سرپرست واحد کنترل پروژه رامک/ استانداردسازی در صنعت مواد غذایی و لبنی اهمیت بالایی دارد. شرکتها برای اینکه کیفیت محصولات خود را افزایش داده و هزینه‌ها را مدیریت کنند و همچنین در صحنه رقابت منطقه‌ای و جهانی حرفی برای گفتن داشته باشند؛ به استانداردسازی محصولات و فرایندهای خود روی می‌آورند. کشورهای توسعه‌یافته از طریق استاندارد-سازی فرایندها، به دنبال بهینه سازی منابع مصرفی، کاهش هزینه‌ها و موفقیت سرمایه‌گذاری‌های خود هستند.
دلایل اهمیت داشتن استانداردسازی را می‌توان مواردی همچون کمک به تدوین قوانین بر پایه اصول علمی و فنی معتبر، ایجاد زمینه‌ی رقابت، افزایش سود تولیدکنندگان، افزایش کیفیت و ایمنی محصولات و درنتیجه افزایش رضایت مصرف‌کنندگان نام‌برد.
داده ها و اطلاعات رامک مرجعی برای تدوین استاندارد ۱۱۹۵۶
استانداردسازی نیاز به سیستم‌های نوین مدیریت اطلاعات را افزایش می‌دهد. برون‌سپاری سیستم مدیریت اطلاعات یکی از گزینه‌های ساده و در دسترس است اما سیستم‌های موجود در بازار به دلایل مختلف از جمله عدم انطباق با نیازها در اولویت شرکت فراورده های لبنی رامک نبوده‌اند.
این روایت یک مثال از تغییر درون‌زا از سیستم های سنتی مدیریت اطلاعات به یک سیستم نوین در شرکت فراورده‌های لبنی رامک است. نهادینه شدن موفق و انطباق صحیح سیستم با فرایندهای شرکت و تولید داده‌های دقیق و به موقع باعث می‌شود که داده‌ها و اطلاعات این سیستم در مورد مقادیر ویژه مصرف انرژی به عنوان اطلاعات مرجع در اختیار سازمان ملی استاندارد جهت تدوین استاندارد ۱۱۹۵۶ که یکی از استانداردهای مهم در حوزه مصرف انرژی در صنایع لبنی است، قرار گیرند.
پرده اول: عدم انطباق فرایندها با استاندارد
اوایل ورود اینجانب (کارشناس سابق واحد فنی) بیش از ۱۰ سال بود که شرکت به صورت محدود فعالیت‌هایی به‌نام تعمیر و نگهداری انجام می‌داد و با توجه به تصمیم مدیریت برای اخذ گواهینامه کیفیت (استاندارد ایزو ۹۰۰۱) و نیاز مبرم به رفع عدم انطباق‌های اساسی و توسعه اصولی حوزه تعمیر و نگهداری و کالیبراسیون، در صدد خرید نرم‌افزار مدیریت اطلاعات بود.
ولی به دلایل مختلفی که به برخی از آنها اشاره شد این نوع سیستم‌ها برای این صنعت مناسب نبودند و شرکت، تمایلی به خرید آنها نشان نمی‌داد.
برای تکمیل مستندات تعمیر و نگهداری به همه قسمت‌های مرتبط با نت به‌خصوص واحدهای تولید و انبار، رفت و آمد زیادی داشتم. ثبت دقیق شناسنامه‌های تجهیزات سبک و سنگین درکارخانه، کاری بسیار حساس بود و مجبور بودم داده‌های زیادی را در فایل‌هایی مجزا در سیستم اکسل نگهداری کنم.
وظیفه بعدی خواندن گزارش کارهای روزانه‌ای بود که از سالن‌ها به دفتر فنی می‌رسید، مهمترین گزارشات کلی روزانه شامل تعویض قطعات و یا تعمیرات بود که به‌صورت دستی در پرونده‌ها وارد می شد. در هر زمان که نیاز به سابقه خرابی دستگاه داشتیم باید با زحمت زیاد، پرونده‌ها را از داخل کمد بایگانی جستجو می‌کردیم و با صرف زمانی زیاد، در داخل گزارشات دست‌نویس به دنبال توضیحی در مورد خرابی و وضعیت دستگاه‌ها بودیم.
کمترین انتظار ما این بود که خط نویسنده گزارش، خوانا و قابل فهم باشد. این مشکلات در مقابل اینکه آیا به پاسخ سوال خود می‌رسیدیم یا نه!؟ هیچ نبود. ساعت‌ها خط تولید، به‌خاطر گزارشاتی که به درستی ثبت نشده بودند متوقف بود.
