛ در نتیجه بخش قابل توجهی از آنها را از دست خواهید داد.
4- امکان طبقهبندی و جستوجو: دستهبندی سؤالات متداول سبب میشود تا کاربران برای یافتن پاسخ سوال خود مجبور نباشند زمان زیادی را برای مطالعه تمام سوالات صرف کنند. بعضی از وبسایتهای پیشرفتهتر برای بخش پرسشهای متداول خود نیز یک امکان جستوجوی جداگانه قرار میدهند که این کار به کاربر در یافتن پاسخ پرسشهای خود کمک فراوانی میکند.
5- محتوای بصری: استفاده از تصویر نیز یکی دیگر از کارهای خوبی است که میتواند کمک زیادی به مخاطب کند. در مواردی که پاسخها مربوط به توضیح قسمتهای مختلف وبسایت میشود، میتوانید تصویری از آن قسمتها را به توضیحات متنی نیز ضمیمه کنید تا درک آن سادهتر باشد. همچنین بهتر است سوالها از پاسخها به خوبی تفکیک شوند تا مطالعه آنها سادهتر صورت گیرد.