نرم‌افزار «همکلاسی» از چالش‌های هوشمندسازی مدارس می‌گوید!
همکلاسی، یک سامانه هوشمند مدیریت مدرسه است که در سال ۹۰ راه‌اندازی شد و تلاش کرد تا با حذف فرایندهای کاغذی، گامی مثبت در راستای هوشمندسازی مدارس بردارد؛ مدیران این شرکت از چالش‌هایی که در این یک دهه با مدارس داشتند می‌گویند و از برنامه‌های آینده خود صحبت می‌کنند.
سامانه همکلاسی یک نرم‌افزار هوشمند مدیریت مدرسه است و مشتریان اصلی آن را مدیران و کادر مدارس تشکیل می‌دهند، این شرکت طی بیش از ۱۰ سال فعالیت خود با چالش‌های مختلفی دست‌وپنجه نرم می‌کرد، از پیاده‌سازی زیرساخت آی‌تی در مدارس گرفته تا فرهنگ‌سازی استفاده از یک نرم‌افزار ابری؛ به گفته امید قیطانی و احسان خدارحمی (بنیان‌گذاران نرم‌افزار همکلاسی) یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی که در ابتدای کار با آن درگیر بودند، ایجاد فرهنگ استفاده از نرم‌افزارهای تحت وب برای مدارس بود، ادامه ماجرا را از زبان خودشان می‌شنویم.
نرم‌افزار ابری، کاملا برای مدارس ناشناخته بود!
همکلاسی از همان ابتدا یک نرم‌افزار ابری بود؛ ولی در آن زمان، تقریبا همه مدارس از نرم‌افزارهای ویندوزی برای مدیریت فرایندهای خود استفاده می‌کردند و استفاده از یک سیستم تحت وب، خیلی برای آن‌ها شناخته‌شده نبود؛ در حدی که وقتی به آن‌ها نام کاربری و کلمه عبور می‌دادیم، پاسخ می‌دادند: «همین؟ چرا نرم‌افزار را روی CD به ما تحویل نمی‌دهید؟» سال‌ها طول کشید تا بتوانیم فرهنگ استفاده نرم‌افزارهای ابری را بین مدارس رواج دهیم.
اما در سه چهار سال اخیر، کرونا با همه مشکلاتی که برای ما ایجاد کرد، یک مزیت هم داشت؛ آن هم اینکه مدارس به این نتیجه رسیدند که با استفاده از نرم‌افزارهای تحت وب نیز می‌توانند به خوبی کلاس‌های خود را برگزار کنند و همین موضوع خیلی در گسترش فرهنگ استفاده از نرم‌افزارهای ابری بین آن‌ها موثر بود.
در سال‌های ابتدایی، سرعت اینترنت یک معضل بزرگ بود!
هرچند، اینترنت کشور در حال حاضر هم خیلی تعریفی ندارد؛ اما در سال‌های نخست فعالیت‌مان واقعا به یکی از چالش‌های مهم ما تبدیل شده بود؛ سرعت اینترنت در بعضی از مناطق کشور به‌حدی کند بود که مجبور بودیم بخشی از هسته نرم‌افزار را به شکل فایل نصبی به مدارس تحویل دهیم تا آن را روی کامپیوترهای خود نصب کنند و فقط داده‌های اصلی را از سرور دریافت کنیم؛ این موضوع در به‌روزرسانی‌های سامانه و افزودن قابلیت‌های جدید، خیلی ما را به دردسر می‌انداخت.
الان وضعیت به چه شکلی است؟
در حال حاضر آگاهی مدارس نسبت به نرم‌افزارهای ابری خیلی بهبود پیدا کرده، هرچند الان هم استفاده از نرم‌افزار به عنوان یک سرویس (SaaS) برای برخی از مدارس ناشناخته است، اما به لطف رشد اکوسیستم آی‌تی کشور و رواج استفاده از سرویس‌های SaaS بین مردم، این چالش نیز در حال بهبود است.
در این مدت، حدود ۲۰۰۰ مدرسه از نقاط مختلف ایران، تجربه کار با سامانه همکلاسی را داشته‌اند و همچنان تلاش می‌کنیم تا فرهنگ استفاده از نرم‌افزارهای هوشمند را بیشتر از قبل، بین مدارس رواج دهیم.
سامانه همکلاسی چه قابلیت‌هایی را در اختیار مدارس قرار می‌دهد؟
همیشه در تلاش بودیم که تمام امکانات مورد نیاز مدارس را به شکل یکجا و یکپارچه در اختیارشان قرار دهیم، به همین دلیل امکانات سامانه همکلاسی را در چند بخش اصلی در اختیار مدارس قرار داده‌ایم که در ادامه به توضیح هر یک از این بخش‌ها می‌پردازیم.
مدیریت آموزش
این بخش از همکلاسی، وظیفه مدیریت فرایندهای آموزشی مدرسه را برعهده دارد، به عنوان مثال، کلاس و آزمون آنلاین، سیستم مدیریت کارنامه و تصحیح آزمون، دفتر کلاسی الکترونیک، گزارش و نمودار وضعیت نمرات، سیستم تدوین برنامه هفتگی و… از جمله مواردی هستند که یک مدرسه می‌تواند در زیرسیستم‌های آموزشی نرم‌افزار همکلاسی به آن‌ها دسترسی داشته باشد.