این سختی‌ها، مسائل و مشکلات باعث شد دغدغه‌ای درونم حس مسئولیت دهد تا با مدیر خود مشورت کنم و پیشنهاد تغییری هرچند کوچک را در فرایندهای گزارش نویسی بدهم، تغییرات اولیه تدریجی و محدود بود اول فرم‌های گزارش‌نویسی را اندکی تغییر دادیم و یک فایل اکسل در واحد نت ساختیم و برای هر دستگاهی یک صفحه باز کردیم، موضوعات قابل ثبت را تایپ کرده و در فایل تعمیرات ثبت می‌کردیم.
در آخر هر هفته، فایل‌ها را برای اطلاع سرپرستان واحدها روی فلش تحویل می‌دادیم، و در کنار آن به‌صورت هفتگی گزارش‌هایی نیز برای مدیران آماده می‌کردیم. یک سال و نیم این روش را ادامه دادیم تا اینکه در تعطیلات عید به دلیل مرخصی همکاران من و تعطیلی دفتر، دسترسی دیگر واحدها به گزارشات مختل شد.
به همین دلیل تصمیم بر این شد که هر واحد به‌طور جداگانه، ثبت اطلاعات و گزارشات روزانه خود را برعهده بگیرد، به این ترتیب با توزیع اطلاعات بر روی همه سیستم‌ها، از تمرکز کار جلوگیری می‌شد. بدلیل تدریجی بودن تغییرات مخالفت ها در پیاده سازی خیلی زیاد نبود.
اقدامات اولیه اگر چه در حد و اندازه‌های یک سیستم مدیریت اطلاعات نبود ولی نتیجه‌ای که داشت این بود که ما با سعی و تلاش خود می‌توانیم به سمت پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت اطلاعات حرکت کنیم و ما با امید بسیار در میانه‌های تابستان گرم شهر شیراز در راهی بی برگشت قدم گذاشتیم و به جلو رفتیم!
پرده دوم: پیاده‌سازی موفق استاندارد ایزو ۹۰۰۱
در هر سازمانی تعارضات بین واحدها، یکی از فرسایش‌دهنده‌ترین موضوعات است. اختلافات بین دو واحد مجزا با اختلافات درون یک واحد بسیار متفاوتند. در یک واحد مشخص، مدیر و مسئول واحد دقیقا با ریز جزئیات کار آشناست، کار را خوب می‌شناسد مشکل را سریع تشخیص می‌دهد، به وضعیت کارگران خود آگاه است. ولی مدیر یک واحد نسبت به یک واحد دیگر آگاهی کاملی ندارد و این نقطه شروع یک تعارض است.
شرکتی با سازماندهی مشابه شرکت رامک که در آن واحدها به هم وابستگی بیشتری داشته باشند به صورت متناوب دچار تعارضات بین واحدی می‌شوند.
در این قسمت چند نمونه از تغییرات انجام شده در فرایند ذخیره‌سازی و گردش اطلاعات در سازمان که توانست به صورت پی‌درپی و همانند دومینو در سرتاسر شرکت گسترش یابد را بازگو می‌کنیم:
مورد اول: ( ارتباط واحد فنی و تولید)
تعمیر دستگاهی که باید در حدود ۳ ساعت طول بکشد چیزی حدود ۲ روزکاری زمان می برد و باعث تعطیلی فرایند تولید شده بود، واحد تولید مسئولیت توقف دستگاه را ناشی از کم‌کاری‌های دیگر واحدهای مرتبط می‌دانست اما تنها راه‌حل، ثبت دقیق اطلاعات و شفاف‌سازی بود.
باید فرایند ثبت گزارشات خرابی به‌گونه‌ای اصلاح می شد که کوچکترین اطلاعات از دست نرود. با اصلاح سیستم ثبت خرابی ها در کنار سیستم ثبت گزارشات واحدهای فنی و تولید، علاوه بر رسیدن به اهداف اولیه، دستاوردهای دیگری نیز داشت.
مورد دوم: (ارتباط واحد فنی و انبار)
ارتباطات واحد فنی( تعمیر- نگهداری) با واحد انبار در هر روز برای سفارش قطعه می‌باشد. برای دریافت قطعه جهت تعمیرات یا تعیین استوک در خطوط به سابقه خرید آن قطعه نیاز داریم، ردگیری سابقه خرید قطعه و زمان درخواست‌ها از واحد فنی به واحد انبار همیشه برای ما دردسرساز بود.
این ناهماهنگی بین واحدهای تعمیرات و انبار باعث می شد دستگاهی که در حال کار بود متوقف شده و دیگر نتواند به‌موقع تعمیر بشود. این مشکل با اضافه کردن فرایندهای مرتبط با سفارشات از انبار به سیستم مدیریت اطلاعات حل شد و کار تا جایی گسترش یافت که سیستم توانست حتی برای پیگیری وضعیت قطعه‌ها در طول فرایند نیز به‌کار رود.
