بی‌آنگه گفت‌و‌گوی شما، راهی برای عبور از یک بحران کاری را پیش پایتان گذاشته باشد، پس از گفتن چند جمله با صدای بلند، با چهره‌ای در هم کشیده جمع را ترک کردید. جلسه‌ای که قرار بود مشکلات کاری‌تان را کمتر کند، حالا به مشکلی تازه برای کارهایتان تبدیل شده و نمی‌دانید چطور می‌توانید از روی پل‌های خراب‌شده بگذرید و بار دیگر، رو در روی هم بنشینید و از کار حرف بزنید.
باز گرداندن آب رفته به جوی، کار ساده‌ای نیست اما سخت‌بودنش، قرار نیست شما را به عقب‌نشینی و دامن‌زدن به اختلافات کاری وادار کند. اگر بعد از جلسه پرتنش و بی‌نتیجه چند روز پیش، باز هم شرایط کاری‌تان حضور شما در جلسه مشترک دیگری را ضروری می‌کند، به این توصیه‌ها عمل کنید.
- به غارتان پناه نبرید
شاید چیزی که در لحظه بالا‌گرفتن تنش‌ها می‌توانست به کمک‌تان بیاید، سکوت بود، اما وقتی به قصد «هم‌اندیشی» در کنار هم می‌نشینید، نمی‌توانید از سکوت به نفع ارتباط کاری‌تان بهره‌ای ببرید. بیان جملاتی که به قصد نشانه‌گرفتن اعتماد‌به‌نفس یا ضربه‌زدن به فرد مقابل از دهانتان بیرون نمی‌آیند، می‌توانند مثل یک ناجی، احتمال پر‌تنش‌شدن این گفت‌و‌گو را کمتر کنند. وقتی به حرف‌های فرد مقابل پاسخ می‌دهید، یا دیدگاه خودتان را بیان می‌کنید، به او نشان می‌دهید که حرف‌هایش را شنیده‌اید و به گفته‌هایش فکر کرده‌اید. هنگامی‌که فرد مقابل شما، حتی در صورت مواجه‌شدن با دیدگاه مخالف، احساس خوشایندی پیدا می‌کند.
هشدار: دخیل‌شدن در جریان بحث را با قطع‌کردن رشته کلام دیگران اشتباه نگیرید. اگر مدام برای تکرار حرف‌های خودتان، دیگران را از حرف‌زدن باز دارید، زودتر از آنچه که فکر کنید، گفت‌و‌گوهای کاری شما به تنش کشیده می‌شوند.
- لحظه‌های آرامش را یادآوری کنید
به جای شروع‌کردن جلسه از نقاط تنش‌آلود بحث قبلی، روی نکته‌های مثبت قبلی تمرکز کنید و حتی اگر بخش‌های مثبت گفت‌و‌گوی قبلی کوچک و انگشت‌شمار بوده، از یادآوری آنها غفلت نکنید. به حرف‌های قابل توجه و درستی که فرد مقابل در جلسه قبلی بیان کرده اشاره کنید و دیدگاه خود را به آن حرف‌ها پیوند بزنید. به جای دامن‌زدن به اختلاف‌ها، به دیگران نشان دهید که برای گفته‌هایشان ارزش قائل بوده‌اید، به آنها فکر کرده‌اید و برای تعدیل نظرات خود انرژی صرف کرده‌اید.
هشدار: معنای توجه‌کردن به حرف‌های دیگران، عقب‌نشینی از باورهای خود نیست. در جلسه امروز، نقش یک متهم متنبه‌شده را بر عهده نگیرید؛ بلکه چهره فردی صاحب اندیشه را به خود بگیرید و نشان دهید که تغییر مواضعتان، حاصل مطالعه، تفکر و بررسی بیشتر است، نه چیز دیگری.