مدیریت منابع انسانی
منابع انسانی، کنترل تردد دانش‌آموزان و کادر مدرسه، نظرسنجی و ارزیابی عملکرد، جزو زیرسیستم‌های مدیریت منابع انسانی همکلاسی به حساب می‌آیند، به کمک این مجموعه نرم‌افزارها، یک مدرسه می‌تواند وضعیت حضور و عملکرد اعضا را به دقت زیر نظر گرفته و با برنامه‌ریزی و تدوین استراتژی‌های اصولی، اقداماتی را برای بهبود عملکرد افراد، به کار بگیرد.
مدیریت امور مالی
فرایندهای حسابداری و مالی به خصوص در مدارس غیر انتفاعی از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند، سیستم مدیریت امور مالی مدرسه، امکان ثبت تراکنش‌ها و فرایندهای مالی را در اختیار مدارس می‌گذارد؛ مدرسه‌ها به کمک این سیستم می‌توانند همه امور مالی خود، از جمله پرداخت نقدی یا اقساط شهریه‌ها، حقوق و دستمزد کارکنان و… را به سادگی و در یک کنترل‌پنل یکپارچه، مدیریت کنند.
مدیریت فرایندها
با استفاده از سیستم مدیریت فرایند، این امکان برای مدارس وجود دارد که فرایندهای مختلف خود (مثلا ثبت‌نام یا پیش‌ثبت‌نام مدرسه، اردوها یا رویدادهای مناسبتی و…) را به سادگی در قالب فرم‌های تعاملی پیاده‌سازی کنند و اطلاعات دلخواه خود را از والدین یا دانش‌آموزان به شکل الکترونیک، بگیرند.
مدیریت محتوا
مجموعه نرم‌افزارهای مدیریت محتوا امکان نشر مقالات و اطلاعیه‌های مدرسه را در فضای وب فراهم می‌کنند؛ به کمک این قابلیت، مدارس می‌توانند یک وبسایت متصل به سامانه خود داشته باشند و مواردی مثل فرم‌های ثبت‌نام و… و اخبار و اطلاعیه‌های خود را در وب‌سایت‌شان منتشر کنند.
مدیریت اتوماسیون
این مجموعه برنامه‌ها، بخش‌های مختلف مدرسه را به شکل مکانیزه مدیریت می‌کنند، مثلا کتابخانه الکترونیک، بوفه مدرسه، مدیریت تغذیه و سیستم‌های ارتباطی در این زیرمجموعه قرار می‌گیرند، در حقیقت مکانیزه کردن زیرساخت‌های جانبی مدرسه، توسط این زیرسیستم انجام می‌شود.
از نظر شما، یک نرم‌افزار مدرسه خوب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟
مواردی مثل یکپارچگی سیستم و تحت وب بودن، می‌توانند به شدت کار مدارس را ساده‌تر کنند به همین دلیل خوب است که مدرسه‌ها این دو مورد را به عنوان دو فاکتور مهم و اساسی در نظر بگیرند، اما در کنار این‌ها، عواملی مثل تامین امنیت و زیرساخت مناسب، پشتیبانی و آموزش، سابقه شرکت ارائه‌دهنده خدمات نرم‌افزاری، پشتیبانی از همه قابلیت‌های مورد نیاز مدرسه و البته سیستم گزارش‌گیری حرفه‌ای از جمله مواردی محسوب می‌شوند که مدیران و معاونین مدارس باید قبل از خرید یک نرم‌افزار در خصوص آن‌ها اطلاعات کافی کسب کنند.
نرم‌افزار همکلاسی، چه مزایایی نسبت به سایر رقبا دارد؟
علاوه‌بر مواردی مثل یکپارچگی سیستم و استفاده از فناوری ابری (Cloud) که جلوتر به آن اشاره کردیم، تلاش کردیم تا ماژول‌ها و ویژگی‌های نرم‌افزاری سامانه را مطابق با جدیدترین ترندهای دنیا به پیش ببریم.
به عنوان مثال استفاده از گیمیفیکیشن (Gamification) در سامانه همکلاسی، یکی از این نوآوری‌هاست، بدین ترتیب یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران مدارس (ترغیب دانش‌آموزان، والدین و معلم‌ها به استفاده از سیستم) با این روش برطرف شده است.
از سوی دیگر نرم‌افزار همکلاسی به یک سیستم مدیریت یادگیری (LMS) حرفه‌ای مجهز شده که به شکل اختصاصی برای مدارس توسعه پیدا کرده و بدین ترتیب مدرسه‌ها می‌توانند در کنار شیوه آموزش روتین خود (تعریف کلاس درس و برنامه هفتگی) در قالب یک سیستم هوشمند مدیریت یادگیری نیز از همکلاسی استفاده کنند و دوره‌های آموزشی خود را در اختیار دانش‌آموزان‌شان قرار دهند.
