بعضی مواقع نیاز است که شکاف موجود بین نقش کارکنان و منافع کسب و کارتان را ترمیم کنید. اما اینکه برای این کار چه راهکاری می‌توانید در پیش بگیرید خیلی مهم است. مونا پاتل، موسس و مدیرعامل شرکت موتیویت دیزاین(Motivate Design) و شرکت یو‌ایکس‌هایر است. او همچنین نویسنده کتاب تازه «شیوه کار خود را تغییر دهید، نو‌آوری کنید و بیندیشید» است. نوشته زیر چکیده‌ای از تجربه این کارآفرین موفق است.
به عنوان یک مدیر، مسئولیت ما شناسایی شکافی است که بین عملکرد کارکنان و نیاز‌های کسب و کار وجود دارد. به عقیده من، همه افراد تمایل دارند تا بهترین عملکرد را داشته باشند، اما اغلب، بهانه‌هایی به وجود می‌آید که از موفقیت آنها جلوگیری می‌کند. «من برای نقش دیگری مناسب هستم»، «این کار برای یک نفر خیلی زیاد است»، «رئیس من هرگز کار مرا نمی‌بیند و قدردان من نیست» و موارد بیشتر، که نمونه‌های آن را در کتابم آورده‌ام. این بهانه‌ها بیانگر آن است که مردم همواره از گونه‌ای دلواپسی در رابطه با عملکردشان در کار برخوردار هستند که این نوع از هراس لزوما چیز بدی نیست، اما در هر صورت زمانی که این ترس کنترل کارکنان را در دست می‌گیرد، آنها را از انجام آنچه که به سود تجارت شماست، باز‌می‌دارد. این زمان درست هنگام پدیدار شدن یک شکاف مابین منافع تجارت و نقش کارمندان است. من رشد و شکوفایی شرکتم را بیش از هر چیزمدیون بحث‌ها و بازتعریف نقش کارمندانم می‌دانم. بیش از یک‌سوم کارمندان شرکت ما در بحث‌ها پیرامون بازتعریف نقش‌ها شرکت کردند. هم مدیران و هم کارکنان از طریق همین بحث‌ها به شکاف‌های میان‌نقشی پی بردند و پس از آن برای رفع آن اقدام کردند. در زمان مواجه‌شدن با اینگونه شکاف، افراد شرکت مراحل زیر را به عنوان یک راه‌حل موثر انجام می‌دهند:
- به مشکلات به عنوان فرصت نگاه کنید:
زمان مناسب برای گفت‌وگو با کارمندتان در مورد مسائل مربوط به عملکردش را شناسایی کنید. استفاده از زمان مناسب کلید حل مشکل شماست.
- گامی به جلو، گامی به بیرون:
به کارمندتان اجازه دهید تا گامی به جلو بردارد. سعی کنید مشکلات پیش‌رو، انتظارات و توقعات را برایش روشن کنید. اگر انتظارات شما با این روش برآورده نشد، ممکن است که کارمند شما به دنبال تغییری در نقش و یا موقعیت خود باشد. اینکه شما و کارمندانتان درک درست و دقیقی از مشکل به وجود آمده داشته باشید، بسیار حائز اهمیت است. اگر چنانچه کارمند بدون توجه به راه‌حل‌ها به دنبال ترقی و برداشتن گامی به جلو نباشد، شاید زمان آن رسیده که با گامی به بیرون، مقدمات حذف او را فراهم کنید.
- از کارمندتان بخواهید نقشی که هم او را اغنا می‌کند و هم به نفع شرکت است، به شما پیشنهاد دهد:
مردم اغلب گمان می‌کنند که فقط دو راه پیش رو دارند؛ سازش با شغل‌شان و یا ترک آن. به کارمندتان اجازه دهید پیرامون نقشی که هم او را اقناع می‌کند و هم به نفع شرکت است، تحقیق کند. این روش در عین حالی که به کارمند اجازه می‌دهد تا نقش خود را طراحی کند، نوعی کلاس آموزش مدیریت برای آنان است.
- پیشنهاد‌ها را بپذیرید و یا با دلایل مستدل، آن را رد کنید:
در صورت قبول پیشنهاد، زمان مناسبی را برای ارزیابی پیشرفت نقش تازه افراد در نظر بگیرید. همچنین در صورتی که پیشنهادی را رد می‌کنید، به فرد مورد نظر توضیح دهید که چرا پیشنهاد او به نفع شرکت و کسب‌و‌کار نیست. درهرصورت باید حواستان به عنوان مدیر به این موضوع باشد که کارمندان شما به‌ویژه آنها که حرف و ایده‌ای برای مطرح کردن دارند احساس نکنند که کسی شنونده و پذایری آنها نیست. بعضی وقت‌ها حتی نیاز است که ایده‌های اشتباه و نادرست آنها را مجال بدهید که مطرح بشوند و یا حتی اجرایشان کنید. بگذارید کارکنان‌تان خود را روبات‌های اجراکننده فرامین شما ندانند. امروزه آنقدر ایده‌ها و توانایی‌های افراد متنوع و زیاد شده که نمی‌توان کسی را از مطرح‌کردن ایده‌اش باز داشت. راه‌هایی که افراد می‌توانند یک فکر خلاقانه را به اجرا بگذارند دیگر در انحصار مدیران و روسای آنها نیست. یک وبلاگ شخصی یا یک اپلیکیشن به‌اشتراک‌گذاری می‌تواند به آنها کمک کند حرف خود را به گوش جهان برسانند. پس بهتر است که شما اولین شنونده باشید چرا که سودش در نهایت به جیب خودتان می‌رود، اگر هم زیانی در این کار باشد از ضرر از دست دادن نیروهای خوشفکر بیشتر نیست!