ارائه خدمات ثبتی و مالیاتی با هوش مصنوعی
آسانثبت؛ بازیگر اول بازار در ارائه خدمات ثبتی، حقوقی و مالیاتی مبتنی بر فناوری‌های نوین
خدمات آنلاین به عنوان بهبود کیفیت ارائه انواع خدمات یکی از نشانه‌های توسعه است. این امر دلیل شکل‌گیری کسبوکار آسانثبت را بیشتر مشخص می‌کند؛ خدمات آسانثبت، براساس استانداردهای روز دنیا و با تکنولوژی‌های پیشرفته است.
مسعود خاکبازان بنیانگذار و رئیس هیات‌مدیره، رضا علامه مدیرعامل و عضو هیات‌مدیره و مونا جعفری مدیر تحقیق و توسعه آسانثبت در مورد شیوه رسیدگی به نیازها و پرونده‌های ثبتی و حقوقی شرکت‌ها که چالش جدی کسبوکارها در کشور است، می‌گویند: اگر به عنوان مثال ۵۰ الی ۷۰ مورد کاری، به‌دست ۵نیروی انسانی به صورت روزانه قابل انجام باشد، وقتی صحبت از خدمات آنلاین و هوش مصنوعی می‌شود، به خروجی چند‌هزار پرونده روزانه می‌رسیم. چیزی شبیه به حدود ۱۰هزار سفارش ثبتی در اسفند سال گذشته که طی ۲۰روز موفق به انجام آن شدیم. تفصیل این گفت‌وگو را در ادامه می‌خوانید.
به عنوان سؤال اول «آسانثبت» براساس پاسخ به چه نیازهایی شکل گرفته است؟
خاکبازان: «نیاز بازار به تغییر روش‌ها هم در مارکتینگ و هم در ارائه خدمات». از آنجایی که ارائه بهتر، سریع‌تر و جامع‌تر خدمات ثبتی و حقوقی، مورد نیاز جدی بازار است، می‌توانم بگویم فاصله‌گرفتن از شیوه سنتی ارائه این خدمات به دلیل محدودیت‌های فراوان و لزوم جمع‌آوری و مدیریت داده‌های انبوه مشتریان برای ارائه خدمات بهینه و فناورانه موجب راه‌اندازی آسان ثبت شد.
مهم‌ترین خدماتی که آسانثبت ارائه می‌دهد، چیست؟
خاکبازان: مهم‌ترین خدمات ما شامل داده‌پردازی اطلاعات اشخاص حقوقی کشور و تولید سرویس‌های خدماتی آنلاین به آنها می‌شود. در ابتدا کارمان را با ۲ یا ۳ خدمت آغاز کردیم و اولین نمونه‌های خدمات آنلاین ما شامل ثبت شرکت، ثبت برند و تغییرات شرکت می‌شد که در حال حاضر حدود ۲۵خدمت آنلاین روی وب‌سایت و اپلیکیشن داریم.
این ۲۵خدمت دقیقا چه هستند؟ این خدمات را برای مخاطب معرفی کنید و بفرمایید عموما چه کاری برای مشتریان انجام می‌دهید.
علامه: خدمات ما در دسته بی‌توبی (BUSINESS TO BUSINESS) قرار می‌گیرد؛ یعنی خدمات‌مان را به صاحبان کسبوکارها ارائه می‌دهیم؛ همه آنچه یک کسبوکار برای قانونی‌شدن احتیاج دارد، جزء خدمات آنلاین ماست؛ یعنی از تاسیس شخصیت حقوقی تا انواع تغییرات آن و نیازهای مختلف حقوقی، ثبتی و مالیاتی و حتی انحلال و ختم تصفیه!
جعفری: از دیگر ارزش‌های رقابتی آسانثبت فرایندهای سیستماتیک آسانثبت و تعاملات لحظه به لحظه تیم ما با کاربران است؛ چراکه انجام بهینه این خدمات به نحوی بوده که مشتریان، آسانثبت را به عنوان دستیار امور ثبتی و حقوقی (account manager) شرکت خود انتخاب کرده‌اند. این انتخاب به این معنی است که کسبوکارها دیگر نگران بی‌اطلاعی و انجام اقدامات ضروری و جرایمی که در صورت رسیدگی‌نکردن به امور ثبتی و حقوقی برای هر شرکتی به لحاظ قانونی تعریف شده است، نباشند و از ابتدا آموزش، مدیریت، شناسایی، یادآوری، ثبت و پیگیری آن را به ما بسپارند.