مورد سوم: (ارتباط واحد فنی و منابع انسانی)
در آخر هر ماه لیستی از غیبت، مرخصی ثبت نشده و اضافه کار رد نشده کارکنان، از طرف واحد منابع انسانی به واحد فنی می‌آمد و وظیفه دفتر فنی رفع مغایرت‌های این لیست بود. به‌دلیل عدم ثبت صحیح و دقیق رویدادها، پیدا کردن دلایل آنها، مشکلات فراوانی داشت و باعث ایجاد نارضایتی برای کارکنان واحد فنی و منابع انسانی می‌شد که اضافه کردن قسمت منابع انسانی به سیستم مدیریت اطلاعات باعث شد که ثبت رویدادهای ورود و خروج و دلایل آن منظم، دقیق و در زمان کمتری انجام شود.
با گذشت ۳ سال، سیستم مدیریت اطلاعات طراحی شده توانسته بود به واحدهای دیگر نفوذ کند و خود را در کل شرکت تثبیت کند و دیگر فرایندی در شرکت نبود که با سیستم مدیریت اطلاعات بخش نت بی‌ارتباط باشد. بعد از طراحی پایگاه داده، آن را روی شبکه مشترک شرکت قرار دادیم تا هر واحد به اطلاعات مربوط به خود دسترسی داشته باشد. شرکت در طول چند سال از یک فایل اکسل ساده، به چنین سیستمی دست‌یافت.
شرکت رامک برای کسب ایزوهای مختلف باید سوابق تعمیر و نگهداری دستگاه‌ها را با چارچوب استاندارد شده بایگانی می‌کرد. سیستم مدیریت اطلاعات توانست شاخص‌های استانداردها را به راحتی در فرایندهای خود جایابی کند به‌گونه‌ای که وقتی واحد برنامه‌ریزی از واحد تولید جدا شد، کارکردهای سیستم مدیریت تغییری نکرد و بهره‌وری دستگاه‌ها را نیز به صورت قابل توجهی افزایش داد.
در نهایت شرکت رامک توانست استاندارد مدیریت تضمین کیفیت ایزو ۹۰۰۱ را کسب کند که یکی از عوامل موفقیت در کسب این گواهینامه را می‌توان داشتن اطلاعات دقیق و به‌روز در مورد واحد تعمیر و نگهداری و کالیبراسیون دستگاه‌ها دانست.
پرده سوم: همکاری با سازمان ملی استاندارد
استانداردها، به دلیل تاثیرگذاری بالا بر نوآوری‌های سازمانی، می‌توانند نقش مهمی در موفقیت شرکتها ایجاد کنند. به‌طور کلی ۴ نوع استاندارد را معرفی کرده‌اند (استانداردهای معنایی، استانداردهای اندازه‌گیری و آزمون، استانداردهای واسط و استانداردهای سازگاری) که هرکدام دارای کارکردهای متفاوتی می‌باشند.
این استاندارد از نوع استانداردهای سازگاری و کیفیت می باشد (که به افزایش کیفیت محصولات، کاهش ریسک، اقتصاد مقیاس و تعامل‌پذیری و خلق آثار شبکه منجر می‌شوند) و با هدف افزایش کیفیت محصولات و کاهش هزینه‌های اقتصادی پیگیری می‌شوند.
تجربه موفقیت آمیز پیاده‌سازی سیستم مدیریت اطلاعات، توانست در تدوین استاندارد ۱۱۹۵۶ که مربوط به اصلاح و بهینه کردن معیار مصرف انرژی در صنایع لبنی است مورد استفاده قرار گیرد.
مميزی و مدیریت مصرف انرژی در صنعت لبنيات به دلیل مصرف بالای انرژی در سال‌هاي اخير مورد توجه قرار گرفته اسـت و مهمترين فعاليتی كه در سطح كل صنايع لبنی كشـور صـورت گرفته است، با نام “تدوين معيـار مصـرف انـرژي در صـنايع لبنی” براي كارخانجات لبنی در حـال كـار و جديدالاحـداث داخل كشور در پژوهشكده سبز دانشگاه علم و صـنعت بـه انجـام رسـيده است.
داشتن یک سیستم مدیریت اطلاعات قوی باعث شد که شرکت به عنوان یکی از شرکت‌های منتخب جهت اصلاح معیار مصرف انرژی، بتواند اطلاعات خوبی را در خدمت اداره ملی استاندارد قرار دهد. روزی که استاندارد ۱۱۹۵۶ تدوین شد یک روز به‌یادماندنی برای من بود چون توانسته بودیم به‌عنوان یکی از شرکت‌های بزرگ که دارای همه بخش‌های مختلف صنعت لبنیات هستیم، معیارها و شاخص‌هایی را به اداره استاندارد بدهیم تا همه شرکتها بتوانند به‌صورت دقیق و عادلانه مورد ارزیابی اداره استاندارد قرار بگیرند.
از نوآوری اینجا در پیک پارسه بخوانید