به اقتصاد ضعیف و بیکاری‌های گسترده در کشور، پاندمی کرونا را هم اضافه کنید. آن‌هایی که هنوز توانسته‌اند چرخ کسب‌وکار خودشان را بچرخانند و باوجود خروجی ضعیف سرپا مانده‌اند، قطعاً راه‌های مدیریت زمان را در مدیریت پروژه خود پیاده می‌کنند یا خواهند کرد.
کشف راه‌های مدیریت زمان
بله! مدیریت زمان اصلاً قرار نیست در مورد مدیریت کردن زمان باشد بلکه موضوع شما هستید؛ مدیریت خودتان. این را بدانید که بهترین راه‌های مدیریت زمان، با حفظ تمرکز و بازدهی، کارکردن را برای شما خوشایند می‌کند. خیلی از ما در اینترنت و کار گم‌شده‌ایم درحالی‌که گاهی خارج شدن زمان از اختیار ما باعث کلافگی می‌شود.
با دنبال کردن این موارد بدون شک شاهد تفاوت چشمگیری در فرایند کاری خود خواهید بود.
برنامه‌ریزی دقیق با تنظیم چک‌لیست
احتمالاً تا پیش از خواندن این نوشته به این نتیجه رسیده بودید چک‌لیست که شق‌القمر نیست ولی بد نیست بدانید یکی از اثرگذارترین روش‌ها برای بازدهی بیشتر و بهتر تنظیم فهرستی از کارها و وظایف است.
برای کشف راه‌های مدیریت زمان ، بهتر است بدانید که بهترین چک‌لیست شامل هر کاری می‌شود:
- کارهایی که فوری هستند و باید در مدت ۱۰ دقیقه یا کمی بیشتر انجام شوند.
- کارهای عملیاتی که برای انجام آنها نیاز به یک فرایند طولانی دقیق است.
با همین چک‌لیست ساده توجه و تمرکز شما در بالاترین سطح قرار می‌گیرد. در نظر داشته باشید این لیست مبتنی بر آنچه شما باید انجام بدهید است. پس کارهای فرعی که ناگهان پیش می‌آیند موضوع سخن ما نیستند.
شاید شما هم مثل من گاهی تمرکزتان را از دست می‌دهید و زیاد حواستان پرت می‌شود. با تنظیم همین چک‌لیست ساده حواستان دوباره جمع آن جه باید انجام دهید می‌شود و البته، چک‌لیست لذت بزرگی نصیبتان می‌کند؛ چیزی که می‌خواهید به دست آورید همیشه جلوی چشمتان است.
اهمیت‌سنجی کارها با اولویت‌بندی
گام بعدی در فرایند مدیریت پروژه شما، اولویت‌بندی است. اولویت‌بندی با میزان اهمیت هریک از وظایفی که دارید سروکار دارد پس این تضمین را به خودتان می‌دهید که مهم‌ترین کارها، اولین کارها خواهند بود.
سلیقه شما نوشتن یک چک‌لیست ساده است؟ این روش جواب نمی‌دهد. بهترین کار این است که مهم‌ترین‌ها اولویت‌بندی شوند. برای این کار باید آن‌هایی را که لازم است خروجی بهتری داشته باشند و نیاز به تمرکز بیشتر شما دارند در ابتدای فهرست خود قرار دهید. باید تعیین کنید از بین این کارها کدام‌یک بیشترین اثر را روی شما و کارتان دارند.
قصد ندارم در مورد مفیدبودن این روش زیاده‌گویی کنم پس فراموش نکنید که بدون اولویت‌بندی، مدیریت پروژه شما ممکن است با تمرکز پیش رود ولی احتمالاً اهمیت چندانی ندارد. چرا؟ چون زمان زیادی برای انجام آن در اختیاردارید و خیال شما راحت است.
مدیریت حواس‌پرتی با تمرکز
در این شکی نیست که همه ما باوجود تلاشی که میکنیم بازهم حواسمان پرت می‌شود؛ از صدای پیام‌های مختلف از شبکه‌های اجتماعی بگیر تا همکارانی که چانه گرمی می‌کنند.
این پارازیت‌های بیرونی باعث افت بازدهی ما می‌شوند درحالی‌که داریم در سخت‌ترین شرایط و با کمترین تمرکز کار را پیش می‌بریم. حواس‌پرتی تا جایی پیش می‌رود که نیاز به زمان بیشتری برای دوباره تمرکز کردن داریم و همین موضوع باعث می‌شود انرژی بیشتری برای بازدهی بهتر صرف کنیم.
- پیشنهاد میکنم منابع مختل کننده تمرکزتان را شناسایی کنید و آنها را به حداقل برسانید.
محدوده زمانی به کار شما ساختار می‌دهد
وقتی زمان‌بندی مشخصی داشته باشید بدانید که توانایی‌های بالقوه شما واقعاً خودش را نشان می‌دهد. با یک زمان‌بندی دقیق که یکی از راه‌های مدیریت زمان است، فشار کاری متعادلی بر شما وارد می‌شود.
از این روش به‌عنوان یکی از سازنده‌ترین روش‌ها در انجام کار سخن میگویند چراکه وقتی مشغول کاری هستید، چنان بر زمان و مسئولیت خود اشراف دارید که کل روزتان صرف آن کار نمی‌شود و از طرفی تمرکز شما روی همان کار باعث می‌شود چند کار هم‌زمان را انجام ندهید.
