اهمیت آنبوردینگ دیجیتال در میانه همه‌گیری کرونا

روند پیوستن و هماهنگ‌شدن نیروی جدید به هر مجموعه کاری، یکی از روندهای حیاتی و مهم در کار گروهی است. البته این روند معمولا در پروسه استخدام نیروی جدید به حاشیه رانده می‌شود، اما با درنظر‌گرفتن تغییراتی که همه‌گیری ویروس کرونا در کار شرکت‌ها ایجاد کرده و موجب شده دورکاری در بسیاری از شرکت‌ها اجرا شود، روند هماهنگ‌شدن نیروی جدید به مجموعه، از اهمیتی بیشتر برخوردار شده است.

آن دسته از مدیرانی که این روند را در اولویت قرار نمی‌دهند، معمولا موجب ایجاد تاثیرات منفی درازمدتی بر انگیزه نیروی جدید و میزان فعالیت هماهنگی‌اش با باقی تیم کاری می‌شوند. در حقیقت، نبود برنامه جامع پیوستن نیروی جدید موجب عدم سوددهی استخدام نیروهای جدید می‌شود.

پژوهش‌ها نشان داده است که تقریبا ۳۳ درصد از نیروهای جدید در مدت ۶ماه نخست مشغول‌شدنشان در محل کار جدید، به دنبال شرکت‌ جدیدی برای کار می‌گردند و این آمار احتمالا با در نظرگرفتن شرایط دورکاری، بیشتر هم هست.  به‌رغم وجود این حقیقت، باز هم تنها ۲۷‌درصد شرکت‌ها برای هماهنگی با نیروی جدید برنامه مجازی تدارک دیده‌اند. آن دسته از شرکت‌هایی هم که به دورکاری روی نیاورده‌اند، همیشه نگران روی‌آوردن به برنامه‌های مجازی کاری هستند.

آنبوردینگ دیجیتال چیست ؟

آنبوردینگ دیجیتال به برنامه‌ای که شرکت‌ها را ملزم می‌کند به دقت تمام هر زاویه از کار را تحت نظر و مدیریت خود داشته باشند تا روند هماهنگ‌شدن نیروی جدید با تیم به‌درستی و به‌خوبی انجام شود می‌گویند.

برای کمک به شرکت‌ها تا بتوانند برنامه هماهنگ‌سازی مجازی خوبی داشته باشند، تعداد استخدام‌های جدید را کاهش دهند‌ و زمان و هزینه آموزش نیروی انسانی را کاهش داده و مدت زمان صرف شده تا تولید را پایین بیاورند، راهکارهایی وجود دارد:

۱- رابطه شخصی برقرار کنید

برقرار‌کردن تماس ویدئو‌کنفرانسی با همکاران و مدیریت همیشه روش‌های رسمی یادگیری دیجیتال یا آنبوردینگ دیجیتال محسوب نمی‌شود اما بخش مهمی از آن به حساب می‌آید. خیلی مهم است که ابزارهای آنبوردینگ دیجیتال را به عنوان جایگزینی برای روابط انسانی در نظر نگیریم، بلکه این ابزارها را به عنوان مکملی برای ایجاد تجربه مثبت نیروی انسانی به کار بگیریم. مدیران و روسای تیم‌های کاری باید با استفاده از تکنولوژی ویدئویی ارتباط یک به یک با کارکنان برقرار کنند.

معنای این کار این نیست که همه گفت‌وگوها باید رسمی باشد و یا اینکه حتما درباره مسائل کاری باشد. ارتباط برقرار‌کردن گاه به گاه با همکاران برای اطلاع یافتن از شرایط زندگی آنها به آنها اجازه می‌دهد بدانند کسی آن بیرون به عنوان یک انسان به آنها نگاه می‌کند نه صرفا به عنوان یک کارمند و نیروی کار. این کار باعث می‌شود تجربه کار در شرکت به شکلی تغییریافته و به شکلی از زندگی تغییر شکل یابد.

این کار همچنین به مدیران امکان می‌دهد تا بدانند کارکنان در زندگی شخصی خود ‌مسائل و مشکلاتی دارند و به این ترتیب نوعی حس رفاقت در تیم کاری تقویت می‌شود. اکثر برنامه‌های آنبوردینگ معمولا شامل فهرستی از باید‌ها و نبایدها هستند؛ خصوصا اگر نیروی انسانی بخواهد به‌تنهایی و از راه دور آنها را مطالعه کند.

برای آسان‌تر و کارآمدتر‌کردن این روند، مدیران باید از خودشان بپرسند چطور می‌توانند یک تجربه بهینه کارمند مجازی را برای خود ایجاد کنند. نقطه شروع این است که به جای کارمند جدید فکر کنید و نیازهای آینده آنها را حدس بزنید. مدیران شرکت‌ها باید همه انتظاراتی را که یک کارمند جدید ممکن است در ۳۰ یا ۶۰ و یا ۱۰۰ روز نخست کاری‌اش داشته باشد، حدس زده و برایش نقشه راه طرح کنند و با استفاده از این نقشه راه، برنامه رسمی آنبوردینگ خود را طراحی کنند.

