حرفه‌ای‌ترین فرآیند جذب نیرو با CiViTo
برای استفاده بهینه از فناوری‌های نوین در حوزه مدیریت سرمایه‌های انسانی باید فرهنگسازی شود
امروز فناوری در بخش‌های متنوعی از زندگی حرفهای و شخصی ما انسان‌ها وارد شده که برای نمونه می‌توان به توسعه هوش مصنوعی و تکنولوژیهای مبتنی بر وب اشاره کرد. مدیریت منابع انسانی نیز از این پیشرفت بی‌بهره نمانده و یکی از بخش‌هایی است که با ورود تکنولوژی دستخوش تحول می‌شود؛ به گونه‌ای که در آینده نزدیک همه فرآیندهای مربوطه از جذب تا قطع همکاری با گذشته متفاوت خواهد بود.
نشان‌های این ادعا از هم‌اکنون نیز قابل رویت است. در حال حاضر، در دنیا عمده شرکتهای مطرح فرآیند کارمندیابی را با استفاده از ابزارهای پیشرفته مدیریت می‌کنند. البته که در کشور ما، کماکان عمده شرکتهای مهم فرایند استخدام را به شیوه سنتی انجام می‌دهند و استفاده از فناوری‌های نوین منابع انسانی در آنها کم‌رنگ مانده است.
شاید یک دلیل مهم آن نبود تامین‌کننده جدی برای این نیاز اساسی است. در نظر داشته باشید که توسعه فرآیندهای منابع انسانی تنها مربوط به کارفرمایان نمی‌شود. نیروی آماده به کار نیز، با ابزار تازه‌ای مواجه می‌شوند.
گروه اچآر تک (HR Tech)، یکی از اولین شرکت‌هایی است که به توسعه تکنولوژیهای مبتنی بر وب در حوزه منابع انسانی می‌پردازد. ماموریت وجودی آنها کمک به متخصصان منابع انسانی است تا تجربه جدیدی در پیاده‌سازی امور اساسی خود داشته باشند.
اچآر تک، ۱۹ و ۲۰ آذر ماه در پانزدهمین کنفرانس توسعه منابع انسانی که مهم‌ترین رویداد علمی-کاربردی کشور در حوزه سرمایه انسانی است، شرکت کرد. دکتر فرشاد نادری در مصاحبه با شنبه در حاشیه این کنفرانس درباره چگونگی فعالیت‌هایشان گفت. فرشاد نادری تجربه خوبی در زمینه ارائه مشاوره در حوزهای توسعه کسبوکار دارد.
وی بیش از یک و نیم دهه به عنوان مشاور منابع انسانی، سخنران و مدرس در بیش از ۱۰۰ شرکت معتبر داخلی و چند‌ملیتی چون گروه مپنا، ایران‌خودرو، نستله، دنون، بل و بسیاری سازمان‌های دیگر فعالیت کرده است. به گفته فرشاد نادری، هم‌بنیانگذار اچآر تک، این شرکت با حضور در کنفرانس توسعه منابع انسانی، آخرین دستاوردهای استفاده از نرم‌افزار مدیریت فرآیند متقاضی Applicant Tracking System یا ATS، را برای همه کارشناسان و متخصصان ارائه دهد.
تاریخ دقیق شروع به کار اچآر تک چه زمانی بود؟
تقریبا از ۳سال قبل کار روی پلتفرم آنلاین سی‌وی‌تو(civito) را شروع کردیم. اوایل اردیبهشت امسال اولین نسخه محصول روانه بازار شد.