پشتیبانی برای مشتریان به چه صورت است؟ چطور با کاربران خود ارتباط برقرار می‌کنید؟
علامه: امکان چت آنلاین و ایجاد Call Center ، از اقدامات ما در مدیریت ارتباط با مشتری بود. مرکز تماس همه‌روزه در ساعات کاری پاسخگوی مشتریان است. همچنین داشبوردی را در سایت برای مشتریان ایجاد کرده‌ایم که می‌توانند فرایند پرونده‌های‌شان را مشاهده کنند و به مدارکی که ارائه کرده‌اند، دسترسی داشته باشند تا در صورت نیاز تکمیل کنند و برای کارشناسان ما تیکت بگذارند. چت آنلاین هم از صبح تا حدود ۸شب پاسخگوی بازدید‌کنندگان سایت هستند. این نکته را هم یادآوری کنم باشگاه مشتریان آسانثبت تا مهر‌ماه راه‌اندازی خواهد شد.
جعفری: همچنین ما در مسیر پشتیبانی از مشتریان‌مان، برای دانش‌افزایی آنها و حتی افزایش آگاهی بازار در مورد قوانین و الزامات کسبوکار، سایت‌های آکادمی آسانثبت و آسان‌نیوز را راه‌اندازی کرده‌ایم که به صورت روزانه و هفتگی در حال بررسی اخبار، قوانین، ابلاغیه‌ها برای به‌روزرسانی محتوا هستند. در این داشبورد هر کاربر می‌تواند از این اخبار و اطلاعیه‌های مربوط به نیاز و درخواست خود خبردار شده و درگیر سردرگمی‌های رایج در این حوزه نشود.
چرا شرکت‌ها باید از خدمات شما استفاده کنند؟
خاکبازان: خدمات ارائه‌شده از سوی ما به نوعی واسطه‌گری میان نهادهای مختلف حاکمیتی و دولتی و صاحبان کسب‌وکارهاست. از آنجایی که خدمات ما تخصصی هستند و استفاده از آنها نیاز به دانش و مشاوره دارد و با توجه به اینکه رفتار هر ارگان و نهادی با دیگری متفاوت است و قوانین آنها مدام در حال تغییر و به‌روزرسانی است، کاری که ما انجام می‌دهیم شفافسازی و ساده‌سازی فرآیندها برای مشتریان است.
به بیان دیگر ما به ضروریات رفتارها و تغییرات فرآیندها آشنایی داریم و برای مشتری شفافسازی می‌کنیم چه اقدام و وظیفه‌ای را در چه بازه‌زمانی باید انجام دهد. این کار مشتریان را به جای ورود به پیچیدگی‌های قانونی و فرآیندی چند ارگان مختلف تنها با یک سازمان (آسانثبت) طرف می‌کند.
استعلام روزنامه‌های چاپ‌شده یا چاپ‌نشده، انجام ثبت‌نام مالیاتی شرکت، ثبت‌نام ارزش افزوده، اعتبار هیأت مدیره، اعتبار بازرسی، دریافت پلمپ دفاتر و بسیاری موارد دیگر در یک سامانه تجمیع می‌شود و شرکت‌ها به‌راحتی می‌توانند به اطلاعات خود دسترسی داشته باشند و بر این اساس وظایف و سفارشات خود را انجام دهند.
علامه: در تکمیل صحبت‌های آقای خاکبازان باید اضافه کنم برون‌سپاری این کارها برای شرکت‌ها مقرون‌‌به صرفه‌تر از استخدام مشاور و یا تشکیل بخش مجامع و حقوقی خواهد بود و ما این خدمات را در قالب دستیار ثبتی و مالیاتی انجام می‌دهیم.