من ازجمله کارمندانی بودم که تا پیش از آشنایی با مزیت‌های مدیریت پروژه، فکر می‌کردم انجام هم‌زمان چند کار در خروجی مفید آنها تأثیری ندارد درحالی‌که بعدها متوجه شدم تمرکز روی فقط یک مسئولیت، بازدهی بیشتری دارد.
اختصاص محدوده زمانی یعنی هوشمندی؛ تمرکز روی یک کار در یک زمان مشخص. شما درواقع با کمک این روش، بازه زمانی کمی را برای رسیدگی‌های مدیریتی خود مثل چک کردن ایمیل و پاسخ به تماس‌ها در نظر می‌گیرید و بخش بزرگی از زمان به کار جزئی و دقیق اختصاص داده می‌شود.
مراقبت از زمان یعنی هوشیاری
تابه‌حال به خودتان ثابت کرده‌اید که « می‌دانم چطور از زمان، بهره کافی ببرم»؟ جمله ساده‌ای که اثبات آن جز با درک دقیق اینکه واقعاً چطور آن را می‌گذرانید ممکن نمی‌شود.
مراقبت از زمان عنصر مهمی است که باعث آگاهی و هوشیاری شما در ایجاد تغییرات مؤثر می‌شود. یکی دیگر از راه‌های مدیریت زمان توجه به این موضوع برای کنترل زمان‌های تلف‌شده و بازنگری روند کاری خودتان است تا الگوی بازدهی شما مشخص شود.
برای مراقبت اصولی از زمانی که صرف می‌کنید بهتر است از نرم‌افزار مدیریت پروژه دایتیک استفاده کنید. این نرم افزارها این‌گونه تعریف شده‌اند که کیفیت زمان سپری‌شده کاربر را به‌صورت خصوصی برای او ثبت می‌کند. یکی از ویژگی‌های آن مشخص کردن بازه زمانی صرف شده برای انجام یک کار مشخص است.
مدیریت زمان با تکنیک زمان جاری Flow Time
یکی دیگر از راه‌های مدیریت زمان، پیاده‌سازی روش فلو تایم یا تکنیک گوجه‌فرنگی است. در این روش، فرد به مدت‌زمان استراحت خود حین انجام کار تا به پایان رساندن آن توجه می‌کند. این بدین معنی است که زمان استراحت، بدون وقفه و به‌موقع شروع می‌شود.
تأثیر واقعی این روش زمانی مشخص می‌شود که درگیر کار هستید، این کار آن‌قدر برای شما اهمیت دارد که نیاز به تمرکز و سکوت کامل دارید و بعد از انجام بخشی از کار دوست دارید در زمانی مشخص استراحت کنید.
تکنیک گوجه‌فرنگی؛ استراحت هدفمند
در جدول زمان‌بندی تیم کاری شما که به‌صورت یک نرم‌افزار مدیریت پروژه راه‌اندازی شده است، هر فرد یک تایم لاین فردی و فهرستی از مهم‌ترین کارهای روز را در اختیار دارد.
هرکدام از شما با توجه به اولویت‌بندی‌های کاری خودتان، یک چک‌لیست که در ابتدا به آن اشاره کردم تدارک دیده‌اید. حالا قرار است در کنار این چک‌لیست، یک جدول اکسل هم داشته باشید برای پیاده‌سازی تکنیک.
برای هر کار، شما باید چند بخش را در نظر بگیرد:
- زمان آغاز کار
- زمان پایان کار
- زمان کلی صرف شده برای انجام کار
- زمان کلی صرف شده برای استراحت در حین کار
- مکان کار
توجه داشته باشید، وقتی به این موارد در کار خود دقت می‌کنید، درواقع به زمان و مکانی که در آن بازدهی خوبی دارید، بخش‌هایی از کار که شما را بیشتر خسته می‌کند و میزان انرژی صرف شده برای انجام کل کار دقت کرده‌اید.
حالا که بخش‌بندی منطقی و اصولی برای بازدهی انجام دادید، نوبت اختصاص مقدار مشخص زمان استراحت در حین کار است که باید تأکید کنم این موضوع، کاملاً یک ترجیح شخصی است و تقسیم‌بندی آن به خودتان بستگی دارد؛ یا کار را به‌طور کامل تمام کرده‌اید و یا حین انجام آن نیاز به استراحت دارید.
می‌توانید الگوی تقسیم‌بندی زمانی زیر را در نظر بگیرید به‌شرط اینکه آیتم زمان سنج گوشی همراه یا time tracking نرم افزار خود را فعال کرده باشید:
- ۳ دقیقه استراحت برای تا ۲۵ دقیقه کار
- ۵ دقیقه استراحت برای تا ۴۰ دقیقه کار
- ۷ دقیقه استراحت برای تا ۶۰ دقیقه کار
- ۱۰ دقیقه استراحت برای تا ۸۰ دقیقه کار
- ۱۵ دقیقه استراحت برای بیش از ۸۰ دقیقه کار
توجه داشته باشید که این روش مدیریت زمان برای پروژه های دورکاری بسیار کاربرد دارد. سرپرست تیم، با در اختیار داشتم آیتم تایم ترکینگ، میتواند به راحتی زمان آغاز و پایان کار هر عضو را در اختیار داشته باشد.
در مسیر کشف راه‌های مدیریت زمان برای کسب و کارتان بهتر است با مشاوران دایتیک در حوزه مدیریت پروژه ارتباط داشته باشید. سربلند باشید!