- آرام، شفاف و دقیق حرف بزنید
صحبت از آرامش در جریان گفت‌و‌گو چیز تازه‌ای نیست. خودتان هم خوب می‌دانید که درجه صدا، لحن و حالات چهره‌تان می‌تواند سرنوشت این مکالمه کاری را تعیین کند. اما یکی دیگر از نکات مهم در جلسات تصمیم‌گیری، شفاف و دقیق حرف‌زدن است. شاید در جلسه قبل، درست بیان‌نکردن خواسته‌های شما از کاه کوه ساخته و بحث را به چالشی آزار‌دهنده تبدیل کرده است. اگر شما دقیقا همان چیزی که در ذهن دارید را با کلمات ساده، بدون طفره‌رفتن و به شکلی قابل فهم برای همه آدم‌ها بیان کنید، احتمال گرفتار‌شدنتان در چرخه سوء‌تفاهم‌ها کمتر می‌شود.
هشدار: بیش از اندازه به ادبیات و فلسفه پناه‌بردن و پنهان‌کردن جملات در هزار و یک لفافه برای زیبا‌تر سخت گفتن، از آفت‌هایی است که می‌تواند مقصود شما را از چشم دیگران پنهان نگه دارد و در نتیجه عمل‌کردن به خواسته‌هایتان را برای کسانی که درک درستی از آن پیدا نکرده‌اند، دشوار کند.
- سکوت نکنید! گوش کنید!
گفتیم که برای کم‌کردن تنش‌ها، نباید حرف همکارهایتان را مدام قطع کنید اما سکوت‌کردن در جریان صحبت‌های دیگران، به‌تنهایی نمی‌تواند گره مشکلات‌تان در محیط کار را باز کند. «گوش‌کردن» چیزی است که در این ملاقات باید به آن پناه ببرید. حالا که هم شما و هم آدم‌های مقابلتان می‌دانند شرایط عادی نیست و نگاه خوبی به یکدیگر ندارید، باید بیشتر از قبل برای مدیریت شرایط تلاش کنید. یادداشت‌کردن نکات طلایی بحث روی یک کاغذ، می‌تواند در زمان آغاز‌شدن صحبت‌های خودتان، به یاری‌تان بیاید و احتمال فراموش‌کردن بحث‌های ضروری را از میان ببرد. وقتی حتی حرف‌های ناخوشایندی که نادرست می‌دانیدشان را با دل و جان گوش می‌کنید، توانتان برای دفاع‌کردن از باورهای خود و بیان درست خواسته‌هایتان بیشتر می‌شود.
هشدار: نگذارید مخالفت شما با حرف‌های آدم‌های دیگر، گوش‌هایتان را بگیرد و توانتان برای هوشیارانه شنیدن دیدگاه‌هایی که قصد مقابله‌کردن با آنها دارید را کمتر کند. اگر قصد رد‌کردن حرف کسی را دارید، بعد از ستایش نکات درستی که به آن اشاره کرده، با آرامش و صبوری، دیدگاه مخالف خود را بیان کنید.
- عقب‌نشینی نه! صبر کنید
تصور نکنید همیشه وظیفه قانع‌کردن دیگران بر عهده شماست و در مواردی که آدم‌های بی‌تاثیر با تصمیم‌های کاری شما، مخالفتشان را با جدیت ابراز می‌کنند، برای قانع‌کردنشان انرژی صرف نکنید. گاهی برای باز‌کردن راه انجام یک کار، باید از ابزار لبخند و سکوت کمک بگیرید و در صورتی که مخالفت‌ها، سدی جدی برای حرکت‌تان نیستند، از کنار آنها عبور کنید.
گذشته از این، نباید انکار کنید که همیشه نمی‌توانید مخالفت‌تان با دیدگاه‌های دیگر را، درست در همان لحظه شنیدن و به همان صراحتی که در ذهنتان است، اعلام کنید. گاهی باید چند قدم به عقب برگردید و به جای تنش‌آلود‌کردن فضای کاری، برای اجرای ایده‌هایتان، تا بهتر شدن اوضاع صبر کنید.
هشدار: حتی اگر دیدگاهی درست را مطرح کنید، باید بپذیرید که دستور نهایی انجام کار از سوی رئیستان صادر می‌شود و عواقب انجام آن کار هم بر عهده اوست. پس اگر مخالفت کرده‌اید و اشتباهات کاری او، عقاید شخصی و مهمتان را نشانه نمی‌گیرند، موقعیت خود را برای به کرسی‌نشاندن حرف‌تان به خطر نیندازید.