وجه تمایز و ارزش‌آفرینی شما در بازار خدمات ثبتی و مالیاتی چیست؟
علامه: تا پیش از ایجاد آسانثبت، خدمات آنلاین در حوزه خدمات ثبتی و مالیاتی وجود نداشت که این ارائه برخط و مبتنی بر فناوری‌های مدرن و با استفاده از بیگ‌دیتا و هوش مصنوعی انقلابی در بازار سنتی خدمات ثبتی بود. ما همچنین در مفهوم مدرن و علمی قیمت‌گذاری ایجاد کردیم. در حالی که قیمت ارائه خدمات در این بازار چارچوب مشخصی ندارد. این تغییرات در زمین بازی که مشتریان می‌توانند هر زمان از شبانه‌روز خدمات آنلاین و با قیمت مشخص دریافت کنند، به طور کلی فضای بازار و فرهنگ حاکم بر آن و روش ارائه خدمات را متحول کرد. اینها ارزش‌آفرینی‌های آسانثبت محسوب می‌شوند.
خاکبازان: این نکته را هم اضافه کنم ما در آسانثبت به سمت مشتری‌مداری رفتیم و این کار باعث افزایش تعداد مشتری‌ها شد. ما در این چند سال بیش از ۱۰۰هزار ثبت سفارش آنلاین و حدود ۴۰هزار مشتری داشتیم، در حالی که رسیدن به این آمار در شرایط سنتی امکان‌پذیر نیست و آن چیزی که این امر را در کوتاه‌مدت امکان‌پذیر کرد، استفاده از بیگ‌دیتا و هوش مصنوعی هم در حوزه مارکتینگ و هم فرآیندها بود.
با این شرایط می‌توانیم بگوییم چالش سرعت بررسی اطلاعات و روند انجام کارها هم مطرح بوده است؟
علامه: بله. روند رسیدگی به پرونده شرکت‌ها همیشه چالشی بوده که ما سعی کردیم با بهینه‌سازی در نفرات نیروی کار، زمان و سرعت‌دهی به عملیات در آسانثبت تغییر ایجاد کنیم. همچنین در حوزه ارتباط با حاکمیت با رایزنی، کارشناسی و ارسال پرونده بدون نقص یا آماده بررسی نهایی به این چالش غلبه کردیم.
رسیدن به این آمار کار آسانی نیست و در کنار آن، حفظ کیفیت هم اهمیت زیادی دارد. شما چگونه این دو را با هم عملیاتی کرده‌اید؟
خاکبازان: استفاده از فناوری در شرکت ما با چشم‌انداز همین مسئله بوده است؛ یعنی افزایش آمار عملکردی همزمان با بالاترین کیفیت. ما توانستیم با ایجاد یک ربات نرم‌افزاری و سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) سرعت انجام کار را به حداکثر برسانیم. کاری که در ۱۰ روز آخر اسفند ماه سال گذشته انجام شد، به وسیله همین نرم‌افزار بود. به عنوان مثال، برای تنظیم صورتجلسه انحلال یک شرکت به‌دست یک نیروی انسانی، یک الی ۲ساعت زمان لازم است و میزان خطای آن هم بالاست؛ اما یک صورتجلسه بر اساس اطلاعاتی که از مشتری ثبت شده است، با استفاده از این نرم‌افزار تنها در ۳۰ ثانیه و صفر درصد خطا آماده می‌شود. یا مثلا با استفاده از این روش‌های نوآورانه، در یک ماه، ۳۵۰ سفارش انحلال شرکت داشتیم.
با همه این شرایط، اگر به عقب باز‌گردید، دوباره این مسیر را انتخاب می‌کنید؟چرا؟
خاکبازان: قطعا.
خاکبازان: چون زمانی که «آسانثبت» شکل گرفت، نیاز به آن کاملا محسوس بود. به‌خصوص با شیوع کووید-۱۹ بسیاری از رقبای ما که شیوه سنتی داشتند، کار خود را تعطیل کردند، اما ما از شرایط استفاده کردیم و توانستیم در آن دوران به اوج برسیم.
