مکان برگزاری جلسه نوشته نمی‌شود، ساعت برگزاری، از قلم می‌افتد، حتی دیده شده که عنوان جلسه هم در تنظیم کوتاه خبر فراموش می‌شود. اما تک‌تک این موارد برای مخاطب ارزش و اهمیت دارد، برای مخاطب مهم است که چه جلسه‌ای، در چه روز و ساعتی و کجا برگزار می‌شود. مهم است بداند اجازه حضور در این جلسه را دارد یا ندارد، می‌خواهد بداند ظرفیت جلسه چندنفر است و آیا باید زودتر از روز اصلی اعلام کند و با شما تماس بگیرد یا نیازی به این ماجرا نیست.
برای نوشتن تمام این موارد، با مسئله‌ای به نام خصوصیت نثر روبه‌رو می‌شوید؛ مسئله‌ای که به شما می‌گوید اگر جمله‌بندی‌های یکسان به کار ببرید، حوصله مخاطب سر می‌رود و به اهمیت موضوع، واقف نمی‌شود. برای آنکه مثالی ملموس بزنیم، بیایید فرض کنیم روز شنبه، نشستی خبری در مجله شنبه برگزار می‌شود؛ دقت کنید که ما این نشست را فرض کرده‌ایم، پیشاپیش از اینکه با دفتر تماس نمی‌گیرید، تشکر می‌کنیم!
«روز شنبه، جلسه‌ای با حضور دست‌اندرکاران هفته‌نامه «شنبه» برگزار می‌شود. در این نشست، اکبر هاشمی، سردبیر هفته‌نامه و رضا جمیلی معاون سردبیر، درباره نقش رسانه‌ها در فراگیری استارتاپ‌ها صحبت می‌کنند و سپس جلسه پرسش و پاسخی برگزار خواهد شد تا به سوالات حاضران درباره کمک‌هایی که می‌توانند از رسانه بگیرند، پاسخ داده می‌شود. از آنجایی که تعداد افراد حاضر در جلسه محدود است، خواهشمندیم تا صبح روز شنبه، حضور خود را اعلام کنید تا به دلیل کمبود صندلی، شرمنده شما نشویم.»
پس از مدتی که این حباب‌ها شروع به ترکیدن می‌کنند، نقش رسانه و کارکردهای تولیدمحتوا پررنگ می‌شود و افراد به این نتیجه می‌رسند که باید در رسانه‌ها و شبکه‌های مجازی بیش از پیش، حضور داشته باشند
- پس از اطلاعات اولیه
اما نکته اینجاست که گاهی‌وقت‌ها برای چنین خبری، لازم است تا جدی‌تر به مباحث اشاره شود که در این‌صورت، به جای اشاره‌ای گذرا به موضوع، بهتر است درباره آن توضیح بیشتری دهید. بهتر است تا در ادامه این متن، از موضوع صحبت شود تا افرادی که از عنوان و موضوع اولیه متوجه نشده‌اند قرار است دقیقا چه محتوایی ارائه شود، در جریان قرار گیرند.
چه بسا سوژه موردنظر بسیار جذاب باشد اما در کوتاه‌ترین جمله متوجه منظور نشوند و وقتی از «نقش رسانه‌ها در فراگیری استارتاپ‌ها» صحبت می‌شود، دقیقا ندانند از چه چیزی صحبت می‌شود. به همین خاطر است که باید توضیحی بیشتر نوشت: «استارتاپ‌ها، به عنوان یکی از تازه‌ترین روش‌های تجارت شناخته می‌شوند که معمولا رویای پول و شهرت و ثروت را در سر گردانندگان آن، می‌چرخانند.»
پس از مدتی که این حباب‌ها شروع به ترکیدن می‌کنند، نقش رسانه و کارکردهای تولیدمحتوا پررنگ می‌شود و افراد به این نتیجه می‌رسند که باید در رسانه‌ها و شبکه‌های مجازی بیش از پیش، حضور داشته باشند. اما در حقیقت دست رسانه برای کمک به استارتاپ‌ها بسته است و محدودیت‌هایی در این زمینه وجود دارد. این نشست در راستای شناخت این محدودیت‌هاست.»