ضمنا به لطف پشتیبانی از سیستم نمرات توصیفی، عددی و پودمانی، مدارس در هر مقطع و نوعی می‌توانند از همکلاسی استفاده کنند، فرقی نمی‌کند یک مدرسه ابتدایی هستید، دبیرستان یا هنرستان! ما امکانات مورد نیاز هر مقطع را در سیستم پیاده‌سازی کرده‌ایم و بدین ترتیب بدون هیچ دغدغه‌ای می‌توانید از همکلاسی استفاده کنید.
ما همواره در همکلاسی تلاش کرده‌ایم، مجموعه ابزارها و راهکارهایی که مدارس به آن‌ها احتیاج دارند را تحت یک سیستم یکپارچه ابری در اختیارشان قرار دهیم، به شکلی که بدون نیاز به هیچ نرم‌افزار جانبی بتوانند نیازهای خود را برطرف کنند؛ هدف‌مان این است که فرایندها تا جای ممکن به شکل کاملا هوشمند و خودکار مدیریت شوند و بدین ترتیب باری را از دوش کادر مدرسه برداریم.
نرم‌افزار شما برای چه مقاطعی قابل استفاده است؟
سامانه همکلاسی به گونه‌ای طراحی شده که همه مقاطع و مدارس مختلف می‌توانند از آن استفاده کنند، سیستم نمرات عددی، توصیفی و پودمانی از جمله گزینه‌هایی هستند که در اختیار مدارس است و بدین ترتیب فرقی نمی‌کند مدرسه در چه مقطعی باشد یا چه نوع سیستم نمره‌بندی ارائه کند؛ هر مدرسه‌ای با توجه به نیاز خود می‌تواند از امکانات دلخواه خود استفاده کند.
خدمات دیگری هم هست که به مدارس ارائه دهید؟
بله؛ به‌جز سامانه همکلاسی که هسته اصلی سیستم را تشکل می‌دهد، ما خدمات جانبی دیگری هم ارائه می‌کنیم، به عنوان مثال خدمات دیجیتال مارکتینگ و طراحی سایت مدارس، تولید محتوا، سئو و مشاوره هوشمندسازی؛ از آنجایی که حضور در فضای دیجیتال این روزها خیلی مهم‌تر از قبل شده، مدارس نیز از این قاعده مستثنی نیستند و برای اینکه بتوانند پابه‌پای والدین و دانش‌آموزان در این فضا حضور داشته باشند، از این خدمات استقبال می‌کنند.
چه برنامه‌هایی برای آینده دارید؟
همکلاسی تا الان صرفا یک سرویس B2B بوده، یعنی فقط مدارس، مشتری ما محسوب می‌شدند؛ اما اخیرا محصولات و خدمات جدیدی را به کسب‌وکار خود اضافه کرده‌ایم؛ همکلاسی‌پدیا و همکلاسی‌کالج خدمات جدیدی هستند که در مراحل اولیه رشد خود قرار دارند.
در حال حاضر همکلاسی‌پدیا را به شکل MVP در وبسایت همکلاسی لانچ کرده‌ایم و قصد داریم با توسعه بیشتر این خدمات در آینده، در حوزه کسب‌وکارهای B2C مرتبط با مدارس نیز وارد شویم و علاوه‌بر کادر مدرسه، امکان ارائه خدمت به معلمین، والدین و دانش‌آموزان را هم داشته باشیم.
خوشبختانه با اینکه هنوز مدت‌زمان کمی از راه‌اندازی سرویس همکلاسی‌پدیا گذشته، با استقبال والدین و مدارس زیادی روبه‌رو شده و همین موضوع انگیزه بیشتری برای توسعه سایر سرویس‌ها به ما داده است، نسخه فعلی همکلاسی‌پدیا در حال حاضر ماهیانه حدود ۱۰۰,۰۰۰ بازدیدکننده یکتا دارد، از این رو در تلاشیم تا هرچه سریع‌تر سایر ایده‌هایی که مد نظر داشتیم را اجرایی کنیم.
سخن نهایی…
ما معتقدیم مدرسه یکی از مهم‌ترین نهادهای یک جامعه محسوب می‌شود و برای اینکه بتوانیم سهمی در رشد و توسعه مدارس و البته دانش‌آموزان کشورمان ایفا کنیم، بسیاری از سرویس‌ها و خدمات آموزشی خود را به شکل رایگان در اختیار این افراد (دانش‌آموزان، والدین و مدارس) قرار داده‌ایم.
با همه توان خود به مدارسی که قصد هوشمند شدن دارند، مشاوره رایگان می‌دهیم و آماده‌ایم تا آن‌ها را برای حل چالش‌هایشان همراهی کنیم.
همچنین برای مناطق کم‌بضاعت کشور، طرح‌های تخفیفی متنوعی را در نظر گرفته‌ایم تا هر مدرسه‌ای فارغ از محل ساخت بتواند از زیرساخت همکلاسی استفاده کند؛ امیدواریم روزی برسد که تمام دانش‌آموزان ایران بتوانند بدون هیچ‌دغدغه‌ای از مزایای فناوری اطلاعات در مدرسه خود بهره‌مند شوند.