تسهیل برنامه آنبوردینگ با ارتباط دو‌سویه و پویا و راهنمایی موجب می‌شود کارمند جدید احساس خوشایندی از آغاز به کارش داشته و ابزارها و حمایت‌های لازم را به دست آورده و انگیزه‌اش بیشتر شود. روی آوردن به برنامه آنبوردینگ در قالب یک تلاش تیمی می‌تواند به افزایش اعتماد‌به‌نفس کارمند جدید کمک کرده و به او این حس را بدهد که به عنوان عضو جدید تیم حائز اهمیت و ارزش است.

۲- برای ورود کارمند جدید آماده شوید

ممکن است مدیران به لحاظ غریزی این تمایل را داشته باشند تا برای ورود سریع کارمند جدید به مجموعه و آغاز پروژه، عجله به خرج دهند. اما مدیران، به‌خصوص در شرایط فعالی و همه‌گیری ویروس کرونا، باید به دقت هر چه تمام‌تر خود را برای آنبوردینگ آماده کنند.  آنها باید به صورت تدریجی و آرام‌آرام خط مالکیت کارمندان جدید را در قبال برنامه آنبوردینگ‌شان تزریق کنند و در این مسیر از آنها حمایت کنند.

دیران می‌توانند با معین‌کردن انتظارات مشخص و واضح، ایجاد جدول زمانی و در نظر گرفتن اهداف قابل تحقق، کارمندان جدیدشان را برای کسب موفقیت در نقش جدید‌شان بهتر آماده کنند. حالا زمان این است که به کارمندان جدید کمک کنید تا در ارزش‌ها و فرهنگ شرکت غوطه‌ور شوند. البته این کار به صورت مجازی، بسیار چالش‌برانگیز است.

مدیران باید جدول زمانی از ویدئوچت‌ها را با تیم‌های مختلف تدارک ببینند و یک «سفیر فرهنگی» را برای کمک کردن به کارکنان جدید معین کنند تا کارکنان جدید درباره مزایای دیگر که ممکن است به آنها پیشنهاد شود، بیشتر بدانند. آنها باید بدانند که اگر در انجام کاری داوطلب شدند، حتما از مزایای آن نیز برخوردار خواهند شد.

شروع کار جدید به صورت دورکاری چالش‌های آتی مربوط به خود را نیز دارد، بنابراین مدیران باید مطمئن شوند که کارمندان جدید همه آنچه را که برای دورکاری نیاز دارند، در اختیار دارند. به این ترتیب آنها می‌توانند در روند کاری خود سریع‌تر و موثرتر و کارآمدتر باشند.

۳- روند را دیجیتال کنید

یکی از دلایلی که کارکنان تازه استخدام شده به برنامه آنبوردینگ روی خوش نشان نمی‌دهند، این است که فکر می‌کنند ممکن است اسیر کاغذبازی‌های بی‌پایانی شوند که هیچ ربطی به جنبه‌های مهم کاری‌شان برای دستیابی به موفقیت در شغل جدیدشان، ندارد.

راز از میان بردن چنین حسی در میان کارمندان تازه استخدام شده این است که وظایف مهم را شناسایی کرده، کاغذبازی را به حداقل رسانده و منابع آموزشی را دیجیتال کنید تا کارمندان تازه استخدام شده بتوانند خودشان همه چیز را به صورت آنلاین کامل کرده و هر زمان نیاز داشتند به منابع آموزشی بازگردند.

یکی از راه‌های درگیرکردن هر‌چه بیشتر کارکنان تازه استخدام شده این است که منابع آموزشی آنبوردینگ به شکل بازی و سرگرمی ارائه کنید. تبدیل‌کردن منابع نوشتاری به وبینارهای اینتراکتیو و مدل‌های آنلاین نه‌تنها پیگیری بیشتر کارکنان را بر‌می‌انگیزد، بلکه موجب می‌شود میزان درگیر‌شدن و همکاری کارکنان در دنبال‌کردن روند آموزش بیشتر شده و اطلاعات بیشتری رد و بدل شود.

مهیا‌کردن یک تجربه آنبوردینگ دیجیتال با‌کیفیت به بهبود وضعیت یک سازمان کمک می‌کند، چراکه کارکنانی که در آغاز سفر کاری‌شان در یک شرکت حس بهتری نسبت به آن دارند، به طور طبیعی وفاداری و حس تعلق‌شان به آن سازمان بیشتر خواهد بود.

در حقیقت براساس پژوهشی که گروه Wynhurst انجام داده، کارکنانی که در چارچوب یک برنامه آنبوردینگ ساختار‌یافته به استخدام در‌آمده‌اند، احتمال ماندگاری‌شان در آن سازمان بعد از ۳سال کار، به میزان ۶۰ درصد بیشتر است. بنابراین کاملا مشهود است که برنامه آنبوردینگ نامناسب می‌تواند یک سازمان و یک شرکت را از ۳سال هوش، کارآمدی و توسعه محروم کند.