برای رشد کسب‌وکارتان سرمایه جذب کردید یا با سرمایه شخصی پیش رفتید؟
خاکبازان: برای شروع کار جذب سرمایه نداشتیم و این انتخاب هم آگاهانه بود که با سرمایه خودمان به این نقطه برسیم. اما به‌تازگی تصمیم گرفتیم جذب سرمایه داشته باشیم، چراکه در این حد از رشد کسبوکار، ارزش کار ما برای سرمایه‌گذار قابل فهم شده است.
مسیر توسعه آسانثبت را چگونه می‌بینید؟
جعفری: ما در ادامه روند توسعه آسانثبت، در حال پیاده‌سازی مابقی سامانه‌های مورد نیاز کسبوکارها در حوزه ثبتی، حقوقی و مالیاتی با اتکا به تجربه موفق راه‌اندازی سایر سرویس‌ها با ترتیب ضرورت و اولویت هستیم. به عنوان مثال، سامانه‌های ثبت اختراع، شرکت‌های دانش‌بنیان، ای‌نماد(enamad)، اظهارنامه مالیاتی، اظهارنامه ارزش‌افزوده و فصلی، ثبت شرکت‌های تعاونی، کارت بازرگانی، ثبت‌نام جامع تجارت، ثبت‌نام‌های مرتبط به رتبه و… . به‌زودی مخاطبان می‌توانند مدیریت این امور را به ما بسپارند.
همچنین با توجه به قوانین جدید مالیاتی برای افراد حقوقی و حقیقی و به خاطر بی‌اطلاعی صریح و شفاف عموم مردم و حتی برخی کسبوکارها از جمله استارتاپ‌ها، تصمیم داریم سرویس‌هایی را به طور خاص به آموزش در این حوزه و مدیریت امور مالیاتی مخاطبان اختصاص دهیم.
ارائه خدمات ثبت شرکت در برخی کشورهای خارجی از جمله کشورهای همسایه و در اروپا هم در حال گسترش است. ما سابقه فعالیت غیرمتمرکز داریم و این تجربه ما از ایجاد دفتر در دیگر شهرها بوده است. دوران کرونا موجب شد ما با دورکاری به سرعت بتوانیم با متدهای انجام کار غیرمتمرکز هماهنگ شویم. بر این اساس آسانثبت، امروز آماده گسترش خدمات در همه کشورهاست زیرا ما تجربه کارشناسان خبره را مستندسازی کرده‌ایم و آماده انتقال دانش به کارشناسان دیگر در کمترین زمان هستیم.
عرصه رقابت و رشد در حوزه ثبتی، حقوقی و مالیاتی را چطور برآورد می‌کنید؟
جعفری: آنچه در این حوزه اهمیت دارد ولی در بخش عمده بازار وجود ندارد، آموزش و مشاوره صحیح به مخاطبان، ارائه خدمات به‌موقع و قیمت‌گذاری منطقی متناسب با خدمت است که دغدغه و مزیت رقابتی ماست. پیش‌بینی می‌کنیم چنانچه حامیان و علاقه‌مندان این حوزه و حتی رقبا یا همکاران ما تصمیم به بهره‌برداری بیشتر از سهم این بازار داشته باشند، می‌توانند با اتکا به دانش فناورانه آسانثبت، تیم بزرگ‌تری را در کنار ما شکل دهند.
آیا آسانثبت را بازیگر اصلی بازار خدمات ثبتی و مالیاتی می‌دانید؟
علامه: در ارائه خدمات مدرن مبتنی بر فناوری اطلاعات، حتما بازیگر اول بازار هستیم؛ البته پیشینه مؤسسه حقوقی هم بی‌تأثیر نیست. با توجه به استانداردسازی‌ها براساس بازارهای بین‌المللی، به طور قطع، آسانثبت بازیگر اصلی و راهبر این بازار است، چون کاملا براساس دانش روز حرکت می‌کند.
خاکبازان: ما در حال ساخت بازارهای جدید هستیم؛ یعنی هم جایگاه بازیگر اصلی و هم راهبری بازار خدمات ثبتی، حقوقی و مالیاتی را برای آسان ثبت محفوظ می‌دانیم.