توضیح کوتاهی درباره سی‌وی‌تو (CiViTo) می‌دهید؟
سی‌وی‌تو محصول سال‌ها تجربه و فعالیت جمعی از متخصصان حوزه منابع انسانی و فناوری اطلاعات است. تیم ما پس از تحقیقات مبسوط به این نتیجه رسیدند که یکی از دلایل مهم عدم موفقیت در پروژه‌های استخدامی شرکت‌ها عدم بهر‌ه‌مندی از ابزاری مناسب برای این فرآیند است. تیم سی‌وی‌تو برای حل این مشکل اقدام به طراحی یک محصول نرم‌افزاری حرفهای مبتنی بر بهترین روش‌های موجود برای مدیریت حرفهای فرآیند استخدام کردند که حاصل آن سی‌وی‌تو است. سی‌وی‌تو ابزاری تحت وب است که به شرکت‌ها در کل فرآیند استخدام از ابتدا تا انتها کمک می‌کند.
سی‌وی‌تو در حال حاضر مشتری دارد؟
بله، این محصول مشتری‌های خاص خود را دارد. کمپانی‌هایی مثل گروه اسنپ و شیپور مشتریان ما هستند.
اپلیکیشن هم دارید؟
بله، البته وب اپ داریم. اپلیکیشن نیست. محصول ما تحت فضای وب بوده و یک محصول رایانش ابری است.
در ابتدای راه چند نفر بودید؟
ما ۲نفر بودیم، من و میلاد صابری که در واقع ۲شرکت مجزا داشتیم با هم ایده‌ای را پیدا کردیم و شروع کردیم به توسعه محصول با کمک سود حاصل از کسب‌و‌کارهایمان.
محصول شما به چه شکل است؟
مدل محصول ما B2B است. بنابراین مشتریان ما کارفرمایان سازمانی هستند. بازار ما متشکل از شرکتهای کوچک، متوسط و بزرگی است که در حال یافتن نیروهای جدید هستند. سی‌وی‌تو به کارفرماها کمک می‌کند تا فضای استخدام‌شان بهتر و بهره‌ور‌تر شود. البته محصول ما به دنبال آن نیست که برای کارجو اتفاق مهمی بیفتد. در واقع کارجو با ما به صورت مستقیم کار نمی‌کند و در ارتباط نیست، ولی تجربه کارجو برای استخدام در شرکت‌ها به‌شدت بهبود می‌یابد. همچنین کیفیت فرایند استخدام را بالا می‌برد.
مزایای محصول شما چیست؟
علاوه بر افزایش کیفیت فرایند استخدام، حل چالش‌ها و سردرگمی‌ها‌ست. مثلا یکی از مهم‌ترین مشکلاتی که افراد در فرآیند استخدامی با آن مواجه شده‌اند، این است که پس از اتمام مصاحبه به آنها جوابی داده نمی‌شود. به شرکت‌ها زنگ می‌زنید، مراجعه می‌کنید اما پاسخی به شما نمی‌دهند. دلیل اینکه شما پاسخی از کارفرما دریافت نمی‌کنید، این نیست که برای شما ارزش قائل نیستند یا نمی‌خواهند به شما جواب بدهند؛ بلکه کارفرمایان به‌واقع زمان کافی برای پاسخگویی به شما را ندارند. گرفتاری کارفرمایان باعث می‌شود شما بلاتکلیف بمانید.
در حالی‌که اگر شرکت‌ها از سیستم ما استفاده کنند، فرآیند پاسخگویی را ساده می‌کند. در صورتی‌که شما فردی را برای کارتان مناسب ندانید و آن را رد کنید، سیستم به صورت اتوماتیک به کارجو پاسخ می‌دهد. همچنین اگر تغییری در مراحل استخدام انجام دهید و موقعیت استخدامی فردی را به مرحله جدیدی تغییر دهید، سیستم پاسخ‌های از پیش تعیین‌شده‌ای را برای وی ارسال می‌کند. با دریافت جواب از سوی کارفرما، متقاضی حس خوبی پیدا می‌کند، چون حس می‌کند برای او ارزش قائل شده‌اند.
در ابتدا با چند شرکت کار خود را شروع کردید؟
با ۳ کمپانی کارمان را شروع کردیم.
