تولیدکنندگان محتوا کار بسیار دشواری دارند و با درخواست‌های متنوع و متفاوتی از سازمان‌های مختلف روبه‌رو هستند. خوشبختانه یک فرآیند مدیریت کار برای محافظت از تولیدکنندگان محتوا در جهان طراحی شده است. این فرآیند را فرآیند تولید محتوا چابک می‌نامند. در واقع این فرآیند چهار رویکرد یا تمرین است که در ادامه آنها را معرفی خواهیم کرد:
ایجاد یک لیست کاری زمان‌بندی‌شده
ساده‌ترین راه این است که یک لیست زمانبندی با اولویت‌بندی برای خود داشته باشید. این کار باعث می‌شود تیم محتوا و یا خودتان بدانید در هر زمان چه وظیفه‌ای دارید. بنابراین وقتی آنها و یا شما کاری را شروع می‌کنید، می‌دانید که این تنها بخشی از کار است که در اولویت مشخصی قرار گرفته است.
آیتم‌هایی که در لیست شما در بالا قرار می‌گیرند، با عنوان اولویت بالا نامیده می‌شوند و مفهوم آن این است که به جزئیات زیادی نیاز دارند.
آیتم‌هایی که در اولویت‌های بعدی قرار داده می‌شوند جزئیات کمتری نیاز دارند و حتی تولیدکننده محتوا ممکن است یک هفته تا چند ماه برای تولید آنها زمان داشته باشد. این آیتم‌ها به شما این امکان را می‌دهند تا با صبر بیشتری اطلاعات را جمع‌آوری کنید و مجبور به دریافت اطلاعات از نزدیک‌ترین منابع نباشید.
مدیریت و نظارت بر گردش کار
پس از اینکه محتواها را طبقه‌بندی و اولویت‌بندی کردید، باید شرایطی را فراهم آورید که بدانید دقیقا در زمان جریان تولید محتوا چه اتفاقاتی خواهد افتاد. برای این کار باید گردش کار خود را نظارت و مدیریت کنید.
برای این منظور به سه سوال اساسی پاسخ دهید:
کار از کجا می‌آید؟
وقتی تیم تولید محتوا دارد این محتوا را تولید می‌کند، چه اتفاقی برای محتوا می‌افتد؟ وقتی کار تمام شد، این محتوا کجا می‌رود؟
وقتی می‌خواهید به جواب این سه سؤال برسید، بهتر است تمامی تیم تولیدکننده محتوای شما در اتاق حضور داشته باشند. از آنها باید بخواهید که لیست محتواها را ببینند و هر یک تعدادی از آنها را بر اساس اولویت انتخاب کنند و کار تولید آن را عهده‌دار شوند.
ایجاد محدودیت‌ها برای کارهای در حال تولید (WIP)
ایجاد محدودیت برای کارهای در حال تولید ممکن است پیچیده باشد ولی در نظر داشته باشید که ابزاری بسیار قدرتمند و مؤثر برای بهینه‌سازی محتواهاست. ساده‌ترین راه برای تولید محتوا این است که از تولیدکننده محتوا بخواهید تا کار را به هر نحوی که مناسب می‌داند، به شما تحویل دهد ولی در زمان مشخصی باید تحویل دهد.
این کار باعث می‌شود تولیدکنندگان محتوا کمتر دست به ترکیب اصلی و ارائه ایده و خلاقیت در متن بزند. این در حالی است که با محدود‌کردن تولیدمحتوا به روش‌های زیر می‌توانید خروجی محتوای بسیار اثربخش‌تر و بهینه‌تری داشته باشیم: تولید محتوا را متوقف کنید و به همکاران کمک کنید.
محدودیت‌های تولید محتوا را در هر مرحله از گردش کار می‌توان اعمال کرد. به‌خصوص برای تیم‌هایی که دو تا چند نفر تولیدکننده محتوا دارند. در چنین برنامه‌هایی ما نمی‌توانیم از تیم خود بخواهیم تا کارهای بیشتری را انجام دهند زیرا محدودیت دارند. محدودیت آنها این است که محتوایی که در دست دارند، بخشی از یک تولید محتواست و باید در انتظار به پایان رسیدن سایر قسمت‌ها باشند.
این نوع محدودیت عالی است و باعث می‌شود یک تیم به همدیگر کمک کنند تا کار بهتر جمع‌بندی شود ولی نقطه ضعف اساسی آن این است که تیم مجبور به اتمام کار خود می‌شوند قبل از آنکه در خصوص کیفیت آن اطمینان داشته باشند. در این حالت محدودیت، باید اطمینان داشته باشید که نیروی شما در حال کار است.
محدود‌کردن تولید محتوا با کمتر‌کردن تغییرات در تولید محتوا
با ایجاد محدودیت در تولید محتوا برای تولیدکنندگان محتوا، کیفیت تولید محتوا بسیار بالاتر هم خواهد رفت. پرهیز از تعویض زمینه باعث بالاتر رفتن کیفیت کار می‌شود. وقتی ما از کاری به کاری دیگر می‌رویم و کار تولید محتوا را در زمینه‌های متنوعی به تولیدکننده محتوا واگذار می‌کنیم، زمان و انرژی او را دستخوش تغییر می‌کنیم. این زمان برای تمرکز و نوآوری نیست و در اصل هدر‌رفت زمان است.
محرک محتوا
باید گفت بسیاری از افراد به جای اینکه مشکلات را حل کنند با ایجاد فشارهای کاری و شتاب‌های بیهوده بر تولیدکنندگان محتوا باعث ایجاد مشکلات بیشتری می‌شوند. سرعت، یک جعبه زمانی و مقررات خود‌اعمالی ایجاد می‌کند. تولیدکننده محتوا با نگاه به این جعبه زمانی و کارهای عقب‌افتاده‌ای که دارد، با استرس و بدون تمرکز کار می‌کند و سعی می‌کند در کمترین زمان، بیشتر آنها را انجام دهد.
وقتی که آنها بدانند هیچ فشاری بر آنها نیست و کسی نمی‌تواند در لیست کارهای آنها موردی را اضافه کند، باعث می‌شود روی مقدار مشخصی از کار در مدت زمان مشخص با تمرکز بالا کار کنند.
اگر فکر می‌کنید ورود به این چهار رویکرد در یک زمان مشکل باشد، بهتر است در هر بار یکی از آنها را شروع کنید و وقتی در آن حسابی موفق شدید، به سراغ مورد بعدی بروید. رویکرد تولید چابک محتوا باعث خواهد شد تا محتواهای بیشتر و با کیفیت بالاتری تولید کنید و تیم موفق‌تری داشته باشید.