شما فرهنگ آنلاین ارائه خدمات را ایجاد کردید. اما نکته‌ای که وجود دارد، این است که ارگان‌ها و نهادهای دولتی همچنان بر شیوه سنتی تاکید دارند. چطور توانستید این فرهنگ را برای آنها به اصطلاح جا بیندازید؟ از چالش‌های این مسیر بگویید.
علامه: بله درست است؛ همچنان کاغذ و امضای دستی برای نهادهای حاکمیتی اهمیت دارد و ما هم کماکان در تلاش هستیم تا این موضوع را حل کنیم. اما این نکته را هم در نظر داشته باشیم که طی ۲سال اخیر، با توجه به شیوع کووید-۱۹ و عوامل دیگر، نگاه آنها به حوزه آی‌تی تغییر کرد، با امضای دیجیتال آشنا شدند و کم و بیش آن را پذیرفته‌اند؛ همچنین پنجره واحد بین سازمان‌ها در حال گسترش است. به عنوان مثال، سازمان ثبت شرکت‌ها که زیر نظر قوه قضاییه است، با سازمان امور مالیاتی که زیر نظر دولت است، پنجره واحدی ایجاد کرده‌اند و خدمات و اطلاعات را با یکدیگر ردوبدل می‌کنند. همینطور اطلاعات مشتریان، تجمیع شده و امکان دسترسی به آنها، چه برای سازمان‌ها و چه برای مشتریان، آسان شده است.
به طور خاص در «ثبت برند» و «ثبت شرکت» که بازار کهنه‌کاری است، چطور نوآورانه عمل کرده‌اید؟
جعفری: براساس تحقیق بازار و ارزیابی رقبا این نکته که در دو سرویس «ثبت برند» و «ثبت شرکت» رویکرد بازار هنوز سنتی است، مورد تایید قرار گرفت اما چابک‌بودن استارتاپی ما موجب شد بتوانیم حوزه مارکتینگ را از عملیات اجرایی با روش‌هایی مجزا کنیم و ضمن توسعه بازار و بازار‌آفرینی خدمات نوینی را ارائه دهیم.
تاکنون با چه چالش‌ها و ریسک‌هایی در حوزه کاری خود مواجه بوده‌اید؟
علامه: اساسا با ۳نوع چالش مواجه هستیم. یک دسته چالش‌های فضای کسبوکار که در بدو ورود به بازار با آنها مواجه شدیم؛ مثل تغییر شیوه سنتی ارتباط با مشتری، نحوه قیمت‌گذاری‌ها و موارد دیگر که رقبا را معترض کرد. ما صنفی نداریم که به عنوان یک نهاد مدنی با رقبا و ارگان‌هایی که با آنها مرتبط هستیم، در تعامل باشیم.
از سوی دیگر، فرهنگ ارائه خدمات آنلاین برای مردم غریبه بود. اما چالش سوم، به نگاه نهادهای حاکمیتی به شیوه کار ما و اساسا استارتاپ‌ها مربوط می‌شود، هرچند که در این چند سال کمی نگاه‌ها به استارتاپ‌ها و شرکت‌های دانش‌بنیان تغییر کرده است، اما فرهنگ رفتاری استارتاپ‌ها به رسمیت شناخته نمی‌شوند و این موضوع در مورد کار ما با توجه به موضوعات حقوقی و قانونی شدیدتر هم بود.
خاکبازان: ما پلتفرم‌های مشابه خود را در دنیا بررسی کرده‌ایم و با چالش‌ها و راهکارهای آنها هم آشنا هستیم.
در این زمینه تفاوت‌های بسیاری بین ایران و کشورهای دیگر وجود دارد. میزان تسهیل‌گری نهادهای حاکمیتی کشورهای دیگر برای فعالیت بخش خصوصی بیشتر بوده و قوانین مشخص‌تر است؛ در حالی که بسیاری از قوانین در ایران برای خدمات دیجیتال ابهاماتی دارد. البته این باعث می‌شود خلاقیت‌هایی برای رفع آنها داشته باشیم، ولی به هر حال این کمبودها هم یک چالش می‌شوند.