چشم‌انداز اچآر تک تا آخر سال چگونه است؟
تا آخر سال باید همکاری‌مان با شرکت‌ها تا ۱۰۰ کمپانی برسد.
چه مدت طول کشید تا به این فرایند همکاری با شرکت‌ها رسیدید؟
از ابتدا تا رسیدن به تعداد مطلوب مشتری نزدیک یک‌سال طول کشید. بارها و بارها در جلسات جواب رد شنیدم، دلسرد نشدیم تا بالاخره فروش شکل گرفت. هرچند که مطمئنم اگر طی سالیان گذشته تجربه همکاری با این مشتریان را نداشتیم، حتی بیشتر هم طول می‌کشید.
محصولات بعدی که قرار است کار کنید چه قابلیت‌هایی خواهند داشت؟
عمده محصولات ما در دسته اچآر (HR)، یعنی مرتبط با بازار منابع انسانی است. محصولات ما از جنس ارزش افزوده‌هایی است که به سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی متصل می‌شود. به طور خاص محصولاتی را تولید خواهیم کرد مانند سیستم مدیریت عملکرد که در استارتاپی‌ها به او‌کی‌آر(OKR) معروف است. علاوه بر این، محصولاتی را تولید می‌کنیم که به مدیریت حقوق و دستمزد بپردازد و البته هر محصولی که از جنس منابع انسانی باشد.
ایده شما نمونه خارجی هم دارد؟
بله، در دنیا نمونه‌های بسیاری برای کسبوکار ما وجود دارد. هم مدل‌های استارتاپی دارند و هم شرکتهای بزرگ در این زمینه کار می‌کنند. این فعالیت در دنیا بازار گسترده‌ای دارد. شرکتهای شاخصی هم وجود دارند. به صورت کلی ایده الگوبرداری‌شده و ما نحوه کار آنها را بررسی و آن را بومی‌سازی کردیم.
گروه شما چند نفر است؟
گروه ما متشکل از ۹ نفر است که تا پایان سال به ۱۵ نفر می‌رسیم.
متخصصان شما در چه حوزه‌هایی فعالیت می‌کنند؟
تیم ما متشکل از متخصصان تکنولوژی، منابع انسانی و بخش توسعه کسبوکار است. متخصصان بازار ما کار فروش، بازاریابی و توسعه محصول را انجام می‌دهند، اما به طور کلی محوریت قابلیت ما در زمینه خدمت‌رسانی به فضای منابع انسانی است.
ویژگی‌های اصلی سایت سی‌وی‌تو برای شرکت‌ها چیست؟
سی‌وی‌تو دیدگاه سیستماتیک به فرایند استخدام دارد و در هزینه‌های استخدام
صرفه‌جویی می‌کند. همچنین فرایند استخدام را تسریع می‌کند. با استفاده از سی‌وی‌تو اشتباهات رایج در استخدام کاهش می‌یابد. علاوه بر ویژگی‌های دیگر سی‌وی‌تو، ورود و جذب رزومه بهینه‌سازی‌شده و هم‌افزایی در قالب کار تیمی صورت می‌گیرد.
چرا استفاده از سیستم ATS اهمیت دارد؟
متاسفانه هنوز در ایران نظام سنتی استخدام در جریان است. ما به دنبال فرهنگسازی هستیم. می‌خواهیم فرهنگ استفاده از سیستم‌های نوین منابع انسانی برای سهولت فرایند استخدام و استخدام افراد کارآمد را در کشور نهادینه کنیم. از آنجا که سال‌ها تجربه تدریس و مشاوره در حوزه منابع انسانی را داریم، می‌خواهیم علاوه بر کاهش نرخ بیکاری، افراد را در موقعیت مناسب خود قرار دهیم.
نقاط قوت یک نرم‌افزار حرفهای در مدیریت فرآیند استخدام از نظر شما چیست؟
نقاط قوت یک نرم‌افزار حرفهای در مدیریت فرآیند استخدام؛ افزایش بهره‌وری، بهبود تجربه کارجو، کاهش هزینه‌های استخدام، کم‌کردن زمان استخدام و کاهش خطای انسانی است.