- گذر از موضوع
در برخی موارد که شما مهمانانی متفاوت دعوت کرده‌اید، مسئله شناخت افراد نیز مطرح می‌شود. به هرحال، مخاطب شما حق دارد بداند چه کسانی طرف صحبت او خواهند بود و سوالاتش را با توجه به این افراد آماده کند. برای نمونه شما می‌دانید اگر پاسخگویی به شما از طرف مسئول این صفحه انجام می‌شود، به سراغ مباحث جزئی‌تر بروید و اگر فرد پاسخگو مدیر این مجموعه است، سوالاتی جامع‌تر آماده کنید. در این مثال، اسم سردبیر و معاون سردبیر «شنبه» آورده شده، به این دلیل که مخاطب شنبه، این افراد و قلم و زاویه نگاهی را که دارند، می‌شناسد. اما اگر برای چنین نشستی از یک نفر خارج از مجموعه کمک گرفته شود، احتمالا نیاز به توضیح بیشتر وجود دارد.
- سوالات را حدس بزنید
اما اگر فکر می‌کنید اطلاعات مربوط به یک نشست خبری، به همین‌جا ختم می‌شود، سخت در اشتباهید. شما همچنان می‌توانید به تک‌تک سوالات احتمالی پاسخ بدهید. برای برخی افراد، این نکته اهمیت دارد که آیا در ازای این حضور، باید خبر را در رسانه شان منتشر یا خیر. این دغدغه را می‌توانید به این شکل برطرف کنید؛ «حضور در این جلسه، برای عموم آزاد است.» یا در برخی از نشست‌ها که به قصد جلب مشتری صورت می‌گیرد، این احتمال وجود دارد که نشست اول را بدون الزام خاص برای حضور صددرصدی خبرنگاران برگزار کنند اما در صورتی که بخواهید از ظرفیت رسانه‌ها استفاده حداکثری کنید باید از قب خلاصه متن خبری که می‌خواهید منتشر شود را به‌شکل مکتوب در اختیار خبرنگاران قرار دهید و بعد از جلسه هم آن را برایشان ایمیل کنید. اما همیشه به این اصل واقف باشید که آنها هیچ الزامی برای چاپ خبر شما ندارند.در ادامه این مسیر، افرادی هستند که می‌خواهند بدانند آیا موارد مربوط به این نشست را می‌توانند بدون حضور در جلسه به دست بیاورند یا در صورتی که حضور نداشته باشند، محتوای جلسه را از دست می‌دهند. می‌توانید با توضیحی بیشتر به این افراد بگویید که اطلاعات ردوبدل شده در این نشست را می‌توانند از طریق ایمیل دریافت کنند. راهکار ساده‌ای که بسیاری از موسسات از آن استفاده می‌کنند، تشویق مخاطب به تماس با موسسه است. همان جمله‌ای که می‌گوید: «برای کسب اطلاعات بیشتر با شماره‌های زیر تماس بگیرید». آنها فکر می‌کنند از روی تعداد افرادی که با موسسه تماس می‌گیرند، می‌توانند به تعداد افراد حاضر در جلسه برسند. اما فراموش نکنید که چنین جمله‌ای بیشتر در آگهی‌های تبلیغاتی استفاده می‌شود و برای نوشتن خبر، بهتر است سوالی را به امید پیگیری مخاطب بی‌پاسخ نگذارید.
- اطلاعات را از یاد نبرید
اطلاعات تماس را از یاد نبرید، این جمله را با خط درشت بنویسید و همیشه گوشه ذهنتان داشته باشید. آدرس، شماره تماس، ایمیل و… را در متن خبر قرار دهید.
ممکن است در هنگام انتشار آنها در نشریات بخشی از آن را منتشر نکنند و شما باید مطمئن باشید که یکی از این موارد به دست مخاطب می‌رسد. به همین دلیل بهتر است بلافاصله پس از انتشار خبر در رسانه‌های دیگر، متن آن را در صفحات شخصی‌تان مثل وبلاگ، اینستاگرام، تلگرام و … به اشتراک بگذارید تا اگر مخاطب نسبت به متن حساس شد اما اطلاعات کافی نداشت، راهی برای پیگیری داشته باشد. نه آنکه به هزار زور و زحمت وب‌سایت را پیدا کند و دست خالی بازگردد.
