هر استارتاپ و کسب و کاری از همان ابتدای کار به یک حسابدار نیاز دارد تا بتواند به امور مالی مربوط به استارتاپ کمک کند. به این منظور، می‌توان از اپلیکیشن‌های حسابداری موجود در بازار استفاده کرد. یکی از این اپلیکیشن‌های مفید “حساب و کتاب” نام دارد که به طور رایگان در دسترس کاربران است.
این اپلیکیشن یک سیستم حسابداری را ارائه می دهد تا صاحب کسب و کار بتواند مخارج و درآمدها، مشتریان، موجودی کالا و غیره را به آسانی و با دقت مدیریت کند. از انجا که تمام افراد قادر به تامین مخارج بالای حسابداری نیستند، می‌توانند از این اپلیکیشن برای انجام امور مالی و حسابداری خود استفاده کنند.
این اپلیکیشن از جذابیت‌های ظاهری مشهودی برخوردار است. قالب گرافیکی آن برای استفاده در نمای افقی طراحی شده، از یکپارچگی قابل ملاحظه‌ای بهره می‌برد و از هر لحاظ کاربرپسند است. از نظر رابط کاربری، این اپلیکیشن یکی از نمونه‌های حرفه‌ای موجود در بازار به شمار می‌رود.
نقاط قوت رابط کاربری آن عبارتند از رنگبندی زنده و هماهنگ، آیکون‌های یکدست و زیبا، چیدمان مرتب اجزای صفحه، فونت مناسب و خوانا، تجربه کاربری استاندارد و راحت برای تمام افراد.
از آنجا که وظیفه این اپلیکیشن حسابداری است، بهتر است به نحوه کار با آن بپردازیم. پس از ورود به برنامه و قبل از هر کاری، بهتر است وارد منوی کناری شوید و اطلاعات حساب کاربری خود را تکمیل کنید تا همه امکانات در دسترس شما قرار گیرند.
اول از همه، باید در فهرست اصناف، مورد مرتبط با شغل خود را انتخاب کنید و یا اگر مورد مرتبط در فهرست وجود ندارد، در قسمت ارتباط با ما گزارش دهید تا این صنف به فهرست اضافه شود.
سپس می‌توانید کالا یا خدمات را به موجودی فروشگاه اضافه کنید. برای این کار، می‌توانید از فهرست سمت چپ تصویر و کالاها یا حدماتی که قبل از این توسط دیگر کاربران ثبت شده استفاده کنید یا موارد دلخواه خود را همراه با عنوان و قیمت ثبت نمایید.
با انتخاب دکمه “ایجاد دسته‌بندی برای اجناس”، می‌توانید برای مدیریت بهتر کالاهای فروشگاه دسته‌بندی‌های مختلفی را به وجود آورید.
اگر می‌خواهید حساب بانکی تعریف کنید، باید به بخش تنظیمات بروید و همه حساب‌های بانکی خود را اعم از متصل به کارتخوان یا دارای دسته چک تعریف کنید تا در محاسبات از آنها استفاده شود.
یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های این اپلیکیشن امکان صدور فاکتور است که در حساب و کتاب می‌تواند انواع فاکتورهای خرید، فروش، مرجوعی و غیره را صادر کنید.
این اپلیکیشن یک صفحه به نام مرور فاکتورها و حساب‌ها دارد که در آن می‌توانید جزئیات تمام مخارج و درآمدها را همراه با فاکتورهای مربوط به آنها مشاهده نمایید. اگر فاکتورهای دریافتی یا چرداخی به صورت نسیه هستند، در قسمت دفتر حساب می‌توانید آنها را مشاهده و مدیریت کنید.
اینها فقط تعدادی از قابلیت‌های کلی این اپلیکیشن حسابداری هستند. سایر امکانات آن عبارتند از:
امکان چسباندن اجناس دلخواه در بالای فهرست کالاها برای دسترسی سریعتر به آنها
ابزار جستجو برای یافتن کالا، فاکتور و غیره
امکان انتخاب وضعیت دریافت وجه هنگام صدور فاکتور که شامل نقد، کارتخوان، چک مشتری، حساب دفتری، واریز به حساب و تخفیف می‌شود
صدور فاکتور برای اقلام آزاد که در فهرست کالاها وجود ندارند
ابزار فیلتر کردن نمایش فاکتورها بر اساس تاریخ
تعیین وضعیت چک‌ها (پاس شده یا عودت داده شده) و تنظیم یادآور برای هر یک از آنها
امکان ویرایش همه موارد ثبت شده
و…
از جمله نکات مثبت درباره حساب و کتاب می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
عملکرد صحیح در انجام محاسبات
امکانات جانبی متعدد و کاربردی برای حسابداری
قابلیت استفاده برای همه اصناف
سهولت کار با آن برای تمام اقشار جامعه
همانطور که در نسخه‌های جدید، قابلیت‌های جدید ارائه می‌شوند و ایرادات قدیمی از بین می‌روند، می‌توان در نسخه‌های بعدی این اپلیکیشن تغییراتی اعمال کرد. برای مثال، بهتر است موجودی اولیه برای حساب‌های بانکی تعریف شود و امکان انتقال وجه بین آنها برقرار شود. به علاوه پشتیبان گیری از اطلاعات و بازیابی آنها و نیز ارائه گزارش بر حسب بازه‌های زمانی مختلف همراه با نمودار می‌تواند به کارایی بیشتر و بهتر این اپلیکیشن کمک کند.
در کل می‌توان گفت در اپلیکیشن حساب و کتاب، بسیاری از امکانات لازم برای مدیریت حساب‌ها، کالاها، مشتریان فروشگاه‌ها پیش‌بینی شده است. با اینکه این اپلیکیشن رایگان نمی‌تواند جای سیستم‌های حسابداری پیشرفته را بگیرد، اما آنقدر کارایی دارد که استارتاپ‌ها بتوانند برای مدیریت امور مالی و حسابداری خود از آن استفاده کنند.