چگونه سی‌وی‌تو فرایند استخدام را مدیریت می‌کند؟
نرم‌افزار استخدام مثل یک سیستم گردش کار عمل می‌کند. این نرم‌افزار هوشمند علاوه بر بایگانی اسناد و تشکیل پرونده استخدامی، مراحل مختلف استخدام را به صورت آنلاین در فرم‌های مختلف نگهداری و خلاصه می‌کند. همچنین سرعت دسترسی به اطلاعات، گزارش‌گیری و فرایندهای دیگر استخدامی را بهبود می‌بخشد.
با استفاده از سی‌وی‌تو دیگر نیازی به جوابگویی تلفنی، پر‌کردن فرم‌های کاغذی یا مرتب‌سازی دستی رزومه‌ها نیست. سی‌وی‌تو همچنین تجربه کارجو را متفاوت می‌کند، چون وقتی یک متقاضی استخدام به صفحه استخدامی مدرن و قابل تماشای شما در موبایل یا کامپیوترش سر می‌زند، حس خوبی را به دست می‌آورد. هزینه‌های استخدام نیز با استفاده از ATS که اچآر تک تولید کرده، کاهش می‌یابد. کاهش هزینه‌های استخدام شامل آگهی جذب نیرو، تنظیم ساعت مصاحبه‌ها از مجموع تلاش‌هایی است که باعث می‌شود تا رزومه‌های قابل استخدام برای ما مهیا شوند.
اگر در تیم استخدام رویکرد سنتی و بایگانی رزومه‌ها به شیوه قدیم خود را انجام دهیم، تقریبا در مدت کوتاهی تمام پرونده کاغذی غیر‌قابل بهره‌برداری خواهد بود. در حالی‌که با استفاده از ابزارهای توسعه منابع انسانی به بهبود وضعیت استخدامی در شرکت شما کمک می‌کند. با استفاده از نرم‌افزارهای منابع انسانی کم‌کم رزومه‌ها را به صورت مستقیم دریافت می‌کنید. بنابراین حجم معنی‌داری در هزینه‌های استخدام شما صرفه‌جویی خواهد شد.
ATS همچنین زمان استخدام را کاهش می‌دهند. زمان استخدام، شاخصی است که به فاصله زمانی بین استخدام فرد از لحظه ورود به فرآیند استخدام تا جذب در سازمان‌ها تعیین می‌شود. این شاخص به اثر بخشی فرآیندهای منابع انسانی توجه می‌کند. با کمک نرم‌افزارهای مدیریت جذب، رفت و برگشت اطلاعات مکانیزه‌شده و بنابراین زمان زیادی را در این بین برای شما ذخیره می‌کند.
هدف مهم CiViTo کاهش خطایی انسانی در فرایند استخدام است، چون یکی از مشکلاتی که همیشه در فرایند جذب با آن روبه‌رو هستیم، مبحث اجتناب‌ناپذیر خطای انسانی است. تصور کنید در فرایند استخدام فرم شما لابه‌لای دیگر فرم‌ها قرار بگیرد و به دست فراموشی سپرده شود یا پرونده استخدامی‌تان گم شود.
در چنین شرایطی چه حسی به شما دست می‌دهد؟ مسلما ناراحت می‌شوید و زمان زیادی را از دست می‌دهید. همچنین در صورتی که فرم شما در شرکتی مردود شود و شما این مسئله را ندانید، بلاتکلیف می‌مانید. علاوه بر بلاتکلیفی فرصت‌های شغلی دیگری را نیز از دست می‌دهید.اصولا سامانه‌های جذب نیرو معروف به ATS ساخته شده تا خطای انسانی را به حداقل ممکن برساند و در این زمینه خیلی کارکرد موثری دارد.